Электронные первичные документы в 2025 году: новые требования и переход в облако

С 2025 года компаниям предстоит полностью перейти на систему электронного документооборота (ЭДО). Это важное изменение, которое касается всех организаций, так как оно затрагивает работу бухгалтерии и документооборот в целом. В статье от команды проекта 42Clouds рассмотрим, какие изменения вступают в силу, что важно знать о первичных электронных документах и как организовать переход на ЭДО.

Важные изменения в бухгалтерии с 2025 года

2025 год будет отмечен рядом значительных изменений в сфере бухгалтерского учета и налогообложения. Одним из самых заметных и важных изменений является налоговая реформа, которая требует от налогоплательщиков внедрения цифровых технологий. В результате этого бумажные документы будут постепенно заменяться электронными первичными документами, которые можно обменивать с помощью ЭДО.

Эта реформа направлена на улучшение контроля над хозяйственными операциями компаний, а также на повышение прозрачности бизнес-процессов. Переход на цифровые технологии станет необходимостью для соблюдения требований законодательства, а бизнесу это поможет избежать крупных штрафов за нарушение налоговых норм.

Почему важно перейти на ЭДО

Основной целью налоговой реформы является усиление контроля со стороны государственных органов, таких как Федеральная налоговая служба (ФНС) и другие контролирующие инстанции. В частности, одним из важнейших направлений реформы является автоматизация обмена данными между компаниями и государственными органами.

Для бизнеса это означает, что даже те, кто долгое время сопротивлялся переходу на ЭДО, теперь будут вынуждены адаптировать свои процессы. Переход на электронный документооборот обеспечит компании ряд преимуществ:

1. Снижение использования бумажных документов. Все накладные, акты, счета и договоры можно будет заменить электронными первичными документами, что упростит и ускорит их обмен.
2. Утвержденные форматы отчетности. Компаниям нужно будет использовать электронные формы отчетности, которые соответствуют установленным стандартам ФНС. Это позволит избежать ошибок в документации и снизить вероятность ошибок при составлении налоговых отчетов.
3. Прозрачность данных и реальное время. Электронный документооборот позволяет проверять данные в реальном времени, что помогает избежать ошибок и нарушений в налоговых отчетах.
4. Снижение рисков и исключение ошибок. С помощью ЭДО уменьшается вероятность возникновения ошибок, которые могут повлиять на налогообложение и привести к штрафам.
5. Предотвращение штрафов. Переход на ЭДО помогает избежать крупных штрафов за нарушения в налоговой отчетности.

Переход на ЭДО также позволит оптимизировать обмен информацией внутри компании и между контрагентами. Электронные документы, отправляемые из бухгалтерской программы, например, из 1С, можно передавать за считанные секунды, что избавляет от проблем с потерянными или испорченными бумажными бланками.

Преимущества облачного хранения и работы в облаке

ЭДО в сочетании с облачными технологиями открывает новые возможности для компаний. Облачное хранилище позволяет надежно хранить документы, обеспечивая их безопасность и защиту от постороннего вмешательства. Все данные, связанные с бухгалтерией и налоговым учетом, будут храниться на удаленных серверах, что обеспечит доступ к информации из любой точки мира, где есть интернет.

К тому же, облачные сервисы позволяют значительно сэкономить на закупке и обслуживании дорогостоящего серверного оборудования, которое раньше было необходимо для ведения учета. Современные облачные решения позволяют использовать мощные инструменты для автоматизации работы с документами и налогообложения, при этом они имеют доступную стоимость, что делает их выгодными для бизнеса любого размера.

