Как брендинговое агентство отказалось от 10 сервисов и повысило эффективность проектов — опыт DUGA®

Многие растущие компании сталкиваются с одной проблемой: инструменты множатся, но работать становится не проще, а сложнее. Каждый сервис решает свою задачу, но общей картины не видно. Именно с такой ситуацией столкнулось брендинговое агентство DUGA^®, когда поняло, что использует уже десяток различных платформ.

Мы изучили опыт команды и узнали у владельца компании Юрия Нарвина, как они перешли к единой системе управления и какие результаты получили.

О компании DUGA^®

DUGA REAL ESTATE BRANDING специализируется на комплексном брендинге в сфере недвижимости. Компания запустилась в 2021 году и за время работы завершила 83 проекта, принеся клиентам суммарный доход в 27 миллиардов рублей.

Основные направления деятельности:

1. Поиск и развитие уникальных характеристик объектов недвижимости
2. Разработка маркетинговых стратегий
3. Создание точек взаимодействия с целевой аудиторией
4. Запуск и ребрендинг в медиапространстве
5. Формирование корпоративной культуры заказчиков
6. Укрепление взаимоотношений девелоперов с покупателями

В штате агентства работают 22 специалиста по дизайну, маркетингу, аналитике и креативу. Среди постоянных партнеров — более 30 девелоперов, включая лидеров рынка недвижимости.

В портфолио компании входят проекты с такими клиентами, как ПИК, Ingrad, Forma, Knight Frank, Insigma, ГАЛС, Самолет, AB Development, AEON, Ziggurat и другими.

Проблемы разрозненной системы

Для организации рабочих процессов команда использовала множество специализированных платформ:

1. Asana — для управления проектами и постановки задач
2. amoCRM — для ведения сделок и контроля продаж
3. «Контур.Эльба» и MS Office Word — для создания документооборота
4. Notion — для базы знаний и адаптации новых сотрудников
5. Dropbox — для хранения рабочих материалов

Помимо основных инструментов активно применялись Google-сервисы и графические редакторы. По мере развития бизнеса количество используемых систем продолжало расти, но интеграции между ними не существовало.

«Из-за большого количества инструментов рабочий процесс был запутанным. Например, в amoCRM мы что-то продали, потом это куда-то потерялось. В Asana уже ведем проект, а цифры вообще в таблицах. Такая разрозненность не давала увидеть полную картину бизнеса», — рассказывает Юрий Нарвин, владелец и CEO брендингового агентства DUGA^®.

Критической точкой стало управление финансами. Весь учет велся в Google-таблицах, данные часто не соответствовали действительности, а сверка с банковскими операциями требовала значительных временных затрат.

«Мы с командой пытались внедрить сервисы для финучета, но нам не хватало аналитики по проектам. А это было критически важно для нас. Да и все равно финансы были бы отдельно от системы управления проектами», — отмечает руководитель.

Поиск комплексного решения

К зиме 2022 года стало очевидно: компании нужна ERP-система для централизованного управления всеми процессами.

«Мы поняли, что нам нужна ERP-система, чтобы хранить все в одном месте. До этого я никогда не сталкивался с таким софтом и не понимал его необходимость. Но все приходит с опытом», — делится опытом Юрий Нарвин.

Первоначально рассматривался вариант разработки собственной платформы, но от этой идеи отказались из-за необходимости значительных инвестиций ресурсов, времени и средств.

Команда провела анализ нескольких десятков готовых решений, но большинство не соответствовало требованиям по функционалу и удобству интерфейса. Ситуацию усложнял уход с рынка зарубежных сервисов, которые также не покрывали всех потребностей бизнеса.

В феврале 2023 года выбор остановился на Аспро.Cloud.

«Нам понравилось, что функционал системы довольно объемный: есть много разных решений и модулей. При этом все можно настроить под свои задачи, кастомизировать или убрать ненужные инструменты. И это для нас стало главным преимуществом», — объясняет Юрий Нарвин.

Для команды дизайнеров особенно важным оказался интуитивно понятный интерфейс без визуального перегруза.

