Контент, лиды, бюджеты и команда в одной системе. Как я создал себе идеальное рабочее место

Всем привет, меня зовут Вова Чупин. В этой статье я хочу поделиться опытом и рассказать, как оптимизировал работу отдела маркетинга, которым я руковожу.

Как маркетологу работать без Slack и Trello

Из своего опыта могу сказать, что маркетинг-рутина везде примерно одинаковая. Анализируешь показатели, планируешь задачи, много (очень много) общаешься с другими отделами и партнёрами, работаешь с данными из CRM и рекламных кабинетов. Всё это, естественно, в разных программах, поэтому весь день ты скачешь по десятку вкладок. И это бесит.

Ещё пару лет назад я заметил, что пока иду из Slack в Telegram или из CRM в Excel, легко теряю концентрацию. А потом увидел исследование, которое это объясняет. Оказалось, что восстановить внимание даже после незначительного перерыва в работе (вроде ответа на email) мы можем в среднем за 23 минуты. Значит, пару часов в день просто улетают в никуда.

В общем, мне очень хотелось найти решение, которое объединит все нужные сервисы в одном месте. И когда в 2022 году я пришёл в «Первую Форму», то понял — оно уже есть.

Процессы маркетинга в одном окне

После того, как я пришёл в «Первую Форму», я забыл о постоянных переключениях между страницами. Теперь мой рабочий день проходит в одном окне. Окей, я всё ещё открываю vc.ru, чтобы почитать наш блог или листаю телеграм-канал, но все основные задачи маркетинга делаю в «Первой Форме». Вот, что мы выполняем регулярно:

1. создаём полезные материалы для отдела продаж;
2. готовим email-рассылки;
3. пишем кейсы с клиентами;
4. создаём статьи для блога и СМИ;
5. готовим презентации;
6. проводим вебинары;
7. работаем с рекламой;
8. анализируем этапы воронки и лидогенерации;
9. проводим стратегические сессии для планирования задач маркетинга.

Теперь расскажу, какие «инструменты маркетолога» нам для этого нужны и что из этого уже есть в системе.

Как с бизнес-процессами отдела маркетинга помогает BPM-система

Календарь на замену Calendly: нет микроменеджмента, удобно планировать встречи

Мы — распределённая команда: я живу в Сочи, а коллеги — в Москве, Казани и других городах. Я не хочу заниматься микроменеджментом, поэтому если нужно узнать, что сотрудник делает прямо сейчас, просто открываю его календарь.

Также я могу выбрать несколько человек и отобразить их задачи на таймлайне, чтобы найти свободные часы, например, для группового интервью. Мне не приходится писать каждому из них и узнавать, когда они свободны, время на коммуникацию сокращается в разы.

Раньше я работал в Calendly и мне есть, с чем сравнить. Наш функционал такой же удобный, только встроенный в единое цифровое пространство.

Трекер задач и бизнес-процессов маркетинга вместо Slack и Trello

Мы выпускаем очень много регулярных и разовых материалов в самых разных форматах — от еженедельных апдейтов до статей на vc.ru. В этом нам помогает методика Kanban — подход визуализации беспрерывного процесса движения задач.

В «Первой Форме» мы реализовали Kanban, похожий на Trello: заказчики могут создавать задачи-карточки, которые перемещаются между столбиками-этапами и при этом являются частью наших бизнес-процессов.

Мы всегда видим, где находится проект, что и для кого мы должны подготовить. Это позволяет отладить конвейер контента, который делает процесс стратегического маркетинга беспрерывным и эффективным.

База знаний без Confluence: регламентация регулярных задач

В ней описаны все наши процессы: подготовка кейсов, рассылок, вебинаров и других форматов, редакционная политика. База постоянно пополняется, и чтобы пользоваться ей было удобно, мы в «Первой Форме» реализовали её в wiki-формате. По моим ощущениям она комфортнее, чем база знаний в Confluence или Notion.

Прямо в базе есть текстовый редактор, в котором можно создавать структурированные и понятные материалы: разбивать текст подзаголовками, добавлять фото, картинки и видео. А ещё мы часто пользуемся удобной фишкой: записываем видео прямо в ВКС 1F Teams и добавляем в базу знаний.

Информация, которая хранится в базе, доступна сотрудникам по ролям: каждый видит только блок своего отдела и те страницы, к которым был выдан специальный доступ.

Задачи с чатами и видеосвязь без Teams и Slack

Обсуждать идеи, совещаться и генерировать весь наш контент мы можем прямо внутри карточек с задачами.

То есть, из задачи мы сразу можем:

1. создавать таблицы или текстовые документы как в Google Docs, комментировать их и переводить на коллег;
2. скидывать коллегам файлы или нужную информацию и точно знать, что данные не попадут не в те руки или удалятся из-за какого-нибудь сбоя;
3. назначать звонки и проводить их в сервисе, без необходимости запускать и обновлять Zoom. Для этого у нас есть собственное решение — 1F Teams, российская замена Microsoft Teams.

1F Teams: узнать больше

Аналитика из CRM: полная информация о клиенте

Без этого я не пойму, целевую ли аудиторию мы привлекаем и как с ней работает отдел продаж. Внутри системы я могу посмотреть CRM-базу всех лидов с дополнительной информацией: откуда пришёл клиент, в чём суть заявки, кто её обрабатывал. Можно даже послушать запись разговора, чтобы узнать больше деталей — в системе есть интеграция с IP-телефонией.

1F CRM: узнать больше

Сквозной процесс с финансами

Я запрашиваю оплату счетов за рекламу и разные услуги, подписываю документы. Внутри системы могу быстро отправить данные для выставления и оплаты счёта в финансовый отдел. Сформировать нужные документы тоже можно прямо в «Первой Форме».

Всё это делает процесс управления маркетингом значительно более удобным, а мне гораздо легче фокусироваться не на рутине, а на результатах.

Итог: собрал основные инструменты маркетинга в одном окне

Никогда раньше мне не было так удобно работать. Я не распыляю внимание, контролирую множество задач и специалистов, могу в реальном времени отслеживать эффективность маркетинговых активностей по привлечённым лидам. Всё самое важное и необходимое всегда под рукой, и эффективность работы отдела маркетинга только растёт.

Только число брендовых запросов за этот год у нас выросло на 130%

Ещё по теме, как «Первая Форма» помогает крупным российским бизнесам оптимизировать работу:

1. «Спортмастер»: автоматизировали выдачу электронных подписей для внутреннего ЭДО
2. «Сколково»: все сервисы в мобильном приложении
3. «ВкусВилл»: автоматизировали процесс открытия новых торговых точек