Как перейти на ЭДО: подробный пошаговый план

Если ваша компания еще не перешла на ЭДО, но планирует это сделать в ближайшем будущем, важно придерживаться правильной стратегии перехода. Чтобы процесс прошел максимально гладко, следуйте этому пошаговому плану:

1. Определите, какие документы и подразделения будут переведены на ЭДО в первую очередь. Начните с тех участков, где объем первичных документов достаточно велик. Например, это может быть склад или розничная торговля, где часто осуществляется обмен накладными и товарными документами.
2. Разработайте систему правил для перехода на ЭДО. Составьте документы, которые будут регламентировать процесс перехода, в том числе определите виды используемых электронных подписей, перечень ответственных сотрудников, правила обработки персональных данных и другие важные аспекты.
3. Выберите оператора ЭДО, который будет обслуживать ваш документооборот. Он должен предоставлять функционал для отправки, получения, согласования, подписания, поиска и хранения электронных документов. Операторов ЭДО можно найти в открытом доступе на сайте ФНС.
4. Уведомите сотрудников бухгалтерии и других ключевых специалистов (кладовщиков, кадровиков, товароведов), что им предстоит перейти на ЭДО. Очень важно, чтобы все сотрудники были готовы к изменениям и правильно понимали, как работать с новыми документами.
5. Организуйте обучение для персонала. Это поможет всем сотрудникам быстрее освоить работу с электронными документами, избежать ошибок и снизить нагрузку на сотрудников, которые будут заниматься переходом.
6. Внесите изменения в приказ по учетной политике. Изменения, связанные с переходом на ЭДО, необходимо отразить в учетной политике предприятия. Это поможет избежать юридических недоразумений в будущем.
7. Установите выбранную систему ЭДО и проведите тестирование. Проведите тестирование выбранной системы ЭДО на практике. Убедитесь, что она работает корректно и позволяет легко обмениваться документами, подписывать их и хранить.
8. Проверьте квалифицированную электронную подпись для сотрудников. Убедитесь, что все уполномоченные сотрудники имеют квалифицированные электронные подписи для оформления первичных документов. Если подпись оформляется на физическое лицо, то необходимо оформить машиночитаемую доверенность (МЧД), которая будет связывать юридическое лицо с представителем.

Какие первичные документы можно использовать в 2025 году

Для разных компаний набор первичных документов может варьироваться в зависимости от их деятельности. Однако независимо от типа бизнеса все документы должны быть переведены в электронный формат. Это обеспечит строгий учет операций, повысит прозрачность и уменьшит количество ошибок, которые могут повлиять на налогообложение. Вот примеры первичных документов, которые теперь можно и нужно оформлять в электронном виде:

• Договор. Договор служит для защиты сторон сделки от претензий и урегулирования споров. Он должен быть подписан всеми сторонами сделки в электронной форме, а также возможны дополнительные соглашения, если это необходимо для уточнения условий.
• Счет. С 2025 года счет перестает быть первичным бухгалтерским документом. Его роль — информировать плательщика о реквизитах для оплаты. В нем не обязательно указывать обязательные реквизиты, такие как печать или подпись.
• Платежные документы. Это могут быть платежные поручения, кассовые чеки и выписки банка. Важно указывать специальные коды в назначении платежа, чтобы соответствовать требованиям ФНС и банков.
• Товарные накладные. Этот документ подтверждает отпуск товаров или готовой продукции. Накладную оформляют в двух экземплярах: один остается у продавца, второй — у покупателя.
• Счет-фактура. Используется для предъявления НДС к вычету. Он обязателен для всех компаний, зарегистрированных как плательщики НДС, и оформляется в двух экземплярах, подписывается и скрепляется печатью поставщика.
• Акт выполненных работ (услуг). Этот документ подтверждает выполнение работ или оказание услуг. Он составляется для удостоверения соответствия выполнения условий договора.

Заключение

Переход на электронный документооборот — это не только требование законодательства, но и важный шаг к улучшению работы компании. С помощью ЭДО можно значительно повысить эффективность бизнес-процессов, снизить затраты на бумагу и печать, а также избежать крупных штрафов за ошибки в документации. Применение облачных технологий и грамотное внедрение ЭДО обеспечат надежность и безопасность хранения всех документов, а доступность программных решений сделает переход доступным для компаний любого размера.