Как предпринимателю закрыть год без кассовых разрывов

Конец года бьет по ликвидности: налоги, зарплаты, закупки, задержки оплат. В новой статье от команды проекта 42Clouds разбираем причины кассовых разрывов и дадим пошаговый план: ДДС, платежный календарь, работа с дебиторкой, резерв, факторинг и 1С в облаке.

Почему возникают кассовые разрывы и чем они опасны

Кассовый разрыв — это когда на расчетном счете не хватает денег на обязательные платежи: зарплаты, аренду, налоги, закупки. По отчетам прибыль есть, а живых денег нет — они «застряли» в обороте.

Такое случается даже у устойчивых компаний. Классический пример: клиент переводит крупную сумму позже на пару недель, а у вас как раз сроки по НДС и авансы подрядчикам. На бумаге все хорошо, на счете — ноль.

Основные причины:

• Дебиторская задолженность. Клиенты не оплатили выполненные работы, а ваши платежи уже наступили.
• Ошибки в учете ДДС. Предприниматель ориентируется на прибыль по документам и не контролирует реальные денежные потоки.
• Сезонность выручки. Ретейл и услуги часто получают деньги неравномерно, провалы приходятся на самые «нагруженные» недели.
• Незапланированные расходы. Срочные закупки, возвраты, внеплановые налоги и комиссии.

Последствия — не только штрафы и просрочка. Сбивается ритм платежей, растут долги, снижается доверие сотрудников и поставщиков. Пара таких ситуаций подряд — и вы уже не управляете деньгами, а тушите пожар. Решение — системный контроль потоков и дисциплина.

Как закрыть год без кассовых разрывов: общий подход

Кассовые разрывы обычно рождаются из мелочей: закупка подорожала, клиент задержал перевод, план не сверили с фактом. Чтобы это не стало нормой, держите под контролем весь цикл: от фиксации поступлений до резерва на непредвиденные платежи.

ДДС: базовый инструмент контроля

Отчет о движении денежных средств показывает, где деньги и почему их может не хватать. Чтобы он работал, важно:

• вести учет по факту оплаты, а не по дате счета;
• отмечать налоги, зарплаты, аренду и расчеты с поставщиками;
• добавлять пояснения: кому, за что, почему именно сейчас;
• сверять ДДС с выпиской банка хотя бы раз в неделю.

На старте можно вести ДДС в Excel/Google Sheets. Это бюджетно, но риск ошибок выше и прогнозов нет. После первого серьезного разрыва компании, как правило, переходят на автоматизацию.

Практика 1С в облаке: в 1С доступны отчеты по дням с реальными приходами и расходами. Видно, когда кривая уходит в минус и на каком участке. Если нужен быстрый старт без серверов и капитальных затрат — рассмотрите 1С в облаке от 42Clouds: доступ из любого офиса, обновления включены, масштабирование под сезон.

Платежный календарь: соединяем план и факт

Даже точный ДДС бесполезен без планирования. Платежный календарь показывает, когда будут поступления и крупные выплаты, где возникают «узкие места».

• Малому бизнесу достаточно горизонта 1–3 месяца.
• Компании с длинным циклом планируют на 6 месяцев и дольше.
• В календарь попадают все ключевые даты: зарплаты, аренда, налоги, закупки, выплаты по договорам.

Как работать с календарем:

• Пересматривать раз в неделю: обновлять поступления и обязательства.
• Переносить неприоритетные платежи заранее, если видите риск.
• Делить крупные расходы на этапы, чтобы не рвать поток.

Итог: вы видите расхождения плана и факта, заранее ловите кассовые ямы и успеваете отыграть их управленческими решениями.

Дебиторская задолженность: жесткие правила и стимулы

Дебиторка — главный источник кассовых разрывов. На бумаге деньги у вас, в реальности — у клиента.

Что делать:

• закрепляйте жесткие условия оплаты в договорах;
• ставьте напоминания за 2–3 дня до срока;
• мотивируйте предоплату: скидка за ранний платеж или бонус за своевременность;
• подключайте факторинг, если счета висят и вам нужна ликвидность.

Совет: сегментируйте клиентов по надежности. С теми, кто хронически срывает сроки, работайте только по предоплате или под обеспечение.

Кредиторка и расходы: управляем приоритетами

Кредиторскую задолженность можно и нужно планировать.

• Ведите список обязательств: кому, сколько и когда платим. Это упорядочивает приоритеты.
• Если не хватает оборотных средств, договаривайтесь о рассрочке или переносе сроков. Это нормальная рыночная практика.
• Параллельно проведите ревизию расходов: дубли сервисов, неиспользуемые подписки, слабые подрядчики часто сжигают кэш незаметно.

