Кейс Аспро.Cloud: как DEEPSOUND оптимизировала управление арендным бизнесом

Прокат сценического оборудования — сфера, где каждый заказ уникален, а планирование ресурсов критически важно. Особенно это становится очевидным в периоды изменений на рынке, когда участникам отрасли приходится адаптировать подходы к работе.

О компании DEEPSOUND

Компания DEEPSOUND работает в сфере технического обеспечения культурных событий много лет. Спектр услуг включает:

1. Проектирование сценографии и создание декораций.
2. Прокат профессиональной звуковой, световой и видеотехники.
3. Поставка готовых сценических комплексов.
4. Полное техническое сопровождение мероприятий.

Клиентская база состоит преимущественно из B2B-заказчиков: концертных агентств, муниципальных организаций, отделов культуры. За годы работы было реализовано тысячи проектов разного масштаба.

Изменения на рынке заставили отрасль пересмотреть операционные процессы. Компания адаптировалась к новым условиям, сосредоточившись на проектном подходе к управлению.

Вызовы, которые требовали решения

Руководство DEEPSOUND обратилось за консультацией по автоматизации бизнес-процессов в условиях обновленной структуры компании. После детального аудита специалисты определили ключевые области для оптимизации.

Прежние подходы к ведению заказов создавали избыточную нагрузку на сотрудников и не полностью отражали специфику арендного бизнеса.

Переход к проектному управлению

Отказ от классической воронки продаж

Анализ показал, что классическая модель управления сделками не полностью соответствует потребностям бизнеса. Основные причины:

1. Клиенты часто обращаются самостоятельно при возникновении потребности.
2. Специфика услуг требует индивидуального подхода к каждому заказу.

Вместо традиционной воронки продаж все этапы взаимодействия с клиентом — от обсуждения условий до завершения работ — теперь ведутся через инструменты проектного управления.

Устранение дублирования процессов

Ранее возникала ситуация, когда работа дублировалась: коммерческие предложения формировались в одном модуле, после чего вся деятельность переносилась в проектный модуль.

В результате доработки функционала появилась возможность привязывать коммерческие предложения и другие документы непосредственно к проектам, что исключило дублирование операций и потерю данных.

Создание унифицированного шаблона

Был разработан универсальный шаблон проекта, охватывающий основные направления деятельности компании:

1. Комплексное обслуживание мероприятий «под ключ».
2. Предоставление оборудования в аренду без дополнительных услуг.

Оптимизация коснулась и детализации задач. Вместо множества мелких поручений создаются укрупненные задачи с подробными чек-листами, что упрощает контроль выполнения.

В описание каждой задачи встроен шаблон отчетности для стандартизации процессов.

При поступлении обращения руководитель проекта быстро инициирует работу по готовому шаблону. Система автоматически:

1. Загружает перечень необходимых мероприятий.
2. Назначает ответственных исполнителей.
3. Предоставляет возможность быстрого формирования документов.

Всё взаимодействие с заказчиком фиксируется в карточке проекта: переписка, история звонков, встречи, финансовые операции.

Финансовое планирование и контроль

Отдельное внимание уделили настройке учета финансов по проектам. Консультации с руководителями и бухгалтерией помогли выстроить прозрачную систему планирования и контроля затрат.

Учет движения средств

Бухгалтер регистрирует все финансовые операции и сразу распределяет платежи по соответствующим статьям и проектам. Это обеспечивает корректное сопоставление плановых и фактических показателей.

Централизованный доступ ко всем счетам, актам и коммерческим предложениям позволяет быстро находить документы по статусу или срокам оплаты.

Бюджетирование в рамках проектов

Каждый проект получил собственную финансовую модель:

1. Менеджеры устанавливают плановые поступления и расходы.
2. Фиксируются фактические денежные потоки.
3. Система автоматически выявляет отклонения от графика.

Такой подход обеспечивает точный контроль рентабельности каждого заказа.

Ведение документооборота

Для оптимизации работы с договорами внедрили пользовательские списки — гибкий инструмент для создания структурированных таблиц под специфические потребности компании.

Преимущества решения:

1. Один договор может быть привязан одновременно к контрагенту и проекту.
2. Все соглашения с клиентом отображаются в его карточке.
3. В карточках проектов видно, на основании какого документа ведется работа.

Коммуникации и телефония

Интеграция с системой телефонии обеспечила полную фиксацию телефонных разговоров. Все входящие и исходящие вызовы записываются и сохраняются в системе.

Для руководителя, который часто работает удаленно, это решение стало особенно ценным — появилась возможность контролировать качество общения сотрудников с клиентами.

Дополнительно в карточки контрагентов добавили поле для аккаунтов в социальных сетях. Эта информация используется для формирования целевых аудиторий в маркетинговых активностях.

Планирование ресурсов

Календарное планирование помогает избежать накладок при распределении оборудования между одновременными мероприятиями.

Сотрудники отмечают даты мероприятий и периоды, когда техника будет занята. Личные календари используются для напоминаний о необходимости связаться с клиентами.

Обучение команды

Процесс внедрения включал комплексную подготовку персонала:

1. Онлайн-консультации в ходе настройки системы.
2. Очная встреча для демонстрации полного цикла работы.
3. Практические рекомендации по ведению проектов и финансовому учету.

Результаты трансформации

Проведенные мероприятия позволили DEEPSOUND достичь следующих результатов:

1. Стандартизация процессов — единые шаблоны для всех типов проектов.
2. Повышение прозрачности — руководство получило полный контроль над операциями.
3. Сокращение административной нагрузки — автоматизация рутинных операций.
4. Улучшение планирования — точный учет ресурсов и финансов.

Несмотря на специфичность арендного бизнеса, удалось адаптировать платформу под уникальные потребности компании и выстроить все этапы обработки заказов в рамках единой системы.

Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса

Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.

Выбрать время