Тайм-менеджмент и делегирование

Я запустил бизнес удаленных ассистентов, по большей части потому, что сам хотел передать кому-нибудь часть моих рутинных дел, но в то время в России еще никто не оказывал такие услуги на требуемом уровне. Сейчас я использую около 50 часов услуг ассистентов каждый месяц, что в совокупности с грамотным тайм-менеджментом позволяет мне успевать очень многое: развивать несколько бизнесов, заниматься преподаванием и наукой, тренироваться и отдыхать с друзьями, спать по 8 часов в сутки.

Что можно поручить ассистенту

Надо понимать, что ассистент – лишь помощник, он не может решить бизнес-задачу или открыть бизнес за вас. Иначе он бы открыл бизнес без вас и уже не был бы ассистентом (кстати, один наш сотрудник так и сделал – молодец, Айсен!). Тем более ассистент не может написать научную статью за меня, провести пару по программированию для студентов вуза или написать вот такую статью для блога.

Ассистент избавляет меня от множества задач, которые отнимают время и не требуют такой квалификации, которая есть у меня. Я просто не люблю заниматься рутинными делами, которые можно кому-то передать: оповестить моих студентов об отмене пары; найти типографию, в которой напечатают особые визитки по минимальной цене; сделать обзорную таблицу конкурентов моего нового бизнеса; исправить мою грамматику и опечатки в научных статьях и отчетах и многое другое.

Гибкие задачи

У меня есть список личных задач в Гугле, который доступен из почты (вверху справа значок Gmail и стрелка для перехода) или по ссылке.

Задачи Гугл, кстати, доступны и на моем мобильном телефоне через приложение GTask для Android. Это очень удобно: пока еду в офис, ставлю задачу, приезжаю, открываю ноутбук - задача уже там.

Когда мне приходит идея что-то сделать или кто-то обращается ко мне с просьбой, мой список задач тут же пополняется. Над каждым делом, которое может занять больше 10 минут, я задумываюсь – а сможет ли это за меня сделать удаленный ассистент?

Если может, то я перехожу в “Мегаплан” и ставлю задачу ассистенту. Кроме того, если задачу надо выполнить позже, то я ее тоже лучше отдам ассистенту. Например, в 9 вечера понял, что надо куда-то позвонить и получить информацию, но в интересующем офисе уже не отвечают на звонки. В этом случае я поставлю задачу ассистенту и выкину ее из головы.

Про мой личный опыт работы в “Мегаплане” можно почитать тут.

Жесткие встречи

Для задач, привязанных к определенному времени (обычно это встречи), я использую Гугл Календарь (тоже с синхронизаций с моим Андроидом).

Жестких встреч не должно быть слишком много, в противном случае могут появиться накладки, да и гибкие задачи надо когда-то успевать делать.

Мой Гугл календарь открыт для моих ассистентов и коллег, чтобы они могли, не отвлекая меня, узнавать, когда я свободен или на какое время мне можно поставить встречу.

Заключение

Гугл Задачи и Календарь позволяют мне не забывать о встречах и делах, которые надо сделать. То, что я записал в Задачи, Календарь или “Мегаплан”, можно выкинуть из головы, освободив разум для потока умных мыслей :)

P.S.

1. По моему мнению, лучшей книгой по тайм-менеджменту является “Тайм-драйв” Глеба Архангельского.

2. Отличное видео про делегирование.