ТАРМ для бизнеса: зачем внедрять типовые автоматизированные рабочие места

ТАРМ стандартизирует процессы, поэтому задачи получается выполнять быстрее и без ошибок. При этом все сотрудники, даже если они из разных городов или стран, работают в едином пространстве, где им проще взаимодействовать и управлять информацией.

У каждого отдела в компании может быть своё типовое автоматизированное рабочее место. При этом ТАРМ можно масштабировать на любое количество пользователей.

В статье подробно рассказываем, из чего состоит ТАРМ, как оно повышает эффективность рабочих процессов и помогает упростить ежедневную работу.

Типовые компоненты ТАРМ

Раньше под ТАРМ понимали офисное и специализированное ПО и технологическую инфраструктуру — ПК, сервера, устройства для считывания смарт-карт и даже удобное кресло. Сейчас же ТАРМ — это скорее цифровое рабочее место, которое содержит всё, необходимое для работы, и позволяет выполнять задачи из любой точки.

В основе ТАРМ лежат типовые компоненты:

Из этих компонентов состоят автоматизированные бизнес-процессы. Например:

Определённый набор автоматизированных бизнес-процессов, в свою очередь, и формирует ТАРМ для отдела или подразделения компании.

Так, ТАРМ для бухгалтерии автоматизирует процессы расчёта заработной платы, ведения управленческой отчётности, начисления отпускных и других выплат.

А компоненты, из которых эти процессы строятся — те же задачи, чаты, календарь, файловое хранилище, дашборды с аналитикой из 1С и так далее.

Давайте посмотрим ещё несколько примеров:

ТАРМ для HR-специалистов: портал, ВКС, чаты, шаблоны документов, задачи, диаграмма отпусков, календарь, база знаний

1. Рассылка объявлений.
2. Публикация регламентов.
3. Приём запросов сотрудников.
4. Проведение опросов и анкетирований.
5. Проведение собеседований.
6. Оформление кадровых документов.
7. Онбординг сотрудников.
8. Оформление отпусков и больничных.

ТАРМ для менеджеров проектов: задачи, канбан, календарь, дашборды, диаграмма Ганта, табель трудозатрат, ВКС, чаты, база знаний

1. Бронирование специалистов.
2. Управление проектами и задачами.
3. Командная работа над проектом.
4. Отслеживание плановых и фактических результатов и сроков.
5. Сквозной процесс с отделом продаж.

ТАРМ для маркетинга: канбан, календарь, база знаний, чаты, дашборды, встроенный редактор, хранилище файлов, мобильное приложение

1. Подготовка контента.
2. Организация вебинаров.
3. Согласование материалов.
4. Взаимодействия с другими отделами.
5. Аналитика.
6. Реклама.

ТАРМ для отдела продаж: канбан, IP-телефония, ВКС, чаты, задачи, чек-листы, дашборды

1. Приём заявок и регистрация клиентов.
2. Отслеживание активностей по клиенту.
3. Ведение по воронке продаж.
4. Планирование и распределение звонков по менеджерам.
5. Переговоры с клиентами.
6. Оформление договоров.
7. Сквозной процесс с проектным управлением.

Таким образом, из набора типовых компонентов мы можем создать и автоматизировать цифровые рабочие места для всей компании.

Преимущества использования ТАРМ

Главная цель внедрения ТАРМ — повысить производительность труда. Это достигается за счёт унификации и контроля всех рабочих процессов со стороны ПО. Сотрудники действуют по согласованному алгоритму, а система помогает контролировать дедлайны, вовремя вовлекать в задачи руководителя и держать в курсе всех ответственных.

Вот ещё несколько преимуществ типовых автоматизированных рабочих мест:

1. Автоматизация рутинных действий. Сотрудники больше не тратят время на подготовку отчётов и оформление документов, а руководители — на попытки выяснить у подчинённых статус задач.
2. Централизация всех процессов. Единая рабочая система позволяет экономить на покупке лицензий к множеству отдельных сервисов. Например, в «Первой Форме» все инструменты для организации ТАРМ доступны по одной пользовательской лицензии. Даже ВКС и чаты, которые минимизируют риск потери важных файлов в переписках и утечки информации.
   
3. Высокий уровень безопасности. Платформу для ТАРМ можно разместить в закрытом контуре, что помогает избежать взломов и потери всех данных из-за сбоев облачных решений. А ролевой доступ к разделам системы позволяет обезопасить важные файлы от случайного изменения или удаления.
   
4. Широкие аналитические возможности. Все данные о важных бизнес-показателях хранятся в одной системе и их можно легко использовать для составления детальных отчётов.
   

Как ТАРМ меняет рабочие процессы: 3 примера

Эффективный контроль обращений для комплаенс-менеджеров ДРТ

После внедрения ТАРМ в подразделение, которое отвечает за комплаенс-менеджмент в компаниях клиентов ДРТ, результативность работы с обращениями выросла. Команде ДРТ система помогает маршрутизировать обращения и анонимизировать данные, а комплаенс-офицерам клиентов — контролировать сроки и обсуждать расследование нарушений в безопасных чатах.Также у каждой роли появились преднастроенные дашборды, с которыми можно отслеживать скорость и качество расследований.

