Финансовое расследование в 1С:УНФ: как мы вычислили утечку в 500 000 рублей

Для большинства бухгалтеров идеальная работа — это когда все цифры сходятся. Но настоящая уверенность появляется, когда вы полностью уверены в каждом расчете и можете спокойно закрыть год, зная, что все в порядке. В этой статье от команды проекта 42Clouds расскажем о кейсе нашего клиента, который смог добиться полной финансовой прозрачности в отчетах и документах.

Описание ситуации

Наш клиент — дистрибьютор строительных материалов, оборот которого составляет 80 млн рублей в месяц. В канун сдачи годового отчета у компании возникла стандартная задача: провести сверку взаиморасчетов со 120 контрагентами. Этот процесс был сложным по следующим причинам:

1. Требовалось много времени. Бухгалтеру нужно было вручную формировать акты сверки в 1С:УНФ для каждого контрагента, что занимало 3-4 рабочих дня.
2. Ошибки. Ручной расчет остатков и отбор документов приводили к опечаткам и пропускам.
3. Скрытые риски. Компания не могла быть уверена, что все операции учтены правильно, особенно старые авансы и корректировки. Финансовый директор отметил: «Мы подписываем акты, но все равно переживаем. А вдруг что-то упустили?»

Ранее сверка взаиморасчетов была настоящим испытанием для бухгалтерии, которая тратила несколько дней на проверку документов. Это увеличивало риск человеческой ошибки и создавало атмосферу неопределенности, поскольку сомнения в точности расчетов всегда оставались.

Революция с внедрением «Ассистента»

С внедрением инструмента «Ассистент» процесс изменился кардинально. Теперь сверка занимает всего 15 минут. Автоматически выбираются контрагенты, пересчитываются остатки, а акты для подписи формируются и отправляются по email с одного клика.

При первой же автоматической сверке система выявила расхождения с 9 контрагентами на сумму около 500 000 рублей. Вот что было обнаружено:

1. Неучтенный аванс от ключевого подрядчика на 150 000 рублей. Ошибка заключалась в неверной дате документа.
2. Пересортица товара при возврате на сумму 85 000 рублей.
3. Незакрытые старые реализации 2023 года на 265 000 рублей. Эти данные оставались в отчетах, но не были учтены контрагентами должным образом.

Результат и действия

1. За один рабочий день бухгалтер и юрист подготовили полный пакет документов по каждому из случаев.
2. В течение недели расхождения были устранены: где-то нам доплатили, где-то мы внесли коррекции в документы.

Финансовый результат: 500 000 рублей вернулись в финансовую картину компании. Это не новая прибыль, а восстановление контроля над активами.

Нематериальный результат: руководство компании получило уверенность в правильности отчетности перед сдачей годового отчета.

Основные выводы

Этот кейс не только о внедрении автоматизации — это о управлении рисками. В процессе работы компания сталкивается с рядом важных моментов:

1. Ошибки накапливаются. Вручную даже малые несоответствия теряются в массе документации, что может привести к долгим разбирательствам.
2. Время — это не только деньги. Быстрое решение вопросов по расчетам помогает укрепить отношения с партнерами.
3. Автоматизация — это не только упрощение процессов, но и аудит. Когда вы доверяете алгоритму, процессы становятся не просто формальностями, а эффективным инструментом для диагностики финансовых рисков.

Инструмент «Ассистент массового формирования актов сверки» не просто упрощает создание документов. Он запускает процесс финансовой прозрачности: автоматический расчет, выявление проблемных зон и оперативное их устранение.

Закрывая год с использованием этого сервиса, вы не только подписываете акты. Вы подписываете уверенность в точности своей отчетности.

Протестируйте сами

Попробуйте провести сверку взаиморасчетов в новом формате. Это не только сэкономит ваше время, но и возможно выявит скрытые резервы для вашего бизнеса. Этот сервис доступен для бесплатного тестирования в течение 7 дней.