сегодня в 12:58 Первая Форма 106 0 В избр. Сохранено

В 10 раз ускорили претензионную работу производителя техники

С увеличением объёма продаж компания столкнулась с ростом количества претензий от покупателей. А ещё дистрибьюторы нарушали условия договора. Рассказываем, как мы автоматизировали процессы судебно-претензионной деятельности, чтобы сотрудники фокусировались на сокращении дебиторской задолженности и входящих исков.

Мнение автора может не совпадать с мнением редакции

Сотрудники тратили время на поиск документов и переписки с коллегам, а руководство долго ждало отчётов

Сначала финансисты вручную выгружали из ERP-системы информацию по должникам, анализировали её в Excel и направляли юристам по корпоративной почте. Затем юристы готовили документы для суда: искали договор и вручную составляли претензию. Когда дело доходило до суда, всю информацию о статусе дела, расписании заседаний и реквизитах ответчика сотрудники вносили в обычную Excel-таблицу.

Соблюдать преемственность информации было сложно — акты, экспертизы и другие документы кто-то хранил на общем диске, а кто-то у себя на компьютере. Единого архива не было.

Каждый месяц руководство компании требовало отдельный отчёт по судебно-претензионной работе. Чтобы собрать необходимые для него данные, сотрудники тратили 1−2 дня и на это время откладывали в сторону все остальные дела. Когда отчёт наконец был готов, часть информации уже устаревала. Руководство не могло оперативно получать информацию по текущим спорам.

Теперь исходящие претензии автоматически формируются на основе данных о задолженностях клиентов

Они выгружаются в «Первую Форму» из ERP-системы. Кроме данных компаний в системе отображаются суммы долга, количество дней просрочки и ФИО ответственного сотрудника.

Менеджеры по продажам регулярно оставляют комментарии, которые подгружаются в претензию. «У контрагента заблокирован счёт, оплата сразу после разблокировки», «Платит регулярно, но с задержками», «Тяжелый случай. Не платит и не планирует вообще» — благодаря таким уточнениям финансисты и юристы лучше понимают контекст.

На основе задолженностей и комментариев менеджеров финансовый департамент формирует в системе исходящие претензии.

Как в «Первой Форме» отображаются данные по задолженности клиента

Из претензии инициируется процесс судебного разбирательства. Юристы быстро формируют документы внутри системы

Если клиент не реагирует или не соглашается на претензию, начинается подготовка иска в суд. После регистрации дела юрист вбивает его дату и время в «Первую Форму» — система отправит необходимые напоминания.

Также в «Первой Форме» можно настроить синхронизацию информации по делам с Картотекой арбитражных дел — данные будут подгружаться в календарь.

В «Первой Форме» формируются все необходимые документы, включая уведомление о претензии для поручителей. Можно даже сразу распечатать на конвертах данные и адреса, так как в систему загружены необходимые печатные формы.

В карточке иска предусмотрено структурированное хранилище для судебных решений, встречных исковых заявлений, различных ходатайств. Чтобы понять, на какой стадии сейчас находится иск, достаточно посмотреть на маршрут.

В карточке иска предусмотрены все варианты развития событий: выиграли суд, проиграли суд, заключили мировое соглашение

Все документы по иску и данные по исполнительному листу теперь находятся в одном месте. В карточке иска также можно найти и «предысторию» — документы по претензии

Если производитель выигрывает дело и получает исполнительный лист, данные тоже фиксируют в системе. Большая часть информации подтягивается из справочников автоматически.

Входящие претензии, отправленные с корпоративной почты, система распознаёт по домену и прикрепляет к соответствующему клиенту

Ответственный сотрудник заполняет несколько полей и передаёт её юристу. Если клиент не согласен с предложением компании, претензия переходит в иск — этот процесс автоматизирован также, как и по исходящим искам.

В карточке есть хранилище документов, а также история претензий и исков по этому клиенту. Здесь хранится и вся переписка

Отчёт по судебно-претензионной работе сотрудники формируют за пару кликов

Отчёт позволяет оценить, сколько дел выиграли, какие суммы смогли вернуть или сэкономить за счёт оперативно урегулированных претензий и выигранных исков.

Так выглядит отчёт в системе

Результат: судебно-претензионная работа проходит в одной системе. Создан реестр претензий и исков, процессы для формирования отчётов, подготовки и хранения документов

Все процессы стали прозрачными: можно зайти в карточку и посмотреть, отправили ли претензию клиенту или в суде какой инстанции сейчас рассматривается иск.

Сотрудники стали тратить в десять раз меньше времени на подготовку, поэтому могут обрабатывать теми же силами большее количество документов.

Благодаря автоматизации работы с должниками компания стала быстрее возвращать деньги. Система сама отслеживает просрочки и формирует претензии, что позволяет оперативно реагировать на задержки платежей. В результате сумма взысканных задолженностей выросла на треть по сравнению с прошлым годом.

А как устроена работа с претензиями в вашей компании?

В избр. Сохранено