Этапы внедрения

Переход на единую платформу проходил поэтапно. Приоритетом стала настройка прозрачной финансовой отчетности:

1. Настроена интеграция с банковскими системами
2. Размечены исторические финансовые данные
3. Выстроена структура отчета о прибылях и убытках
4. Добавлены статьи учета в модуле «Бюджетирование»
5. Организован учет финансов по отдельным проектам

Следующим шагом стал перенос клиентской базы и информации о сделках из предыдущей CRM-системы.

«Поначалу я очень боялся переходить с amoCRM. Ведь там у нас уже была база клиентов. Но надо сказать, что в Аспро.Cloud хорошо организован импорт. Мы просто выгрузили данные в CSV и в несколько кликов добавили их в новую систему», — рассказывает руководитель компании.

Миграция заняла всего неделю и прошла без потери данных. В результате удалось отказаться от семи отдельных сервисов и централизовать работу в единой системе.

Достигнутые результаты

Бесшовная передача между отделами

Ранее отдел продаж и проектные команды функционировали изолированно друг от друга. Менеджеры проектов часто не владели информацией о договоренностях, достигнутых на этапе переговоров с клиентом.

Внедрение единой системы кардинально изменило ситуацию. Теперь менеджер проекта и ключевые участники команды подключаются к работе с клиентом уже на стадии брифинга и совместно ведут его по воронке продаж.

«Раньше у нас такой практики не было, и для нас это стало настоящим прорывом. Нам удалось выстроить бесшовную передачу проекта на всех его этапах», — подчеркивает Юрий Нарвин.

Автоматизация коммерческих предложений

Команда добавила в каталог системы все оказываемые услуги. Теперь при подготовке коммерческих предложений информация о продуктах и ценах автоматически подставляется в документы, что снижает вероятность ошибок и экономит время.

«Раньше нашему коммерческому директору приходилось вручную создавать коммерческие предложения и каждый раз готовить презентации для клиентов. В Аспро.Cloud этот процесс проходит в несколько раз быстрее», — отмечает владелец агентства.

Мгновенный доступ к финансовой аналитике

Контроль финансового состояния компании стал значительно проще благодаря настраиваемым дашбордам и автоматическим отчетам.

«Для меня, как для собственника, крайне важно видеть общее состояние бизнеса в цифрах и понимать, где мы сейчас находимся. В этом помогают дашборды, которые можно моделировать под себя. У меня больше нет огромного количества „мертвых“ табличек, и теперь я могу быстро увидеть обороты, доходы и расходы», — делится впечатлениями Юрий Нарвин.

При необходимости детального анализа руководитель может углубиться в специализированные отчеты и выявить области, требующие особого внимания.

Стандартизация проектных процессов

В системе был создан шаблон типового проекта с четко прописанными этапами, ключевыми точками и задачами.

Для запуска нового проекта достаточно выбрать готовый шаблон — вся необходимая структура и техническая информация уже зафиксированы в соответствующих задачах.

Планы развития

«Аспро.Cloud — ядро нашего бизнеса, благодаря которому мы можем эффективно работать. Мы рады, что нас слышат, и готовы участвовать в развитии системы», — резюмирует Юрий Нарвин.

Команда продолжает изучать возможности платформы и планирует дальнейшие улучшения:

«Не могу сказать, что мы уже целиком освоили систему. Инструментов еще много. В перспективе мы планируем внести все расходы по проектам и посмотреть их рентабельность. Благодаря этому мы сможем сфокусироваться не на оборотах и продажах, а на эффективности каждого проекта. И с учетом этих показателей выстроить систему мотивации», — рассказывает владелец агентства о планах на будущее.

Выводы

Опыт DUGA^® показывает, что переход от множества разрозненных инструментов к единой системе управления может значительно повысить эффективность работы агентства. Ключевые преимущества централизованного подхода:

1. Полная прозрачность передачи проектов между отделами
2. Автоматизация рутинных процессов подготовки документов
3. Мгновенный доступ к актуальной финансовой аналитике
4. Стандартизация проектных процессов

8 материалов для эффективного управления проектами

Планируйте сроки, ставьте задачи исполнителям, контролируйте прогресс и управляйте бюджетом. Готовые шаблоны и чеклисты для основных процессов в работе менеджера.

Скачать бесплатно