Автоматизировали 30+ процессов холдинга: от заказа авто до аналитики по рекламе. Рассказываем, как это получилось

Холдинг — это группа компаний из материнской и дочерних организаций. Сфера деятельности диктует каждому дочернему бизнесу свои потребности, и потому автоматизировать холдинг на едином коробочном решении невозможно.

Но для такой задачи хорошо подходят системы, устроенные по принципу конструктора. «Первая Форма» позволяет автоматизировать процессы любой сложности и направленности. В статье рассказываем, как у нас это получается.

Среди клиентов «Первой формы» есть всероссийские холдинги, но детали взаимодействия с ними находятся под NDA. Поэтому мы собрали все самые необычные примеры в «виртуальный холдинг», а вы можете представить себя на месте любой из его частей.

Бесшовная интеграция с внешними сервисами: для корпораций со сложной структурой

Аудит-консалтинговая компания ДРТ (бывший Deloitte) автоматизировала кадровые процессы и управление ресурсами в SAP. На время перевода сотен сотрудников с немецкой системы на «Первую Форму» мы настроили интеграцию: теперь менеджеры могут бронировать время специалистов на долгосрочные проекты, а эти брони подтянутся в SAP для формирования табелей трудозатрат.

Для другого нашего клиента — поставщика IT-услуг — мы настроили интеграцию с Jira. Когда договор с клиентом заключен, менеджеры могут поставить задачи разработчикам и администраторам в «Первой Форме», и дела отобразятся у специалистов в Jira. Там они могут планировать спринты и обсуждать задачи, а вся информация подтянется в «Первую Форму», чтобы проектные менеджеры были в курсе.

Расписание риелтора, контроль сроков аренды и другие процессы компании в сфере недвижимости

Этот пример — о продаже и аренде квартир и апартаментов по всей стране. Этим занимается дочернее агентство недвижимости нашего клиента. В «Первой Форме» менеджеры отслеживают, какие квартиры уже сняты или куплены, а какие простаивают. На основе этих данных они могут поставить в системе и отследить задачу на проведение фотосессии, размещение рекламы и другие активности.

В «Первую Форму» интегрирована телефония — когда звонит потенциальный клиент, сотрудник колл-центра может сразу же проверить доступные часы для просмотра, завести карточку в CRM и забронировать время для показа в единой системе. Риелтор, который занимается просмотрами квартир на месте, увидит своё расписание во встроенном календаре.

Контролировать платежи и проводить документы также можно благодаря интеграции с 1С и Контур.Диадок.

Бизнес-процесс открытия торговых точек для розничных продаж

Производственный холдинг трудно представить без розничных точек продажи товаров и обслуживания. «Первая Форма» успешно автоматизирует:

1. подбор локаций и открытие торговых точек;
2. поиск персонала, заказ неторговой продукции и решение кадровых вопросов;
   
3. закрытие кассового дня.
   

Сотрудники ВкусВилла с помощью «Первой Формы» изучают интерактивную карту местности, согласуют адреса помещений и проверяют их по чек-листу.BPM-система позволяет координировать процессы разных команд и выполнять как офисные, так и выездные задачи. Все шаги в ходе открытия точек автоматизированы — не нужно сообщать сотруднику, что начался его этап работ, в системе ему придёт пул задач.

Сеть магазинов «Спортмастер», автоматизировала в «Первой Форме» кадровые процессы. Например, система по справочнику с разными условиями определяет, кому из новых специалистов нужно выпустить ЭП, и помогает пройти все шаги.

Если сотрудникам «Спортмастера» нужно заказать в магазин новый принтер или монитор для кассы, это тоже можно сделать в «Первой Форме». Сотрудники на местах могут указать срочность заявки и отследить её статус, а операторы — согласовать отправку по сложной матрице.

Также в системе есть портал для сотрудников: на нём можно запросить справку, уточнить процессы и решить другие HR-вопросы — за это отвечает отдельный HelpDesk.

И, наконец, закрытие кассового дня. Раньше сотрудники «Спортмастера» собирали чеки, возвраты и данные о списанных по браку товарах в Excel-таблице. Теперь «Первая Форма» подсказывает, какие документы нужны, запускает согласования со старшими сотрудниками, позволяет подписать документы с помощью ЭП. Всё происходит быстрее, а документы не теряются при пересылке.

Автоматизация дочерней компании в сфере медиа и рекламы: сбор данных о KPI и расчёт стоимости рекламного времени в одном окне

Для медиа-компании клиента мы настроили неформатную CRM и автоматизировали в ней работу со сложными расчётами стоимости рекламного времени. В системе менеджеры компании могут указать канал, соседние программы в сетке вещания, сезон, время суток и срок. Также можно задать особые условия и скидки. По сложной матрице характеристик система сама рассчитывает стоимость, которую можно скорректировать.

Когда всё согласовано, заказчик и холдинг подписывают в «Первой Форме» документы, и менеджеры создают рекламную интеграцию. Система по API связана со внешними счётчиками аудитории, просмотров и досмотров рекламного блока, и эти данные подтягиваются на сводные дашборды. Так менеджеры холдинга могут следить, выполнили они оговоренные KPI. Отчёты можно выгрузить в удобном формате.

Автоматизация процессов гостиничного бизнеса: от брони до заказа суши в номер

«Первая Форма» уже автоматизировала многие процессы сферы гостеприимства. Важную роль в этом сыграло мобильное приложение с отдельными ролями для постояльцев и сотрудников. Вот какие возможности есть у гостей:

1. Выбор номера, бронирование, чат для общения с администратором.
2. Оплата аренды без перехода в другие сервисы.
   
3. Заказ еды в номер и такси, оформление пропуска для курьера и водителя.
   

Ещё в приложении постоялец может заказать внеплановую уборку, уточнить у администратора расписания групповых и частных экскурсий и получить другую помощь.

У сотрудников отелей в «Первой Форме» функций больше: они могут заключать договоры с подрядчиками и проводить их в 1С, заказывать расходные материалы, контролировать даты заездов и выездов, вести базу постояльцев и анализировать статистику по загрузке.

Автоматизация внутренней академии

Клиент регулярно устраивает для сотрудников из разных дочерних компаний обучение. Для этого менеджеры внутренней академии подбирали преподавателей и аудитории и согласовывали сроки в таблицах и по переписке. В результате случались пересечения предметов, а аудитории не подходили по размеру и оснащению.

В «Первой Форме» планирование занятости преподавателей курсов полностью автоматизировано. Достаточно ввести тему, например, «курс по Java с 01.04 по 01.06», и указать число учеников, и система по множеству параметров предложит аудитории и преподавателей с необходимыми навыками.

Расписание курсов преподаватели могут посмотреть во встроенном календаре.

Продукты в статье:

1. 1F Mobile;
2. 1F Teams;
3. Проектное управление;
4. 1F СЭД;
5. 1F CRM
6. Управление ресурсами;
7. 1F HRM;
8. Service Desk.

Если ты хочешь работать с клиентами масштаба «Спортмастера», «ВкусВилла» и «Сколково», присоединяйся к нашей команде менеджеров по продажам IT-продуктов. Ты сможешь погрузиться в уникальные процессы крупных российских бизнесов, узнать, как их можно автоматизировать с помощью нашей BPM-системы, и круто прокачаться в продажах IT-решений.