От регистрации партнера до коммерческого предложения: единый портал для компании Гравитон

«Гравитон» — разработчик и производитель российской вычислительной техники, один из лидеров в области импортозамещения. Компания нуждалась в современном портале для дистрибьюторов и партнеров, который объединяет сервисы, обучение и систему лояльности в едином пространстве.

Проект охватил основные процессы взаимодействия с партнерами: от регистрации и модерации пользователей до приёма заявок, проверки гарантии и доступа к документации.

Проблема

До начала проекта заявки с сайта вручную переносили из почты и мессенджеров в Excel и 1С. Менеджеры отдельно проверяли остатки, создавали счета и передавали документы в бухгалтерию. Из-за двойного ввода данных сотрудники тратили до 30% рабочего времени, а часть заявок терялась.

Цель проекта — создать единую точку входа для партнёров, сократить обработку заявки с 2 часов до 20 минут, исключить ручной ввод и снизить количество потерянных заявок на 25%.

Задачи:

• Создать единый портал для партнеров и клиентов.
• Внедрить механизмы управления программой лояльности.
• Обеспечить онлайн-сервисы для проверки статусов заявок, ремонтов и гарантии.
• Организовать удобный доступ к документации, обучающим курсам и специализированным сервисам.
• Объединить ключевые процессы взаимодействия с партнерами в едином цифровом пространстве.

Архитектура решения:

Мы объединили сайт, партнерский портал и CRM в единую систему.

Портал стал основной точкой взаимодействия для партнеров: здесь они могут регистрировать заявки, получать документы, отслеживать статусы и пользоваться сервисами. CRM используется сотрудниками компании для обработки обращений и сопровождения проектов.

Обмен данными между системами автоматизирован: информация о новых заявках, изменении их статусов и готовых документах передается без ручного дублирования.

Реализация проекта:

Автоматизация работы с заявками

После заполнения формы на сайте заявка автоматически поступает в систему и назначается ответственному менеджеру.

В карточке заявки менеджер видит всю историю обращения, загруженные документы, состав оборудования и статус. Изменения, внесенные менеджером в CRM, автоматически отображаются в партнерском портале, а сформированные документы возвращаются в личный кабинет партнёра.

Система статусов партнеров и программа лояльности

После модерации организация получает доступ к партнерской программе. В зависимости от оборота ей может быть присвоен один из трёх статусов:

• Серебряный
• Золотой
• Платиновый

Каждый статус даёт доступ к скидкам, специальным условиям и предложениям. Партнёр может скачать официальный PDF-сертификат своего уровня прямо в личном кабинете.

Проверка гарантии и статуса ремонта

• Проверка статуса ремонта — по номеру накладной, без обращения к менеджеру.
• Проверка гарантийного периода — по одному или нескольким серийным номерам. Отображаются даты начала/окончания гарантии и признак активного покрытия.

Для разных категорий клиентов (юрлица и физлица) доступны отдельные страницы с гарантийной политикой.

Регистрация заявок

Партнер регистрирует заявку на тендер, закупку или мониторинг цен, загружает техническое задание и конкурсную документацию, а также указывает состав оборудования с признаком «реестровое». Заявку можно сохранить в черновиках и вернуться к ее заполнению позже

Далее заявка проходит сквозной маршрут: зарегистрирована → формирование КП → ожидание результатов → размещение заказа → завершена / отклонена. На каждом этапе её статус обновляется в личном кабинете, а партнер получает уведомление по электронной почте. Сформированное коммерческое предложение возвращается из CRM непосредственно в карточку заявки.

Обучение и Академия

В портал встроен раздел с обучающими материалами. Партнёр может подать заявку на обучение, получить доступ к материалам и просматривать список доступных курсов.

Централизованное управление контентом позволяет компании обновлять материалы и управлять доступом для разных категорий пользователей.

Документация и поддержка

В портале собрана и структурирована вся техническая база: инструкции, схемы, сертификаты, драйверы и прошивки — с удобным поиском и фильтрацией по оборудованию.

Также реализованы база знаний и каталог сервисных центров, которые помогают партнерам самостоятельно находить необходимую информацию.

Технические особенности

• Интеграция с CRM — передача данных о регистрациях партнёров и заявках, синхронизация статусов и документов.
• Автоматическая проверка дублей и подстановка реквизитов.
• Генерация PDF-сертификатов для партнёров.
• Интеграция с внешним конфигуратором.
• Фильтрация и выгрузка данных по сервисным центрам и документации.

Результаты:

Автоматизация внутренних процессов сократила время обработки заявок и освободила до 1,5 часов рабочего времени в день. Партнеры получили доступ к актуальным статусам заявок, ремонтов и гарантии, а также к обучающим материалам и сервисным центрам.

«Хороший корпоративный продукт — это не набор функций, а система, которая действительно упрощает работу бизнеса. В „Гравитоне“ нам как раз удалось убрать лишние ручные действия и сделать процесс понятнее и для партнеров, и для команды».

— Кирилл Кириллов, генеральный директор AIR PRODUCTION

• Сокращено время первого ответа клиенту с 15 до 2 минут.
• Повышена прозрачность и эффективность взаимодействия с партнерами и клиентами.
• Сокращено время на получение статусов заказов и ремонтов.
• Упрощен доступ к сервисам и документации.
• Усилен уровень лояльности партнёров за счёт системы статусов и скидок.
• Создана масштабируемая архитектура для добавления новых функций и сервисов.