Товарно-транспортная накладная или транспортная накладная: чем отличаются ТТН и ТН и какой документ нужен

При организации перевозки грузов компании сталкиваются с двумя основными документами: товарно-транспортной накладной (ТТН) и транспортной накладной (ТН). Несмотря на схожие названия, они выполняют разные функции. Ошибки при выборе документа могут привести к претензиям со стороны налоговой службы и потере права на учет транспортных расходов.

В этой статье от команды проекта 42Clouds разберем, чем отличаются ТТН и ТН, когда необходимо оформлять каждый из документов и как избежать распространенных ошибок.

Чем отличаются ТТН и ТН и какой документ нужен

Основное различие между документами связано с их назначением.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) используется для учета движения товарно-материальных ценностей и отражения информации о перевозке.

Транспортная накладная (ТН) подтверждает факт заключения договора перевозки и служит основанием для расчетов с перевозчиком.

Основные отличия документов:

ТТН подтверждает:

• движение ТМЦ;
• списание и оприходование товаров;
• выполнение транспортных работ.

ТН подтверждает:

• заключение договора перевозки;
• оказание транспортных услуг;
• право на учет расходов по доставке при расчете налога на прибыль.

Обязательность применения:

• ТТН обязательна только при перевозке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции;
• ТН обязательна при привлечении профессионального перевозчика согласно статье 8 Федерального закона № 259-ФЗ.

Структура документов:

• ТТН включает товарный и транспортный разделы;
• ТН содержит только транспортный блок.

Связь с бухгалтерским учетом:

• ТТН может использоваться как основание для отражения операций по счетам учета ТМЦ;
• ТН подтверждает транспортные расходы.

Когда необходимо оформлять транспортную накладную

Транспортная накладная представляет собой письменное подтверждение договора перевозки. Ее оформляют, если груз доставляет сторонняя транспортная организация или индивидуальный предприниматель.

При отсутствии ТН налоговая инспекция может отказать в признании расходов на перевозку, даже если оформлена ТТН. Причина заключается в том, что ТТН не подтверждает факт заключения договора перевозки.

Когда ТН обязательна

Транспортную накладную оформляют в следующих случаях:

• перевозку выполняет транспортная компания;
• услуги оказывает частный перевозчик или владелец грузового транспорта в рамках отдельного договора;
• транспортировка выделена как самостоятельная услуга и подтверждается актом выполненных работ.

Когда ТН не требуется

Оформлять транспортную накладную не нужно, если:

• покупатель самостоятельно забирает товар;
• продавец доставляет продукцию собственным транспортом, а стоимость доставки включена в цену товара и не выделяется отдельно.

Когда используется товарно-транспортная накладная

Закон предусматривает обязательное применение ТТН только при перевозке:

• этилового спирта;
• алкогольной продукции;
• спиртосодержащей продукции.

Для таких грузов ТТН выступает обязательным сопроводительным документом в соответствии со статьей 10.1 Федерального закона № 171-ФЗ. Отсутствие накладной может привести к конфискации груза и административной ответственности.

Во всех остальных случаях использование ТТН остается правом организации. Многие компании применяют ее для упрощения документооборота вместо комплекта документов из ТОРГ-12 и ТН.

Как подтвердить расходы и избежать претензий налоговой

ФНС уделяет особое внимание документам, связанным с перевозкой грузов. Ошибки в оформлении могут привести к отказу в признании расходов.

Налоговая служба обращает внимание на следующие моменты:

Подтверждение факта перевозки

Документы должны содержать:

• подписи отправителя, перевозчика и получателя;
• сведения о транспортном средстве;
• данные о маршруте перевозки.

Экономическая обоснованность затрат

Стоимость доставки должна:

• соответствовать рыночному уровню;
• быть закреплена в договоре;
• совпадать с данными транспортной накладной.

Раздельный учет операций

Налоговые органы рекомендуют учитывать:

• движение товара по ТОРГ-12 или УПД;
• транспортные услуги отдельно по ТН.

Распространенные ошибки при оформлении документов

Ошибка № 1. Использование только ТТН

Ситуация: перевозка оформляется исключительно товарно-транспортной накладной.

Последствия: налоговая может отказать в признании транспортных расходов, поскольку ТТН не подтверждает договор перевозки.

Решение: оформлять отдельную транспортную накладную либо контролировать наличие в ТТН всех обязательных реквизитов ТН.

Ошибка № 2. Отсутствие подписей и расшифровок

Ситуация: в документах отсутствуют подписи или невозможно определить лицо, которое приняло груз.

Последствия: документ признают оформленным ненадлежащим образом.