Прочитать кейс полностью
Читать

Быстрое открытие новых торговых точек для «Вкусвилл»

У команды развития «Вкусвилл» не было единого пространства для работы. Из-за этого согласования по почте затягивались, менеджеры часто обсуждали одни и те же локации; команды, контролирующие работы по благоустройству точек, не были синхронизированы.

После внедрения ТАРМ у каждого отдела появились инструменты для комфортной работы на своём этапе. У выездных менеджеров есть интерактивная карта и чек-лист для проверки помещений, согласующим приходят уведомления, система помогает следовать процессу. В результате «Вкусвилл» смог эффективнее расширить торговую сеть.

Прочитать кейс полностью
Читать

Стандартизация переговорной кампании для крупной сети DIY-гипермаркетов

Раньше менеджеры вручную собирали данные о поставках и продажах за прошлый год, согласовывали условия и допустимые пределы торга с поставщиками. Подготовка шла бессистемно, сотрудники перерабатывали, а руководители тратили время на выяснение статусов и сроков.

С ТАРМ подготовка к переговорам стала быстрее и проще. Теперь система сама создаёт задачу на анализ результатов и подтягивает в неё данные о работе с поставщиком. Менеджер вносит согласованные условия, а система выдаёт чек-лист и напоминает зафиксировать результаты. В зависимости от итогов формируется предложение или дополнительное согласование.

Читать

Индивидуальная настройка ТАРМ под потребности сотрудников

На базе одной BPM-системы можно настроить уникальные ТАРМ под точечные потребности бизнеса. Если процессы изменятся, ТАРМ также можно будет перестроить благодаря low-code конструктору, с которым справится даже сотрудник без технического бэкграунда.

У нашего клиента,страховой компании «Уралсиб Страхование», сложный процесс согласования документов. Под каждый тип есть своя матрица, в процессе формируются листы согласования и внесённых замечаний. Также сотрудники могут запросить мнение у других специалистов компании.

А у нас в «Первой Форме» документооборот несколько проще. Себе мы не настраивали лист замечаний и запрос мнений, но у нас также можно отклонить согласование и вернуть документ на этап подготовки. А в случае, если руководитель в отпуске, согласование автоматически делегируется заместителю.

Технологии, лежащие в основе ТАРМ

Интеграция с другими системами

Есть сервисы, без которых компаниям тяжело обойтись. Это и 1С, и BI-решения, и внешние ERP-системы. ТАРМ может выступать агрегатором данных из всех этих продуктов, чтобы сотрудник мог работать с ними в едином понятном интерфейсе.За интеграции в «Первой Форме» отвечает богатое автогенерируемое REST API. Для Active Directory, Exchange Server и многих других продуктов есть готовые коннекторы, а если нужна специфическая интеграция, можно добавить кастомные API.

ДРТ (бывший Deloitte) автоматизировала в «Первой Форме» бронирование сотрудников на долгосрочные проекты. Компания также пользуется SAP для фиксации трудозатрат и найма сотрудников. Интеграция позволяет менеджерам букировать специалистов в «Первой Форме» и отправлять отчёты в SAP для обработки и запуска других процессов.

On-premises или в SaaS

Многие компании выбирают для платформы ТАРМ облачные пространства крупных провайдеров. Их мощности помогают автоматизировать больше процессов и обрабатывать больше данных, что выгодно для бизнесов.Но мы всё же рекомендуем размещать решение в закрытом контуре. Даже самые зарекомендовавшие себя облака могут быть взломаны, сервера могут сломаться, и тогда вы потеряете все данные.

Защита данных и безопасный доступ в ТАРМ

Типовые автоматизированные рабочие места отличаются тонкой настройкой прав и доступов. Это позволяет обезопасить чувствительные данные и в случае утечки отследить её источник.

Подключение к системе ТАРМ тоже можно обезопасить. Многие компании выбирают для этого двухфакторную аутентификацию, смарт-карты, токены и преднастроенные VPN-сервисы. Уровень безопасности может быть разным в зависимости от внутренних правил компании.

✅ В «Первой Форме» за безопасность данных отвечают:

1. детальная настройка ролей вплоть до отображения значений в полях;
2. полная и выборочная конфиденциальность данных;
3. сквозное шифрование переписок, файлов и информации о проектах.

✅ Доступ к системе можно защитить с помощью:

1. двухфакторной аутентификации через Telegram или по Email;
2. авторизации в системе по почте и мобильному телефону, в том числе и по отличному от того, что указан в профиле специалиста;
3. защищённых ссылок для подключения к ВКС внешних пользователей;
4. интеграции с аппаратными решениями для цифровой безопасности.

Особенности внедрения ТАРМ в крупных предприятиях

Основа крупного бизнеса — сквозные процессы, в которые вовлечены разные отделы. Им мало настроить автономные рабочие места — нужно, чтобы сотрудники могли быстро подключаться к задачам других подразделений.Кроме того, компании объединяют сотрудников в разных городах, привлекают к работе подрядчиков и партнёрские сети. Важно, чтобы система была доступна им всем.Это можно реализовать в «Первой Форме»:

• В систему можно подключать внешних пользователей, и у них будет ограниченный набор функций и доступов.

• А сквозное взаимодействие автоматизировано за счёт размещения всех процессов в едином контуре.