Рабочий мессенджер мешает вам работать

Когда в 1970-х годах появилась электронная почта, вряд ли её создатели подозревали, что к 2016 году окажется, что ей пользуется 2,5 миллиарда человек.

У пользователей накопилось немало претензий за десятилетия существования электронной почты. На рабочую почту офисного работника приходит в среднем 116 писем в день, и без жесткого контроля папка Входящие может мгновенно превратиться в свалку информационного мусора. Почта не выдерживает современные требования к оперативности общения и организации командной работы. Альтернативным почте средством рабочего общения постепенно становится мессенджер, который уже давно перестал быть банальным инструментом быстрого обмена сообщениями. Рабочий мессенджер — ещё и менеджер задач, файлообменник и средство налаживания отношений в команде. Не стоит забывать, что любой канал корпоративного общения нуждается в формировании культуры использования, иначе он рискует стать головной болью всей команды.

В рабочих чатах не обсуждают работу

Во всех моих рабочих чатах иногда трепались не по теме — обсуждали, как не прав охранник, не пускающий в здание без пропуска, спойлерили новый сезон Игры престолов, вели светские беседы о погоде и политике. Так накапливались сотни единиц трёпа, который в рабочем чате не нужен.

Как-то раз мне довелось услышать отличную фразу: Мне нравится трепаться на офисной кухне, но работать там я бы не стал. Рабочий чат и правда становится филиалом курилки или офисной кухни — совершенно непригодного для решения рабочих вопросов пространства — если никто не следит за поддержанием в нём рабочей атмосферы.

Как бороться: divede et impera — разделять чаты для решения рабочих вопросов и свободного общения коллег, властвовать над соблюдением в них порядка, назначать модераторов и карать нарушителей рабочей атмосферы — например, любителей продемонстрировать свою коллекцию стикеров.

Мессенджеры отвлекают уведомлениями

Уведомления рабочих мессенджеров раньше казались благом — особенно для тех, кто уже давно отключил уведомления рабочей почты. Теперь они кажутся злом, убивающим продуктивность. Всплывающее на экране уведомление запускает в организме механизм страха пропустить новую информацию и заставляет работника отвлечься и посмотреть, что же ему прислали. Информция может оказаться несрочной и неважной, а вот вернуть внимание обратно к работе уже не получится.

Как бороться: руками — отключать уведомления от свободных рабочих чатов и от любителей потрепаться не по делу. Подумать о применении метода помидора — он запрещает отвлекаться в рабочий промежуток и подразумевает отключение уведомлений. Если в офисе случится пожар, вы и так об этом узнаете. Настройте исключения для людей, которым лучше отвечать сразу.

Мессенджеры создают иллюзию общения в реальном времени

Когда отправлено электронное письмо, мгновенный ответ не подразумевается. В мессенджерах всё наоборот. На деле, постоянное присутствие коллег онлайн для решения вопроса в чате невозможно. Кто-то может в неудобный момент отойти от компьютера, кто-то — последовать совету из второго пункта и отключить уведомления, на чей-то телефон нет приложения нужного мессенджера, а он куда-то едет, и рядом не лежит открытый ноутбук подключенный к сети. На важный вопрос могут ответить сразу, а могут через час. Никогда не угадаешь.

Как бороться: осознать, что рабочий чат или личное сообщение коллеге — не средство оперативного общения. Иногда лучше позвонить, хотя в 2016 году это считается практически моветоном. Но это уже совсем другая история.

Мессенджеры — бесконечное совещание без повестки и решений

Что является совещанием на весь день с неизвестными участниками и без конкретной повестки?, спросил однажды создатель системы управления проектами Basecamp у себя в твиттере. Его фолловеры в один голос ответили, что это раговоры в рабочих чатах.

В чате будет невозможно договориться, если в нём сидит больше трёх человек. Даже если минимизировать болтовню за жизнь и сосредоточиться только на работе, обсуждение самого маловажного вопроса без регламента и присутствия начальства может растянуться на несколько часов или дней.

Как бороться: создавать правила и ограничения, которые не дадут обсуждению растечься.

Мессенджеры небезопасны

Скорее всего, ваш рабочий мессенджер хранит историю переписки на своих серверах, расположенных в США или Европе. Ваши данные находятся под юрисдикцией государства, на территории которого расположен сервер и защитой местных законов о защите персональных данных, которые различаются в зависимости от страны. Если исходный код мессенджера закрыт, невозможно проверить, как защищается переписка, в каком виде она хранится, и кто кроме вас получает к ней доступ. Не будем надевать шапочку из фольги, но точно ли вы знаете, что вашу переписку не выдадут по запросу правоохранительных органов?

Можно избежать хранения данных на заграничных серверах, если шифровать переписку прямо на устройстве — так работают секретные чаты в Telegram. В интервью России-24 Дмитрий Песков рассказал, что этот мессенджер очень любят в Государственной Думе. Пользуются ли депутаты только секретными чатами, или оставляют основную часть истории своей переписки на американсих серверах, Песков не уточнил. Разве могут депутаты быть уверены в том, что их переписку не изымут с серверов по запросу американских властей? А компания может доверить данные закрытому продукту?

Как бороться: использовать для корпоративной переписки мессенджеры, которые можно поставить прямо на ваш рабочий сервер, готовые поделиться исходным кодом и использующие известные механизмы шифрования. Если доступ к коду и методам хранения переписки открыт, разработчикам мессенджера нечего скрывать — за вами вряд ли следят и сливают информацию.

Вывод:

Рабочий мессенджер не заменит электронную почту, но станет полезным дополнением к ней, если пользоваться им разумно.