Как СЭД помогает бизнесу экономить деньги. Рассказываем на примере Евразийской группы
Мы — компания WSS-Consulting — разработчики и интеграторы системы электронного документооборота WSS Docs. Недавно у нас завершился масштабный проект по автоматизации документооборота в Евразийской группе EURASIAN RESOURCES GROUP. Это крупная компания, одна из ведущих в мире групп в сфере добычи и переработки минеральных ресурсов. Компания работает в 15 странах. Ранее все предприятия группы работали в разных системах или без них вовсе. Это привело к разрозненности бизнес-процессов и проблематичной коммуникации, как внутри одной компании, так и между предприятиями группы. Поэтому заказчик решил внедрить единую СЭД с единой логикой бизнес-процессов на всех предприятиях.
Для проекта была выбрала система WSS Docs, потому что она отвечала требованиям:
- Высокая производительность при больших объемах данных
- Наличие модуля мультиязычности
- Возможность настройки процессов без программирования
- Масштабируемость
- Низкая стоимость внедрения на рынке
- Быстрое внедрение
На базе WSS Docs мы автоматизировали для заказчика порядка 50 процессов, включая работу юридического департамента, бухгалтерского и кадрового. Реализация проекта тиражирования системы на все 66 предприятий холдинга позволила улучшить взаимодействие сотрудников и ускорить согласование внутренних документов. На это также повлиял модуль мультиязычности, благодаря которому англоязычные сотрудники получили возможность работать в одной СЭД.
Нам удалось автоматизировать переписку между предприятиями группы, что позволило сократить время согласования и рассмотрения документов на 40%. С внедрением новой СЭД экономия времени ожидания обработки запросов системой составила 50 000$ в год
В рамках проекта была оптимизирована работа более 15 000
сотрудников. WSS
Docs также интегрирована с
кадровыми, банковскими, учетными и другими системами заказчика. Полный перечень
работ указан на слайде.
В результате проекта WSS Docs полностью заменила шесть ранее использованных и слабосвязанных СЭД на базе Lotus Notes.
- Скорость настройки процесса в системе увеличена в 5 раз
- Предоставлено 25 вариантов настройки процессов согласования
- На 40% снижены временные затраты на операции в СЭД
- Экономия времени ожидания обработки запросов системой составила более 50 000$ в год
- Общая оценочная косвенная экономия времени сотрудников Группы составила не менее 745 000$ в год
Примеры решений, внедрение которых позволило ERG добиться сокращения расходов:
- Автоматизация входящих и исходящих документов позволила улучшить взаимодействие сотрудников из разных предприятий Группы, что в результате сократило время согласования и рассмотрения документов на 40%
- Внедрение Электронной подписи позволило ускорить процесс согласования документов за счет получения возможности подписывать документы в цифровом виде
- Автоматизация полного цикла процесса заседаний — от подготовки вопросов к заседанию до контроля исполнения поручений по его итогам
- Мобильное приложение WSS Docs с основным функционалом, необходимым для оперативного решения рабочих вопросов, стало инструментом для удаленной работы сотрудников