Ограничения ЭДО при отправке файлов в ФНС: что нужно знать и как подготовиться к изменениям

С 1 июля 2025 года ФНС России вводит ограничения на размер файлов, которые можно отправлять через оператора ЭДО. Эти изменения будут иметь влияние на процесс общения с налоговыми органами, и важно заранее разобраться, как они скажутся на бизнес-процессах. В этой статье от команды проекта 42Clouds рассмотрим, что это за изменения, зачем они вводятся и что нужно учесть при подготовке.

Типы электронного документооборота

ФНС России, согласно Приказу от 30.11.2010 N ММВ-7-6/664@, установила 11 типов документов, которые используются для электронного документооборота с налогоплательщиками. К ним относятся:

1. декларация;
2. обращение налогоплательщика;
3. письмо налогового органа;
4. рассылка;
5. групповая рассылка;
6. информационное обслуживание налогоплательщиков;
7. ошибка обработки пакета;
8. сведения 2-НДФЛ;
9. заявление;
10. документ;
11. представление.

С июля 2025 года изменения касаются только одного типа документа — обращения налогоплательщика. Такой подход обусловлен тем, что данный вид документооборота устарел и уже не соответствует современным требованиям. В связи с этим ФНС решила поэтапно отменить данный тип документооборота. План изменений выглядит следующим образом, согласно письму ФНС от 20.05.2025 г. N 26-1-05/0038@:

1. с 01.07.2025 года размер транспортного контейнера будет ограничен 1 МБ вместо 5 МБ;
2. с 01.10.2025 года налогоплательщики смогут отправлять обращение через оператора ЭДО без прикрепленных документов;
3. с 01.11.2025 года обращения через ЭДО будут полностью отменены.

Изменения касаются только одного типа документов, остальные, такие как накладные, счета и другие, останутся без изменений. Таким образом, нововведения носят локальный характер и не затронут все виды документооборота.

Обращение налогоплательщика через ЭДО с 01.07.2025 по 30.09.2025

Важно понимать, что транспортный контейнер и сам документ — это два разных понятия. Транспортный контейнер не должен превышать 1 МБ, однако вложенный документ может быть еще меньше. Оператор связи «Такском» предупреждает, что объем вложения не должен превышать 700 КБ. Например, файл PDF может легко превысить этот размер в зависимости от содержания.

Если документы слишком большие, налогоплательщик может воспользоваться двумя вариантами:

1. отправить несколько отдельных обращений, разделив вложение на несколько частей;
2. уменьшить размер файла, используя онлайн-инструменты, такие как Smallpdf или PDF24.

Отправка обращения через личный кабинет налогоплательщика

Индивидуальные предприниматели могут отправить обращение через личный кабинет ФНС, воспользовавшись функцией в разделе «Жизненные ситуации». В этом разделе можно прикрепить несколько файлов различных форматов, при этом общий объем документов не должен превышать 25 МБ.

Такой же объем документов доступен и для юридических лиц. Через личный кабинет налогоплательщик может отправлять расчеты, таблицы, фотографии и другие документы в формате Word, Excel и другие. Вся информация, передаваемая через личный кабинет, фиксируется системой.

Платформа обратной связи «ПОС Бизнес»

Платформа «ПОС Бизнес», которая в настоящее время работает в экспериментальном режиме в некоторых регионах России, позволяет бизнесу решать вопросы с государственными органами. Ожидается, что к концу 2025 года вся страна подключится к этой платформе. Она предназначена для организаций и предпринимателей с подтвержденной учетной записью. Через платформу можно решить различные вопросы, такие как:

1. поддержка инвесторов;
2. вопросы строительства;
3. подключение к инженерным сетям;
4. вопросы недвижимости и земельных отношений;
5. транспорт и дороги;
6. экология и природные ресурсы;
7. кадровые вопросы и другие.

На данный момент налоговые органы не принимают обращения через эту платформу.

Электронный сервис «Обратиться в ФНС России»

С помощью сервиса «Обратиться в ФНС России» юридические лица могут подавать жалобы на неправомерные действия налоговых органов, касающиеся записей в ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Для этого нужно подписать обращение усиленной квалифицированной подписью. Важно отметить, что жалобы на должностных лиц или акты ненормативного характера не рассматриваются в этом сервисе.

Акт налогового органа ненормативного характера — это документ, который касается налогоплательщика в силу различных предписаний, например, требования об уплате налога или решения о приостановлении операций по счету.

Электронный документооборот через 1С

Сервис 1С-ЭДО предоставляет возможность обмениваться электронными документами с налоговой службой. Важно отметить, что 1С не является самостоятельным оператором ЭДО, а использует услуги тех операторов, с которыми у нее заключены договоры. На данный момент существует четыре оператора, с которыми работает 1С:

1. АО «Калуга Астрал»;
2. ООО «Такском»;
3. ООО «Линк-сервис»;
4. ООО «ЭТП ГПБ».

Пользователи 1С могут обращаться за технической поддержкой как к оператору ЭДО, так и к провайдеру 1С. 1С-ЭДО доступно в стандартной и облачной версиях, и их возможности могут существенно облегчить работу с налоговыми органами.

Выбор оператора ЭДО

При выборе оператора для работы с ФНС важно учитывать несколько факторов. На сайте ФНС зарегистрированы 41 оператор ЭДО, и между ними есть значительные различия. Например, операторы 1С-ЭДО отличаются количеством пользователей:

1. 6 операторов имеют больше 100 тыс. пользователей;
2. 10 — от 10 тыс. до 100 тыс.;
3. 10 — от 1 тыс. до 10 тыс.;
4. 8 — от 100 до 1 тыс.;
5. 7 — менее 100.

Кроме того, важно учитывать, что только три из четырех операторов предоставляют возможность сдачи отчетности в ФНС, а из 41 зарегистрированного оператора ЭДО для обмена с налоговыми органами подходят только 23.

Электронный документооборот с Минтрансом

Из всех операторов ЭДО 11 предоставляют услуги электронного документооборота с системой электронных перевозочных документов Минтранса. Среди них операторы, сотрудничающие с 1С, это «Калуга-Астрал» и «Такском».

Электронный документооборот для маркировки товаров

20 операторов ЭДО предоставляют услуги для маркировки товаров. В число таких операторов входят «Калуга-Астрал», «Такском», а также «ЭТП ГПБ».

В результате, при подключении 1С-ЭДО важно выбирать оператора, который сможет предоставить все необходимые услуги для вашего бизнеса.

Ограничение ЭДО при отправке файлов в ФНС

Несмотря на нововведения, которые касаются ограничений на размер файлов, для бизнеса не возникнут серьезные проблемы, так как ФНС предложила альтернативные способы отправки через личный кабинет налогоплательщика. В итоге, изменения затронут лишь небольшой участок работы с налоговыми органами.

Заключение

Цифровизация налоговой службы продолжается, и для бизнеса важно использовать автоматизированные системы учета и электронный документооборот. Это позволит снизить налоговые риски и повысить эффективность взаимодействия с государственными органами. Нововведения, касающиеся ограничения размера файлов при отправке через ЭДО, не влекут серьезных проблем для бизнеса, благодаря альтернативным методам подачи документов.