Автоматизация бизнес-процессов: как начать и успешно реализовать

Автоматизация бизнес-процессов — это использование технологий для выполнения регулярных задач без участия человека. Благодаря автоматизации можно оптимизировать рабочие процессы, сократить затраты и повысить эффективность. Автоматизировать можно множество операций: от обработки электронной почты до управления производственными линиями. В статье от 42Clouds разберём, когда автоматизация необходима и кому она может не подойти.

1. Когда стоит автоматизировать бизнес?

Автоматизация становится важной, если:

1. Много задач повторяются: оформление документов, продажи, консультации.
2. Ваш бизнес стабильно растёт: появляются новые клиенты, увеличиваются доходы.
3. Большинство сотрудников работает удалённо.
4. Трудно поддерживать связь с клиентами.
5. В вашей отрасли есть строгие требования к нормативам, например, в строительстве или фармацевтике.

2. В каких случаях автоматизация не нужна?

Можно отложить автоматизацию, если:

1. Ваш бизнес недавно создан.
2. У компании нет плана по привлечению новых клиентов.
3. Ежегодный оборот не превышает 12 млн. рублей.
4. У компании нет стабильных бизнес-процессов, или они часто меняются.
5. Затраты на автоматизацию превышают ожидаемую выгоду.

Многие компании не решаются на автоматизацию, опасаясь изменений в устоявшихся процессах. Но на практике, автоматизация рутинных задач даёт позитивные результаты. Руководители замечают, что процессы становятся более управляемыми, сотрудники освобождаются от лишних задач, а ошибки сокращаются.

Почему нужна автоматизация?

1. Увеличение эффективности и производительностиОсвобождение сотрудников от монотонной работы позволяет им сосредоточиться на более важных задачах. Это увеличивает производительность и способствует достижению целей бизнеса. По данным исследований, 95% руководителей отмечают, что автоматизация ускорила их бизнес-процессы и повысила общую эффективность работы компании.

2. Снижение ошибокПовторяющиеся задачи могут приводить к ошибкам сотрудников. Например, при обработке большого количества писем, можно случайно удалить важную информацию. Автоматизация помогает избежать таких ошибок. По данным Gartner, 88% пользователей доверяют автоматизированным системам выполнение задач, что снижает вероятность ошибок.

3. Лёгкое масштабирование процессовАвтоматизация позволяет масштабировать бизнес-процессы без потери качества. Это особенно важно для компаний, которые растут и сталкиваются с увеличением объёмов работы.

4. Новые возможности для сотрудниковОсвобождённое автоматизацией время сотрудники могут использовать для участия в новых проектах. 83% пользователей автоматизации отметили, что это позволило им развиваться профессионально, брать на себя новые задачи и проекты.

5. Улучшение настроения и лояльности сотрудниковКогда сотрудники меньше вовлечены в рутинные задачи, они лучше оценивают свою работу. По данным исследований, 89% сотрудников, чья работа была автоматизирована, стали меньше переживать о рабочих обязанностях и больше ценить своё место работы.

Недостатки автоматизации

Автоматизация, несмотря на свои плюсы, требует инвестиций в технологии и обучение. Сложности могут возникнуть, если в компании нет команды, способной обслуживать системы автоматизации. Кроме того, изменения могут вызвать негативную реакцию среди сотрудников, которым сложно адаптироваться к новым условиям работы.

Как внедрять автоматизацию бизнес-процессов?

1. Определите задачи для автоматизацииПроанализируйте, какие задачи отнимают больше всего времени и чаще всего повторяются. Обычно это клиентское обслуживание, подбор персонала, бухгалтерия, продажи и маркетинг.

2. Определите приоритеты и начните с простогоНачните с одной задачи, которая будет наиболее полезной для бизнеса и проще всего поддаётся автоматизации. Это позволит быстрее получить результат и подготовить команду к нововведениям.

3. Выберите инструменты автоматизацииОпределите, какие программные решения подходят для вашего бизнеса. Это могут быть решения от Google Cloud AI Platform или программы 1С. Главное — убедиться, что инструменты совместимы с уже существующими системами.

4. Составьте план внедренияПропишите, каких целей вы хотите достичь с помощью автоматизации, какие этапы нужно пройти, и как автоматизация будет интегрироваться с другими процессами компании.

5. Проведите тестированиеОбязательно протестируйте новые системы перед полноценным внедрением. Это поможет выявить возможные проблемы и устранить их на ранних этапах.