Как управлять проектом, когда не знаешь, что будет завтра

Последние события подтверждают, что мы не контролируем будущее. Стабильность, к которой мы привыкли в 2015-2020 годах оказалась иллюзией. Теперь ситуация может поменяться на 180 градусов.

Как digital-компания, Alto переживает уже второй кризис. Поэтому мы знаем из своего опыта как выйти из состояния неопределенности и начать действовать.

Что сделать в первую очередь?

Отключите ленту и новостные сайты. Серьезно. Вашему проекту не станет лучше от постоянного мониторинга новостной ленты. Да, это уменьшает тревогу, но чем больше вы находитесь в этом состоянии — тем хуже для вашего проекта. Сейчас вам нужно сосредоточиться на тех проблемах, на которые можете повлиять лично.

1 шаг. Проведите встречу с командой

Самое время взбодрить команду. Какими бы профессионалами мы не были, каждый из нас — человек со своими переживаниями и сомнениями. Поэтому поговорите лично с каждым сотрудником: объясните ситуацию, предложите план действий. Станьте опорой, которой так иногда не хватает.

Для этого следите за настроением команды в динамике:

1. Периодически общайтесь 1 на 1.
2. Назначайте групповые встречи.

На личных встречах спрашивайте:

1. Кто думает о переезде?
2. Кто думает о смене работы?
3. У кого изменились личные траты?

В итоге должен получится план мероприятий, где вы зафиксируете:

1. Кого нужно поддержать и успокоить.
2. С кем нужно пересмотреть условия сотрудничества.
3. Кому нужно пойти на встречу.
4. Кого нужно подготовить к расставанию.
5. Кто может уволиться и как можно подстраховаться от этого.

2 шаг. Проведите встречи со стейкхолдерами

Проведите встречи с заказчиками. Поинтересуйтесь их планам. Например, у заказчика могла измениться ситуация с бюджетами. Так вы определите какие проекты нужно остановить, а какие быстрее завершить.

В итоге вы должны решить следующие задачи:

1. Определите ценность проекта. Например, проект мог попасть под санкции и потерять свою актуальность.
2. Пересмотрите горизонт планирования по каждому проекту. А именно пересмотрите сроки за которые достигните результатов. Определите частоту планирования: стоит ли сверять раз в месяц или каждую неделю.
3. Подумайте над рисками клиента. Например, что будет если доллар станет по 200 рублей? Что будет если поставки продукции прекратятся?

3 шаг. Оптимизируйте ресурсы

Управление ресурсами — это необходимый элемент любого бизнеса, который хочет быть конкурентоспособным. Поэтому как менеджер или владелец, решите несколько вопросов: :

1. Проверьте провайдеров. Посмотрите какие провайдеры серверов, хостингов ушли с российского рынка или повысили стоимость обслуживания.
2. Проверьте лицензии. Уточните актуальность лицензий. Найдите чем их заменить.
3. Уточните время и сроки. Пересмотрите ваши оценки на выполнения задач. Где теперь нужно бежать в 2 раза быстрее, а где нет спешки?
4. Проверьте иностранное ПО. Следите за тем какие поставщики ПО перестают обслуживать Россию. Даже если сейчас все работает, то это не означает, что так будет всегда.
5. Пересмотрите бюджет. Уточните риски и что вам важно в данный момент. Например, посмотрите насколько вы зависимы от иностранной валюты. Оцените как повлияет повышение зарплат на бюджет долгосрочных проектов.

4 шаг. Составьте карту рисков

Для начала определите основные вектора развития. Не спешите переделывать весь план. Достаточно определить 3 сценария: пессимистичный, оптимистичный и реалистичный. Так вы будете знать на что опереться и не погрязните в планировании.

После этого составьте карту основных рисков. Подумайте над тем, что делать в случае их возникновения.

Составьте таблицу из 4-х колонок: риск, последствия, вероятность, что сделать превентивно. Выделите красным, оранжевым и зеленым маркером последствия и вероятность риска. Напишите, что собираетесь делать прямо сейчас по каждому риску.

Уделите внимание рискам с красными и оранжевыми маркерами. Выделите приоритетные, даже если все риски с зеленым маркером.

Подведем итоги

Если реализовать все рекомендации из этой статьи, вы получите:

1. Более спокойную команду.
2. Планы по кадровым перестановкам.
3. Информацию об актуальности проекта.
4. Сократите циклы обратной связи.
5. Оптимизируете ресурсы компании.
6. Три вектора развития компании
7. План действий в случае возникновения трудностей.
8. План действий, которые нужно сделать прямо сейчас.

Предлагаем поделиться в комментариях вашими трудностями, с которыми вы столкнулись в 2022 году. Расскажите, что вы делали для их разрешения.