Финансовая подушка: страховка ликвидности

Подушка спасает, когда счет внезапно пустеет, а платежи уже на носу.

Как формировать:

• откладывайте 10–15% от ежемесячного оборота;
• храните резерв отдельно: накопительный счет или электронный кошелек;
• используйте подушку только для экстренных случаев: блокировки, задержки крупных оплат.

Чтобы высвободить средства, оптимизируйте инфраструктуру. Пример: арендовать 1С в облаке вместо покупки серверов. Вы платите по подписке, а не замораживаете капитал.

Если кассовый разрыв уже случился: действуем быстро

Грамотная тактика — одновременно выиграть время и добыть деньги.

1. Переговоры с поставщиками

Свяжитесь до просрочки. Контрагенту проще согласовать задержку на несколько дней, чем спорить в суде.

• Назовите конкретный срок и сумму. Это показывает контроль.
• Разбейте платеж на части, предложите график по датам.
• Подтвердите ситуацию документами: ожидаемые поступления, акты, платежки.
• Предложите компенсацию за отсрочку, если партнер просит.

Прозрачность сохраняет деловую репутацию и отношения на будущее.

2. Краткосрочное финансирование

• Овердрафт. Работает как запасной карман на пару дней. Нужна история и стабильные обороты.
• Кредитная линия. Деньги на срок от месяца, проценты — только на использованную часть. Требует времени на оформление.
• Факторинг. Продаете счета фактору и получаете деньги сразу. Нет залога, лимит растет вместе с оборотом.

Для малого бизнеса факторинг часто удобнее: не ложится как долг на баланс и гибко масштабируется. Важное условие — надежность дебитора.

3. Работа с дебиторкой «здесь и сейчас»

• Предложите скидку 3–5% за оплату сегодня. Лучше быстрые деньги, чем месячное ожидание.
• Используйте взаимозачет, если должник — еще и ваш поставщик.

4. Пересмотр расходов и монетизация активов

• Заморозьте второстепенные траты: часть маркетинга, обучение, обновление оборудования.
• Если есть подушка — включайте.
• Реализуйте неликвиды: простаивающее оборудование, залежалый товар, мебель. В кризис ликвидность важнее.

Главный принцип — скорость и открытая позиция. Чем раньше начнете, тем больше у вас вариантов.

Технологии, которые ускоряют закрытие года

Интеграция с банком и автоучет

1С подтягивает банковские выписки автоматически. Все операции видны в реальном времени: поступления, выплаты, налоги. Это экономит часы и снижает ошибки, особенно когда декабрь удваивает нагрузку. Вариант без внедренческого админстрадания — 1С в облаке: обновления и резервные копии включены.

Аналитика оборачиваемости

Деньги часто «зависают» на складе и в расчетах. Пример: оплатить закупку надо в 30 дней, товар лежит 45, клиент платит через 60. Разрыв минимум 75 дней. Без аналитики вы летите вслепую. Инструменты показывают, в каких активах заморожены средства и какой реальный объем подушки нужен бизнесу.

План закрытия года

За 2–3 недели до 31 декабря составьте контрольный лист:

• Сверка задолженностей с клиентами и поставщиками: что реально поступит до конца года.
• Резервирование денег на налоги заранее: отложите в ноябре, чтобы в декабре не залезать в оборот.
• Перенос некритичных трат на январь: часть закупок, премии, маркетинг.
• Проверка лимитов по кредитам/овердрафту и готовности факторинга.

Такая подготовка снимает пиковую нагрузку на кассу и снижает риск сбоев.

Итоги и рекомендации

• Делайте ДДС по факту и сверяйте его с банком каждую неделю.
• Ведите платежный календарь, пересматривайте его регулярно, дробите крупные платежи.
• Жестко управляйте дебиторкой: условия, напоминания, стимулы, факторинг.
• Оптимизируйте кредиторку и расходы: приоритизируйте, договаривайтесь о сроках, убирайте лишнее.
• Держите подушку 10–15% и не тратьте ее на косметические задачи.
• Автоматизируйте учет и интеграции: 1С с автоподгрузкой выписок, аналитика оборачиваемости.
• Рассмотрите 1С в облаке для снижения капитальных затрат и ускорения запуска. Под решения по закупкам и факторингу подберите сервисы в Маркет42.

Так вы закрываете год без кассовых разрывов, сохраняете ликвидность и уверенно входите в новый период.