Как сократить время публикации статей с 48 до 2х часов: все о разработке редакционной системе информационного портала

К нам обратился главный редактор портала "Аист на крыше", процесс работы которого осложнялся следующими моментами:

• большое количество авторов, с которыми взаимодействует портал;
• разные форматы файлов, в которых авторы присылали материалы;
• разные каналы связи с каждым из авторов, иногда материалы терялись при пересылке;
• более 5 участников процесса задействовано в публикации материалов (авторы, корректоры, редакторы и др.).

Необходимо было стандартизировать работу, сделать процесс максимально прозрачным и автоматизированным.

Выбор путей решения задачи

В процессе поиска решения задачи мы выделили следующие варианты:

1. Предоставить авторам доступ в административную часть портала;
2. Замкнуть все этапы публикации на одного ответственного сотрудника;
3. Создать редакционную систему, не связанную напрямую с порталом, в рамках которой материал проходил бы путь от автора - к главному редактору и корректору, и только после этого он добавлялся бы на портал;
4. Создать редакционную систему в рамках портала, чтобы все шаги от написания до публикации материал проходил сразу на портале.

После сопоставления всех плюсов и минусов оптимальным был признан последний вариант. Именно он позволяет значительно минимизировать трудозатраты на размещение контента на портале, ведь исходный материал предназначен именно для портала.

Решение

Итак, нами была создана Редакционная система, которая позволяет пройти всю цепочку работы с материалом, начиная от автора и заканчивая корректором, в рамках портала.

Как работает Редакционная система:

• каждый автор получает собственный аккаунт в административной системе портала с чётко разграниченными правами: он может добавлять материалы, сохранять их в черновике или отправлять их на проверку редактору;
• редактор после проверки материала, отправляет его к корректору или на доработку автору;
• корректор тщательно проверяет материал и опубликовывает его на портале.

Результат

Внедрение редакционной системы дало прекрасные результаты:

• каждый материал успешно проходит путь от автора до главного редактора и последующей публикации;
• время между предоставлением автором материала и его публикацией сократилось с 48 до 2 часов;
• исчезла проблема с разными форматами материалов;
• Система позволяет масштабировать работу. Даже при резком увеличении количества материалов управление ими происходит в комфортном для всех участников процесса штатном режиме.

Также непрерывно собираемая статистика внутри системы позволяет получить сводную информацию для быстрого и точного расчета гонораров авторов и других сотрудников редакционной системы.

Редакционная система — инструмент, который просто жизненно необходим для каждого информационного портала, её внедрение делает работу максимально эффективной, автоматизируя все процессы и значительно снижая трудозатраты при работе с материалами.