Как автоматизировать планирование в сети быстрого питания

Наш клиент — ресторанный холдинг, в который входит несколько сетей быстрого питания. Первое заведение его основатели открыли в конце девяностых, а затем стали расширяться: купили франшизу американского общепита, пару российских проектов и запустили новые точки по всей стране. Рассказываем, как «Первая Форма» упростила открытие заведений с помощью обратного планирования.

Клиент попросил не раскрывать название компании, поэтому мы публикуем кейс анонимно.

Проблема: нужно быстро и часто открывать новые рестораны

Сети ресторанов быстрого питания растут, массово открывая новые точки с высокой проходимостью. За это в холдинге нашего клиента отвечали региональные менеджеры. Раз в месяц они заполняли таблички с планами и отправляли их в локальный отдел развития, где рассчитывали дедлайны по открытию новых заведений.

Эти данные передавали проектной команде — им нужно было оперативно объехать указанные адреса, провести осмотр помещений, внести данные по каждому объекту в отдельный Excel-файл, прикрепить фотографии и отправить по корпоративной почте обратно в отдел развития. Но сделать это вовремя удавалось не всегда, поэтому коллеги из отдела тратили время на звонки, напоминания и сверхурочную работу с массой файлов.

Когда в отделе развития всё-таки формировали список подходящих для открытия точек, проектная команда привлекала подрядчиков и начинала строительные работы.

Обычно новые точки открывали на фудкортах, в отдельных зданиях и на специально выделенной территории ТЦ. В каждом месте были свои правила. В ещё не открытом ТЦ начинать ремонт можно было только после письменного согласования с администрацией, а открытие приходилось проводить в один день со всем торговым центром. Если условия не выполнялись, компанию штрафовали.

В уже действующем ТЦ тоже требовалась письменная заявка на строительные работы, но обустраиваться можно было только по ночам. При открытии в отдельно стоящем здании приходилось закладывать время даже на согласование вывески с городскими властями.

Из-за особенностей каждой локации уложиться в срок получалось редко. Арендодатели в новых ТЦ часто «зарабатывали» на штрафах за поздний запуск заведения, а остальные — на повышении платы из-за простоя помещений.

Решение: обратное планирование при открытии новых заведений

Чтобы новые точки всегда открывались в срок, мы перенесли процессы клиента в «Первую Форму». Теперь региональные менеджеры прямо в системе ставят задачи отделу развития, а те, в свою очередь, проектной команде.

Когда проектная команда осматривает помещения, то сразу заполняет в мобильной версии «Первой Формы» чек-лист: сколько квадратных метров для посадки гостей, есть ли место под стандартное оборудование сети, кто из конкурентов рядом и так далее. Если пропустить какой-то пункт или не приложить фото, завершить задачу не получится.

На основе этих отчетов отдел развития отбирает лучшие места и согласовывает их в системе с региональным менеджером. Когда одобрение получено, стартует подготовка ресторана к открытию.

Логику этого процесса мы выстроили так: для открытия нового ресторана создаётся одна головная задача, которая по мере движения по маршруту порождает около двух десятков подзадач.

У каждой подзадачи свой регламент — маршрут, сроки, исполнители. К следующей подзадаче нельзя приступить, пока не будут выполнены предыдущие. Например, пока не будет завершен ремонт, нельзя начать монтаж оборудования.

В головной задаче сотруднику отдела развития надо выбрать тип локации, адрес и указать дату предполагаемого открытия ресторана. Система автоматически сформирует график по принципу планирования «от конца к началу».

Если ресторан должен открыться 1 мая, тогда монтаж оборудования нужно начать не позднее 10 апреля, ремонт помещения — до 10 марта, заключить договор аренды — до 1 марта. Так проще отслеживать соблюдение сроков и избежать потенциальных проблем.

Результат: экономия времени, денег и сил

Благодаря «Первой Форме» расходы на штрафы, простои и прочие последствия срыва сроков стали редкостью для клиента. Отдел развития больше не задерживается на работе, а проектная команда стала чаще получать бонусы за своевременное открытие нового заведения.

Такой же принцип «от конца к началу» теперь используется и для других задач, например, планирования сезонного меню. За полтора месяца до старта в системе автоматически ставятся отдельные задачи:

1. технологам — на разработку меню;
2. логистам — на обеспечение новыми продуктами;
3. шеф-поварам — на обучение приготовлению новых блюд;
4. маркетологам — на подготовку макета меню, организацию печати рекламных материалов и их доставки в ресторан.

Все эти задачи согласуются между собой по срокам и планируются так, чтобы успеть к определенной дате, которая анонсирована в рекламе.

После автоматизации открытия новых заведений нам предстояло еще много работы. Например, разгрузить юридический отдел, упростить согласование документов и кадровые процессы.

Об этом мы расскажем в следующих кейсах.