Как вести бухучет командировочных расходов: суточные, авансовые отчеты, проводки и документы

В этой статье от команды проекта 42Clouds мы разберемся, как правильно учитывать командировочные расходы, какие документы необходимы для подтверждения трат, как вести бухгалтерский учет таких расходов и как снизить налогооблагаемую базу.

Что закон считает командировкой

Командировкой считается поездка сотрудника в другую местность, организованная по распоряжению руководства для выполнения служебных обязанностей. Это определение дает статья 166 Трудового кодекса РФ. Однако существует несколько исключений:

• Работник, заключивший договор ГПХ, не может быть направлен в командировку.
• ИП без сотрудников не могут отправляться в командировку.
• Если отсутствует письменный приказ о направлении в командировку, расходы не будут компенсированы.
• Если сотрудник не выполняет служебные обязанности, поездка не будет признана командировкой (например, если цель поездки — поздравить официальное лицо).

Закон обязывает работодателя компенсировать командировочные расходы, а также уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и на единый налог для ИП на УСН «Доходы минус расходы».

Если поездка не считается командировкой по закону, то работодатель не обязан компенсировать расходы сотруднику, и такие расходы нельзя учесть при расчете налоговой базы.

Командировочные расходы

В соответствии с Трудовым кодексом РФ, работодатель обязан компенсировать следующие расходы командированного сотрудника:

• Расходы на проезд.
• Расходы на жилье.
• Суточные для питания и других нужд.
• Дополнительные расходы, которые были согласованы с компанией.

Расходы на проезд

Компания компенсирует расходы на проезд к месту назначения и обратно. Если командировка включает несколько пунктов назначения, то работодатель оплачивает проезд между этими городами.

• Авиаперелеты — организация возмещает стоимость авиабилетов и сборов. Класс обслуживания определяется внутренним нормативным актом компании.
• Поезд и автобус — расходы на билеты и постельные принадлежности компенсируются по предъявлению билетов и квитанций.
• Служебный автомобиль — для учета расходов требуется путевой лист и служебная записка, в которой указаны маршруты и даты поездки.
• Личный автомобиль — для компенсации амортизации и расходов на топливо требуется подписанный договор между сотрудником и работодателем.

Расходы на жилье

Работодатель компенсирует расходы на съем жилья, будь то гостиница или аренда квартиры. Документами, подтверждающими эти расходы, являются квитанции, чеки или договоры аренды. Важно: расходы, такие как питание в ресторане или оздоровительные процедуры, не включаются в налоговую базу.

Если расходы на съем жилья не подтверждены документами, такие суммы не учитываются в налоговом учете и могут привести к доначислению НДФЛ.

Суточные

Суточные выдаются для покрытия расходов на питание и прочие нужды. Размер суточных определяется внутренними документами компании. Суточные предоставляются за каждый день командировки, включая выходные и праздники. Началом командировки считается день отъезда, а концом — день возвращения.

Суточные не требуют подтверждения документами, однако важно правильно зафиксировать их размер в приказе о командировке.

Прочие командировочные расходы

Сюда можно отнести:

• Платежи за такси.
• Оплата питания на борту, провоз багажа.
• Страхование.
• Оплата связи.

Эти расходы должны быть подтверждены документами. В налоговом учете они уменьшают налогооблагаемую базу, при условии наличия оправданных причин для расходов.

Выдача аванса командированному

Перед отправкой в командировку организация выдает аванс, который может быть перечислен на расчетную карту, выдан наличными или через корпоративную карту. В 1С выдача аванса осуществляется через раздел «Банк и касса», где фиксируются все операции по авансовым платежам.

Авансовый отчет

После завершения командировки сотрудник обязан представить авансовый отчет в течение трех дней. В отчете указываются все подтверждающие документы. В 1С отчет создается в соответствующем разделе, программа автоматически рассчитает суточные и проверит все затраты.

Как вести бухучет командировочных расходов: налоговый учет

• Налог на прибыль: Командировочные расходы уменьшают налогооблагаемую базу. Однако расходы должны быть подтверждены экономической необходимостью и документами.
• УСН «Доходы минус расходы»: ИП на УСН также учитывают командировочные расходы по аналогичному принципу.
• НДФЛ: Суточные и расходы на проживание не облагаются НДФЛ, если их сумма не превышает установленный лимит. Превышение лимита подлежит налогообложению.
• НДС: Если компания использует НДС, она может заявить налог к вычету, если расходы были документально подтверждены.

Бухгалтерские проводки командировочных расходов

• Выдача аванса:
• Дб 71 Кт 51 (перечисление на расчетный счет)
• Дб 71 Кт 50 (выдача наличных)
• Учет командировочных расходов:
• Дб 26, 20, 23, 25, 29, 44, 91 Кт 71 (текущие расходы)
• Дт 08, 10, 41 Кт 71 (капитализируемые расходы)
• НДС:
• Дб 26, 20, 23, 25, 29, 44, 91 Кт 71 (текущие расходы без учета НДС)
• Дт 19 Кт 71 (входящий НДС)
• Дт 68 Кт 19 (НДС принят к вычету)
• Возмещение перерасхода:
• Дт 71 Кт 50 (51) (перерасход)

Как вести бухучет командировочных расходов: автоматизация с помощью решений 1С

В 1С можно автоматически оформить авансовые отчеты и проводить все необходимые бухгалтерские проводки. Программа автоматически рассчитывает размер суточных и позволяет быстро обработать все данные.

Выводы

Командировочные расходы должны быть документально подтверждены, чтобы их можно было учесть в налоговом учете. Организации обязаны возместить сотрудникам затраты на командировки, включая расходы на транспорт, жилье и суточные. Важно следить за правильностью учета и оформления всех документов. Использование автоматизации, например, через 1С, значительно упростит процесс и снизит риск ошибок в бухгалтерии.