Прозрачность бизнес-процессов: поставщик медтехники повысил качество выполнения заказов на 12%
Растущий бизнес сталкивается с проблемой масштабирования процессов. То, что работало для небольшой команды, перестает справляться с увеличившимся объемом операций. Особенно критично это для компаний, работающих в сфере медицинских поставок, где задержки напрямую влияют на качество лечения пациентов.
Сегодня мы расскажем историю компании, которая специализируется на поставках медоборудования и расходников. Назовем ее условно «Медснаб». Руководитель предприятия Владимир поделился опытом, как удалось навести порядок в рабочих процессах и значительно улучшить качество обслуживания клиентов.
Когда рост становится проблемой
Успешное развитие бизнеса неожиданно обернулось серьезными операционными сложностями. По мере расширения клиентской базы и увеличения штата до 40+ сотрудников стали возникать системные проблемы:
— Поручения выполнялись несвоевременно или вовсе забывались
— Отсутствовал централизованный контроль над статусом задач
— Страдало качество поставок медицинского оборудования
— Клиники начали отказываться от сотрудничества из-за срывов сроков
«Устные поручения постоянно забывались. Не из-за недобросовестности персонала — просто в рабочем потоке легко упустить важные детали. Был случай, когда сотрудник перепутал месяц поставки. К счастью, ошибка обнаружилась вовремя», — вспоминает Владимир.
Попытки решения подручными средствами
Руководство предприятия пыталось справиться с проблемой доступными методами:
1. Excel-таблицы для фиксации поручений
2. Мессенджеры для передачи задач исполнителям
3. Двойное дублирование информации в разных системах
Результат оказался неудовлетворительным. Сотрудники забывали обновлять таблицы, пропускали сообщения в чатах, а руководство теряло представление о реальном статусе выполнения работ.
Отдел продаж: черный ящик без прозрачности
Особые сложности возникли с контролем коммерческой деятельности. Менеджеры сохраняли информацию о встречах в личных блокнотах или самодельных таблицах. Для получения отчетности руководство ввело еженедельную отчетность по сделкам.
Система показала свою неэффективность:
— Менеджеры откладывали заполнение отчетов на конец недели
— К моменту составления отчета терялись важные детали переговоров
— Информация поступала неполная и несвоевременная
«Какой толк от отчетов, если половина информации уже забыта? Мне нужна была система, которая позволит видеть реальную картину продаж без микроменеджмента», — объясняет владелец компании.
Выбор комплексного решения
Анализ потребностей показал необходимость внедрения профессиональных инструментов управления. Изучив рынок, руководство остановилось на облачной платформе Аспро.Cloud, которая сочетает возможности CRM-системы и модуля управления проектами.
Ключевые факторы выбора:
— Широкий функционал при разумной стоимости
— Возможность решить проблемы сразу всех подразделений
— Профессиональная поддержка внедрения
«Мы сразу обратились к специалистам за помощью во внедрении. Понимали, что неправильная настройка создаст еще больше проблем, которые потом будет сложно исправить», — отмечает Владимир.
Настройка CRM под специфику бизнеса
Работа с медицинскими учреждениями требует индивидуального подхода к разным категориям клиентов. Совместно с экспертами Аспро.Cloud удалось создать эффективную систему:
Воронки продаж:
— Три отдельных воронки для постоянных, горячих и холодных клиентов
— Автоматическое распределение лидов по категориям
— Назначение специализированных менеджеров для каждого типа
Сегментация клиентской базы:
— Разделение по медицинским направлениям (кардиология, рентгенология и др.)
— Возможность таргетированных маркетинговых кампаний
— Персонализированные предложения оборудования
Мобильность для полевых сотрудников
Особое внимание уделили удобству работы менеджеров в «поле». Мобильное приложение позволило:
— Фиксировать результаты встреч сразу после переговоров
— Вести историю взаимодействия с клиентами в режиме реального времени
— Отказаться от бумажной отчетности
Автоматизация аналитики и отчетности
Внедрение системы кардинально изменило подходы к контролю продаж. Теперь руководитель получает полную картину без дополнительных усилий со стороны команды.
Автоматические отчеты включают:
— Анализ причин отказов на каждом этапе воронки
— Статистику продуктивности менеджеров по количеству и стоимости сделок
— Мониторинг выполнения плановых показателей
«Больше не нужно каждую пятницу разбирать отчеты менеджеров. Открываю CRM и вижу всю историю взаимодействия, могу прослушать записи переговоров. Kanban-доска показывает текущее состояние всех сделок», — делится впечатлениями Владимир.
Прозрачность управления проектами
Модуль проектов стал настоящим спасением для операционной деятельности. Система позволила:
1. Структурировать проекты по этапам с четкими дедлайнами
2. Отслеживать прогресс выполнения задач в режиме реального времени
3. Автоматически создавать проекты на основе закрытых сделок
4. Настроить напоминания для предотвращения просрочек
Интеграция с Google Calendar обеспечила синхронизацию планов и возможность контролировать загруженность сотрудников.
Результаты внедрения: цифры говорят сами за себя
Комплексная автоматизация дала впечатляющие результаты уже в первые месяцы использования:
Показатели своевременности поставок:
— Было: 87,2% поставок в срок
— Стало: 99,3% поставок в срок
— Прирост эффективности: 12%
Качественные улучшения:
— Полная прозрачность рабочих процессов
— Исключение потери задач и поручений
— Автоматизация рутинных операций (напоминания, письма, планирование)
— Централизованное хранение всей информации о клиентах
Сопровождение и развитие
Процесс внедрения занял 6 месяцев при постоянной поддержке специалистов Аспро.Cloud. Еженедельные созвоны в Zoom с участием руководителей отделов позволили точно настроить систему под специфику бизнеса.
«Менеджер Лиза всегда предлагала действительно полезные решения. Техподдержка продолжает помогать нам и сейчас, когда изучаем новые возможности платформы», — отмечает руководитель.
Компания планирует дальнейшее развитие автоматизации:
— Внедрение пользовательских списков
— Создание корпоративной базы знаний
— Рассмотрение модуля управленческого учета
Выводы: инвестиции в прозрачность окупаются
Опыт «Медснаба» демонстрирует, как правильно выбранные инструменты автоматизации способны кардинально изменить эффективность бизнеса. Ключевые факторы успеха:
— Комплексный подход — решение проблем всех подразделений единой системой
— Профессиональное внедрение — избежание ошибок настройки с самого начала
— Постепенное освоение — поэтапное изучение возможностей платформы
— Измеримые результаты — контроль KPI до и после автоматизации
«Не представляю, как можно вернуться к старому формату работы. Возможность видеть картину на разных уровнях детализации — от общих показателей до конкретных задач — это революция в управлении», — резюмирует Владимир.
Если Вы сталкиваетесь с похожими вызовами в управлении проектами и продажами, попробуйте Аспро.Cloud бесплатно в течение 14 дней и оцените возможности платформы на практике.