Как сделать план–фактный анализ затрат труда в 1С

Правильный план-фактный анализ трудозатрат в 1С помогает избежать неприятных сюрпризов, таких как переработки и непредвиденные убытки, и дает возможность оперативно реагировать на отклонения. В этой статье от команды проекта 42Clouds мы расскажем, как настроить систему, чтобы отслеживать отклонения в реальном времени и эффективно управлять загрузкой команды.

Когда у вас есть прибыльный проект с планом по времени, но фактически затраты времени оказываются в два раза больше — это сигнал к действию. План-фактный анализ в 1С позволяет выявить такие отклонения на ранней стадии и предотвратить дополнительные потери.

Что такое план-фактный анализ и зачем он нужен

План-фактный анализ — это система, которая позволяет сравнивать запланированные и фактические трудозатраты, выявляя отклонения. Вместо того, чтобы видеть только итоговую цифру, вы сможете видеть разницу: «план — 120 часов, факт — 180 часов, отклонение +50%».

Как работает план-фактный анализ трудозатрат в 1С

План-фактный анализ в 1С предоставляет отчет, в котором указаны как плановые, так и фактические часы. Вы можете сразу увидеть, где произошла переработка, а главное — понять, на какой неделе это произошло. Это позволяет своевременно скорректировать процессы и избежать больших убытков.

Какие проблемы решает план-фактный анализ

План-фактный анализ помогает решать разные задачи для разных руководителей. Рассмотрим примеры:

• Руководитель проекта: Анализ позволяет своевременно выявить переработки, когда еще можно вмешаться и изменить ситуацию. Это помогает также собирать данные для оценки будущих проектов.
• Финансовый директор: С помощью анализа можно рассчитать реальную себестоимость каждого проекта и определить, какие из них прибыльные, а какие — убыточные. Это ключевая информация для корректировки стоимости будущих работ.
• Владелец компании: Владелец получает четкие цифры по затратам, выручке и прибыли, что помогает эффективно планировать и выбирать выгодные проекты для бизнеса.

План-фактный анализ помогает контролировать ситуацию и быстро реагировать, но для этого нужно, чтобы исходные данные были корректными.

Как подготовиться к ведению план-фактного анализа в 1С

Для того чтобы план-фактный анализ был эффективным, нужно начать с подготовки базы данных. Если в программе неточные данные, результаты анализа будут бесполезными. Прежде чем настраивать отчеты, убедитесь, что в базе данных все в порядке.

Качество данных — основа правильного анализа. Когда справочники в 1С актуальны, а сотрудники честно вносят время, анализ трудозатрат становится полезным инструментом для оптимизации процессов и повышения эффективности.

Минимальный набор справочников

Для правильного анализа вам нужно заполнить несколько справочников в 1С:

1. Сотрудники: Проверьте, что в справочнике есть все сотрудники, работающие в компании, с актуальными должностями и ставками.
2. Проекты и номенклатура: Для каждого клиента создавайте отдельный проект в 1С, чтобы не смешивать данные по разным договорам. Важно не забывать про дату начала и окончания проекта.
3. Виды работ: Старайтесь избегать слишком детализированных видов работ, таких как «созвон» или «исправление ошибки». Используйте укрупненные категории: «тестирование», «встречи», «разработка».

Правила учета трудозатрат

Для успешного ведения учета трудозатрат важно установить следующие правила:

1. Ежедневное заполнение: Сотрудники должны вносить данные ежедневно, а не раз в неделю.
2. Комментарий к задачам: Проставление комментариев поможет разобраться, что именно занимало время.
3. Единый стандарт: Все сотрудники должны использовать одинаковые формулировки при описании своих задач.

Как внедрить план-фактный анализ трудозатрат в 1С

1С предоставляет возможность создания отчетов по трудозатратам, которые могут быть настроены под конкретные задачи компании. Рассмотрим, как настроить систему.

Этап 1: Настройка плановых трудозатрат

Для начала нужно создать справочники, которые будут включать проекты, задачи, сотрудников и виды работ. Также важно задать плановые значения по трудозатратам:

• Завести справочники (проекты, сотрудники, виды работ).
• Установить плановые часы для каждого этапа проекта.

Этап 2: Учет фактических трудозатрат

Фиксация фактических трудозатрат осуществляется через документ «Трудозатраты». Убедитесь, что данные вносятся регулярно, не реже одного раза в три дня.

Этап 3: Формирование таблицы план-фактного анализа

После того как данные внесены, программа автоматически формирует отчет. В 1С это может быть отчет «Затраты времени по проекту» или «План-фактный анализ трудозатрат», в зависимости от конфигурации.

Этап 4: Сохранение и регулярное использование отчета

Настройте отчет под ваши нужды: определите период, фильтры и группировки. Сохраните отчет как шаблон для различных ролей в компании, чтобы ускорить процесс анализа в будущем.

Как читать результаты и принимать решения

Когда отчет сформирован, изучите отклонения по трудозатратам, после чего переходите к анализу влияния на деньги и нагрузку на сотрудников.

• Руководитель проекта: смотрит на отклонения по трудозатратам, чтобы вовремя скорректировать процесс.
• Финансовый директор: оценивает себестоимость и маржу каждого контракта.
• Владелец компании: оценивает распределение нагрузки на сотрудников и системные ошибки в управлении.

Итог

Без план-фактного анализа трудозатрат компании рискуют столкнуться с проблемами как в ходе проектов, так и в процессе анализа убытков. План-фактный анализ позволяет оперативно реагировать на отклонения и делает управление проектами и затратами более предсказуемым.