Решение:

• водитель должен поставить подпись и указать Ф. И. О.;
• представитель получателя должен подписать документ и при необходимости указать реквизиты доверенности.

Ошибка № 3. Некорректные сведения о транспорте

Ситуация: отсутствует марка автомобиля или допущены ошибки в государственном номере.

Последствия: невозможно идентифицировать транспортное средство.

Решение: сверять сведения с регистрационными документами автомобиля.

Ошибка № 4. Использование только ТОРГ-12

Ситуация: груз передается стороннему перевозчику без оформления транспортных документов.

Последствия: подтвердить расходы на перевозку невозможно.

Решение: при привлечении стороннего перевозчика обязательно оформлять ТН.

Ошибка № 5. Отсутствие ТТН при перевозке алкоголя

Ситуация: используются только УПД и ТН.

Последствия: нарушение требований закона № 171-ФЗ, штрафы и возможная конфискация продукции.

Решение: при перевозке алкогольной продукции обязательно оформлять ТТН.

Для снижения риска ошибок и использования актуальных форм документов удобно организовать документооборот в 1С в облаке.

Особенности оформления ТТН

Товарно-транспортную накладную составляют в четырех экземплярах:

• первый остается у грузоотправителя;
• второй передают грузополучателю;
• третий остается у перевозчика и прикладывается к расчетным документам;
• четвертый используют для учета транспортной работы и расчетов с водителем.

Товарный раздел

При заполнении необходимо учитывать следующие требования:

Грузоотправитель

Указывают полное наименование организации и данные склада отгрузки.

Плательщик

Отражают сведения о лице, которое оплачивает товар.

Товарная часть

Следует подробно указывать:

• наименование продукции;
• артикулы;
• количество;
• стоимость.

Важно проверять соответствие количества мест и массы груза.

Обязательные подписи

Документ должны подписать:

• лицо, разрешившее отпуск товара;
• главный бухгалтер;
• сотрудник, фактически отпустивший груз.

Транспортный раздел

Заполняются следующие сведения:

• характеристики груза;
• количество мест;
• вид упаковки;
• способ определения веса;
• точные адреса погрузки и разгрузки;
• марка и государственный номер автомобиля;
• расстояние перевозки;
• данные водителя.

Именно водитель, указанный в документе, отвечает за сохранность груза в пути.

Особенности оформления ТН

Транспортную накладную оформляют в трех экземплярах:

• для грузоотпра 133b ителя;
• для грузополучателя;
• для перевозчика.

Если ТН одновременно используется как первичный учетный документ, дополнительно может оформляться экземпляр для отправителя.

Раздел для грузополучателя

Получатель должен:

• проверить груз;
• сверить количество и состояние товара;
• поставить подпись с расшифровкой;
• при необходимости указать реквизиты доверенности.

Водитель также подтверждает передачу груза своей подписью.

Раздел для грузоотправителя

Необходимо указывать:

• точное наименование груза;
• характеристики продукции;
• номер контейнера при контейнерной перевозке;
• способ определения массы;
• сведения об объявленной ценности груза, если это допускается законодательством.

Важно помнить, что предоставление недостоверной информации о грузе может повлечь взыскание до 20% стоимости перевозки.

Разделы для перевозчика и водителя

Раздел 6 "Перевозчик"

Указываются сведения о перевозчике.

Раздел 7 "Транспортное средство"

Заполняются данные автомобиля и информация о специальных разрешениях при необходимости.

Раздел 8 "Прием груза"

Водитель проверяет соответствие груза документам и фиксирует замечания.

Раздел 10 "Выдача груза"

Подтверждается передача груза получателю.

Следует учитывать, что с 2016 года обязательное использование печатей для ТТН и ТН отменено.

Выводы

При работе со сторонними перевозчиками всегда оформляйте транспортную накладную. Для учета движения товаров используйте УПД или ТОРГ-12.

Товарно-транспортная накладная обязательна только при перевозке алкогольной и спиртосодержащей продукции. В остальных случаях ее применение остается правом компании.

Наиболее распространенная ошибка — отсутствие ТН при наличии только ТТН. Это может привести к исключению транспортных расходов из налогового учета.

Перед отправкой груза обязательно проверьте:

• наличие всех необходимых подписей;
• правильность указания государственного номера транспортного средства;
• соответствие дат отгрузки данным первичных документов.

Грамотно организованный документооборот помогает снизить налоговые риски и обеспечить финансовую безопасность бизнеса. Использование 1С в облаке позволяет работать с актуальными формами ТН и ТТН и минимизировать вероятность ошибок.