Зачем и как автоматизировать бронирование в коворкингах

Существуют различные проблемы с операционным управлением коворкингами, но одна из ключевых почти для каждого администратора коворкинга — это неразбериха с бронированием мест и переговорных комнат. Из-за ограниченного пространства в типичном коворкинге основная проблема заключается в том, чтобы корректно распределять время бронирования рабочих мест, конференц-залов и общего пространства для совместной работы.

Посетители, команды и мероприятия партнеров генерируют поток рутинных задач — а тут еще и приходится следить за тем, чтобы переговорки не были заняты слишком долго, не были перебронированы или наоборот не простаивали по полдня без бронирований.

Бронирование комнаты для переговоров в коворкинг-пространстве может быть задачей, с которой ни один из ваших администраторов не хочет регулярно иметь дела — а еще постоянная путаница и потребность выяснять, кто и на сколько времени занял переговорку не способствует дружелюбной и рабочей атмосфере. Но выход есть.

Как наладить ситуацию с бронированием переговорных комнат

Начать надо с отдельной системы управления мероприятиями и бронированиями. Чтобы подготовиться к ее внедрению, стоит реализовать такие 5 изменений:

• Проверить, насколько переговорки и Skype-комнаты загружены на протяжении дня: Пришло время обойти и выяснить, сколько конференц-комнат доступно в вашем коворкинге для регулярного использования. Это может помочь сократить хаос с бронированием. Вы также должны подключить свои календари для встреч к определенным комнатам для собраний. Такая интеграция может помочь с планированием и избежать несоответствий в вашем внутреннем расписании.
• Проверить ресурсы, которые используются в различных переговорках для встреч, совещаний и мозговых штурмов: Такая проверка для различных залов заседаний поможет вам назначить разные типы встреч в разных типах помещений. Если в переговорке есть только доска для рисования и маркеры, вряд ли получится устроить здесь интерактивную презентацию с проектором. А если в комнате для собраний есть проекционный экран, лазерная указка, смарт-колонка Google Home, в таком помещении не имеет смысла проводить мозговой штурм (потому что все, что вам нужно для брейншторминга — просто флипчарт и листы бумаги, ручки и маркеры).
• Пересчитать цену услуг для нерезидентов, которые эпизодически арендуют переговорки в вашем коворкинге: Это поможет вам оценить ваш средний чек для нерезидента и стоимость в час за бронирование комнаты для переговоров. Это необходимо, чтобы не потерять деньги при бронировании конференц-залов теми, кто не платит за фиксированное рабочее место или абонемент без фиксации рабочего места в коворкинге.
• Провести аудит конкретных резидентов и «свободных часов», которые за ними числятся: Знание «свободных часов» каждого сотрудника поможет вам точно определить график их встреч. Так вы не столкнетесь с перенаправлением коворкинг-резидентов в уже занятые переговорки, а также составить средний чек от использования переговорок в определенные периоды дня.
• Автоматизировать рутинные задачи: Вы наверняка заметили, что учет в таблицах Excel или Google Sheets — не самый гибкий и удобный инструмент для продуктивности. Облачное ПО и нативные приложения — то, что вам нужно для борьбы с наплывом рутинных задач. Первый шаг к автоматизации — ПО для автоматического бронирования переговорных комнат.

Зачем вам отдельное ПО для управления коворкингом

Такая система действует как помощник для вас и очень эффективна — процесс бронирования становится быстрее, проще, и все операции можно проделать в одно касание на вашем смартфоне или ноутбуке.

andcards Suite — пакетное решение для автоматизации различных задач по управлению коворкингом. Это По также интегрируется со смарт-замками, кардридерами для карточек пропуска и RFID-чипами — а значит, все процессы входа, выхода резидентов, оплаты за рабочие места и бронирования переговорок по смарт-ключу можно автоматизировать. Фактически все сводится к операциям в 1 клик, 1 касание или нажатие на 1 кнопку — что удобно и для менеджеров / администраторов коворкинга, и для постоянных резидентов, и для новых гостей.

Что автоматизация на основе такого ПО дает для резидентов коворкинга:

• Бронирование переговорок становится удобнее: Гибкость графика + возможность загрузить в равной мере все переговорные комнаты + бронирование именно тех переговорок и с теми параметрами, которые нужны для конкретного типа мероприятий (презентации, Skype-коллы, мозговые штурмы, тимбилдинги, обучающие семинары и т.д.). Все бронирования и календарь мероприятий доступны просто на планшете — и можно даже закрепить планшеты iPad / Android на дверях переговорных комнат, чтобы менеджер коворкинга или сами резиденты могли видеть картину дня: кто, что, когда и насколько забронировал. За бронирование в таком интерактивном формате отвечает приложение andcards Kiosk.

• Синхронизация календарей упрощается: Под все бронирования можно подвязать экспорт приглашений на встречу через Google Calendar, Microsoft Outlook или iCal. Так в едином календаре и приложении вы будете видеть, какие переговорки и кем заняты, какие периоды дня свободны и не понадобится постоянно выяснять и перепроверять эти вопросы у администратора.

• Используются оповещения вместо устных напоминаний: andcards Suite автоматически отправляет push-напоминание на ваш смартфон незадолго до встречи с данными о забронированной вами переговорке в определенный период времени.

Что именно подобное программное обеспечение автоматизирует для администраторов и менеджеров вашего коворкинга:

• Подсчет и фиксация времени, когда переговорки свободны: С помощью andcards полностью автоматизировано отслеживание свободного времени в переговорках для всех, кто пользуется услугами вашего коворкинга. Администратор может создавать тарифные планы, которые содержат ежемесячные надбавки и так называемые «бонусные часы», позволяющие загрузить в равной мере все виды переговорок. Также можно начислять баллы, которые команда может поделить между собой для использование не только платных, но и бесплатных бронирований — баллами можно оплачивать час или пакет часов в переговорках.

• Отслеживание затрат и частоты использования переговорок нерезидентами и резидентами: Программное обеспечение поможет коворкинг-менеджеру отслеживать каждую комнату собраний для бронирования как постоянными резидентами, так и новыми гостями. Так можно избежать ситуации, когда какая-то команда или резидент «монополизируют» определенную переговорку на целый день — а другие в этом время простаивают или недостаточно часто используются (и недостаточно генерируют прибыль на протяжении дня, недели или месяца).

• Анализ данных: Эта функция помогает менеджеру увидеть, какие комнаты популярны, почему они популярны и сколько встреч, платежей и посадочных мест генерируют в самые загруженные часы. Это также помогает собственникам и администраторам коворкинга регулярно исследовать и демонстрировать возможности конкретных переговорок просто на экране планшета iPad или Android.

Что в итоге

Используя ПО для автоматизации работы в коворкинге, администратор сможет избежать:

• простаивания переговорок или слишком раннего / слишком позднего бронирования
• недостаточного / избыточного резервирования одних и тех же переговорок (чтобы можно было навести в них порядок, убраться и подготовить все необходимое для следующей презентации, брейншторминга или Skype-конференции)
• избыточных затрат, слишком низких / высоких цен на почасовую оплату рабочих мест и переговорок
• рутинных задач и путаницы при наплыве посетителей в коворкинге в часы пик.