Бесконечные проекты digital-агентства: как управлять долгосрочным продвижением без потери эффективности
Вы наверняка знаете проекты с ясными границами: запустили, выполнили, получили результат и переходите к следующему заказу. Но существует совершенно иной формат работы — непрерывное сопровождение бизнеса клиентов без определенной даты завершения.
Именно в таких условиях функционирует digital-агентство Panda Ads. Их специалисты выстраивают долгосрочные стратегии продвижения, где каждый месяц требует новых решений и корректировок. Александр Гаврилин, руководитель агентства, поделился опытом организации эффективных процессов в условиях постоянно меняющихся задач.
Специализация агентства — комплексное продвижение в digital
Команда Panda Ads охватывает широкий спектр направлений интернет-маркетинга:
- Настройка контекстной и таргетированной рекламы
- Разработка промо-страниц
- CRM-маркетинг и автоматизация коммуникаций
- Продвижение в Telegram-каналах
- Развитие присутствия на маркетплейсах
- SEO-оптимизация и органическое продвижение
- Сотрудничество с блогерами и инфлюенсерами
- Профессиональный копирайтинг
Такая экспертиза позволяет агентству предложить клиентам наиболее подходящие инструменты для достижения бизнес-целей. За семь лет работы специалисты реализовали свыше 100 проектов, среди которых сотрудничество с:
- Благотворительным фондом Константина Хабенского
- Образовательной платформой GeekBrains
- Круизной компанией «Мостурфлот»
- Брендом мужской одежды HENDERSON
- Московским политехническим университетом
Коллектив из 15 специалистов включает экспертов по охватным инструментам, производственный отдел, менеджеров по продажам, PR-менеджера и бизнес-ассистента.
Система управления с первого дня существования бизнеса
Многие предприниматели откладывают внедрение CRM до момента, когда объем задач станет критическим. Руководитель Panda Ads выбрал противоположный подход.
Это не первый проект, в котором я участвую. Соответственно, необходимость внедрения CRM, а не ведение задач в Excel, Telegram или Skype, была изначально. То есть когда мы только сидели у юриста, подавали документы на регистрацию юридического лица, уже понимали, что нам нужна CRM.
Александр Гаврилин, CEO digital-агентства Panda Ads
Изначально агентство работало в ПланФикс на протяжении шести лет. Система покрывала весь жизненный цикл взаимодействия с клиентами — от первого контакта до завершения сотрудничества.
В ПланФиксе было все, вся жизнь бизнеса: от знакомства с клиентом до акта сверки при расторжении договора. Изначально мы просто пошли выбирать систему управления и остановились на ПланФикс.
Препятствия в работе: когда сложность интерфейса снижает эффективность
Несмотря на функциональность ПланФикс, команда столкнулась с серьезной проблемой — сложностью освоения системы новыми сотрудниками.
Многие задачи в ПланФикс решались относительно сложно и долго. Плюс интерфейс системы, несмотря на все возможности кастомизации и регламенты, был достаточно сложным для понимания некоторыми членами команды.
Особенно остро это ощущалось при найме специалистов без опыта работы в digital-сфере. Вместо концентрации на профессиональных задачах сотрудники тратили значительное время на изучение интерфейса системы.
Важно, что человек видит в системе: «Создать действия в хронике» или «Написать комментарий в задаче». Суть одна и та же, но для новичков это более понятный язык, что сильно упрощает работу.
Выбор новой платформы: ключевые критерии
При поиске альтернативного решения команда сосредоточилась на двух принципиальных требованиях:
- Интуитивно понятный интерфейс — чтобы новые сотрудники могли быстро начать эффективную работу
- Встроенные финансовые инструменты — для контроля бюджетов и рентабельности каждого проекта
Для нас было критически важно вести финансы в той же системе, в которой мы ставим и выполняем задачи. В противном случае можно было бы легко потерять где-то какую-то сумму зачисления, какую-то цифру и так далее.
В результате анализа различных платформ выбор пал на Аспро.Cloud.
Миграция данных: две недели на полный переход
Процесс перехода оказался значительно проще ожидаемого благодаря возможности импорта данных из CSV.
Мы перенесли всю информацию и перевели команду в Аспро.Cloud, наверное, за недели две. Но нужно тоже понимать, что мы занимались внедрением неполный рабочий день.
Основная подготовительная работа заключалась в настройке пользовательских полей проектов для корректного импорта информации.
Организация рабочих процессов в новой системе
Управление продажами и лидогенерацией
Потенциальные клиенты обращаются в агентство через различные каналы:
- Электронную почту
- Формы на сайте
- Telegram-бот и WhatsApp
- Телефонные звонки
Интеграция с внешними каналами позволяет автоматически создавать карточки сделок в воронке продаж, избегая ручного ввода данных.
Система объединяет всю историю взаимодействия с клиентом в единой карточке, что исключает дублирование контактов и потерю информации.
Воронка продаж настроена с учетом специфики агентства и включает все необходимые этапы работы с потенциальными клиентами.
Автодействия обеспечивают непрерывность процесса — при переходе сделки на новый этап ответственному менеджеру автоматически ставятся соответствующие задачи.
По завершении сделки система автоматически инициирует передачу информации производственному отделу.
Управление проектами и задачами
После получения информации от отдела продаж специалисты создают отдельные проекты под каждую услугу. Например, при заказе таргетированной рекламы и SEO формируются два независимых проекта.
Особенность работы агентства — непрерывный характер проектов. Продвижение клиентов требует постоянной адаптации к изменениям алгоритмов, конкурентной среды и поведения пользователей.
Еженедельно менеджеры проектов формируют задачи для исполнителей. При этом команда сознательно не использует автоматические шаблоны и регулярные задачи.
На текущем этапе нашего развития в этом нет необходимости. У менеджера проекта в регламенте прописаны основные этапы работы с клиентом. В регламенте также прописаны цели работы, а как их достичь — менеджер решает в моменте. У нас достаточно быстро меняющаяся сфера.
Для анализа эффективности все специалисты фиксируют время выполнения задач. Автоматические отчеты позволяют сравнивать плановые и фактические показатели.
Финансовое управление проектами
Контроль финансов организован по проектному принципу. Первоначальная оплата происходит до передачи проекта в производство, далее клиенты вносят платежи ежемесячно.
Счета формируются непосредственно из карточек проектов с автоматическим заполнением реквизитов контрагентов.
Готовый документ отправляется клиенту по электронной почте одним нажатием кнопки.
Поступления и расходы фиксируются в карточке проекта, что позволяет в реальном времени отслеживать рентабельность и остатки бюджета.
Клиент оплатил счет, который включает в себя бюджет нашей услуги. Мы должны понимать, сколько мы можем еще потратить на рекламную систему, а сколько мы заработали с этого сами.
Результаты внедрения
В Аспро.Cloud стало удобнее работать с продажами, появилась более наглядная воронка. Не могу сказать, что удалось добиться прям каких-то результатов, но мы решаем все свои задачи, функционала хватает.
Переход на новую платформу решил основную проблему — упростил освоение системы новыми сотрудниками и повысил общую эффективность команды. Интеграция финансового учета с проектным управлением обеспечила полный контроль над рентабельностью каждого направления работы.
Опыт Panda Ads показывает важность выбора инструментов, соответствующих реальным потребностям команды. Иногда наилучшим решением становится не самая функциональная, а наиболее понятная и удобная система, которая не создает барьеров для продуктивной работы.
Проекты расползаются по чатам и таблицам? Соберите их в одном месте в Аспро.Cloud и управляйте легко. Попробуйте бесплатно 14 дней.