Часовой созвон на 10 участников обходится бизнесу в 15 000 ₽

При подсчете прямых затрат на встречу Павел Скрипниченко предлагает учитывать длительность созвона, средние затраты компании на один час рабочего времени сотрудника и количество участников с указанием должности — чем она выше, тем затраты больше.

Но прямые затраты — лишь верхушка айсберга. Полная формула эффективности сложнее: необходимо соотнести расходы на коммуникацию со стоимостью бизнес-процесса, частью которого она является.

С учетом косвенных издержек часовой созвон десяти человек обходится уже в 72 545 ₽. Дополнительные расходы возникают из-за отвлечения сотрудников от других задач. Встреча оправдана, только когда потенциальная выгода превышает суммарные затраты.

Когда коммуникации действительно окупаются? Рассмотрим пример: event-агентство готовит корпоративный выезд для крупного клиента. На согласование программы, меню и условий уходит 5 часов переговоров с участием ведущего специалиста и линейного сотрудника. Агентство заработает 600 000 ₽, затраты на коммуникацию составляют 27 051 ₽ — созвоны окупаются.

Другой пример — классический телемаркетинг, в котором коммуникации связаны с бизнес-процессом на 100%. Представим, что менеджер по продажам клининговой компании тратит на созвоны с клиентами 31 час в неделю, заключая контракты на 364 000 ₽. В таком случае коммуникации обходятся бизнесу в 67 766 ₽ и тоже окупаются.

Но часто встречи проводятся без ясной цели. Ежедневные летучки превращаются в ритуал отчетности, хотя статусы задач эффективнее обновлять в трекере. А на срочных созвонах с абстрактной темой «Поговорить» обычно решают вопросы, которые быстрее обсудить в чате.

Павел Скрипниченко,

руководитель по инновациям продуктовой группы Толк в Контуре:

«Если строить график, то получается, что стоимость коммуникации очень резко растет с увеличением количества участников и увеличением доли синхронности. Отсюда вывод: синхронная групповая коммуникация — самая дорогая и часто наименее эффективная.»

Проблема касается компаний любого размера — от стартапов до корпораций. Разница лишь в масштабе потерь: чем крупнее бизнес, тем дороже обходятся неэффективные встречи.

Калькулятор помогает не только оценить текущие расходы, но и смоделировать оптимизацию: сколько сэкономите, сократив длительность встречи или количество участников? Инструмент позволяет руководителям увидеть реальную стоимость коммуникаций, которые часто ошибочно считаются «бесплатными».

Универсального показателя эффективности не существует — каждая компания определяет свои нормы исходя из специфики бизнеса. Рассчитать стоимость ваших встреч можно с помощью онлайн-калькулятора по ссылке.

Контур.Толк — пространство для коммуникаций, которое позволяет проводить онлайн-встречи, запускать вебинары и вести переписки с коллегами в защищенной среде. Благодаря широким возможностям для интеграции сервис легко встроить в инфраструктуру компании: настроить SSO, синхронизацию с календарями и IP-телефонией, а с помощью API интегрировать решение с любыми внутренними системами.