От хаоса в Telegram к прозрачным процессам с Аспро.Cloud: управленческий поворот в агентстве
Когда компания только начинает, Telegram кажется самым удобным способом общения. Быстро, бесплатно и без лишних настроек. Но с ростом команды и потоком проектов мессенджеры превращаются в хаос. Сообщения смешиваются, задачи теряются, а сроки начинают срываться.
Так и произошло в LAVA AGENCY. Когда агентство стало масштабнее, стало ясно, что вести работу через чаты невозможно. Команда приняла решение перейти на систему управления проектами, чтобы собрать задачи, переписки и дедлайны в одном месте. Но первый выбранный инструмент не оправдал ожиданий, и тогда появилась необходимость найти более подходящую платформу.
Мы поговорили с Иваном Ревковым, операционным директором LAVA AGENCY. Он рассказал, как команда внедрила Аспро.Cloud, какие инструменты стали ключевыми и как изменился рабочий процесс.
О LAVA AGENCY
LAVA AGENCY — digital-агентство, которое уже более семи лет помогает бизнесу продвигаться в социальных сетях и решать маркетинговые задачи.
Команда занимается:
- разработкой SMM-стратегий;
- созданием контента и съемкой;
- настройкой таргетированной рекламы;
- сотрудничеством с инфлюенсерами.
Продвижение в соцсетях — сильная сторона агентства, но команда работает комплексно.
«Мы не ограничиваемся только SMM. Мы строим маркетинговые стратегии, делаем сайты и подключаем дополнительные digital-каналы, например контекстную рекламу. Клиент получает не набор отдельных услуг, а систему продвижения, которая работает на результат», — говорит Иван.
В портфолио агентства есть проекты разных масштабов — от стартапов до международных брендов. Среди клиентов:
- Marriott;
- Inglot;
- Creative Kitchen;
- Novikov Group;
- Tesla Moscow Center.
«Особенно запомнилось сотрудничество с Marriott Imperial Plaza. Мы работали с брендом целый год по двум направлениям: банкетный зал и отель. Вели соцсети и регулярно организовывали съемки на территории. Для такого проекта нам нужна была большая команда, и важно было соблюдать строгие правила международного бренда», — отмечает Иван.
Также у агентства есть отдельное направление по развитию личных брендов.
«Мы работали с артистами и лидерами мнений, например с певицей Glukoza, блогерами Яной Левенцевой и Сергеем Косенко. Это помогло нам адаптировать стратегии под разные аудитории и задачи», — добавляет Иван.
Далее расскажем, как команда работала до перехода на Аспро.Cloud.
Почему работа в Telegram перестала работать
Раньше команда вела всю работу в Telegram. Клиенты общались отдельно, команда — отдельно. Задачи ставили в рабочем чате или личных сообщениях. Сначала это было удобно, но со временем система дала сбой.
«Задачи стали теряться, люди забывали про дедлайны. Мы поняли, что так дальше нельзя», — говорит Иван.
Тогда команда решила перейти на сервис управления проектами. Идея была проста: собрать задачи, переписки и сроки в одном месте. Но выбранный сервис оказался не тем решением, которое нужно агентству.
«Интерфейс выглядел устаревшим, как будто его не обновляли несколько лет. Функций почти не добавляли. Мы вынуждены были подстраивать процессы под систему, а это неудобно. И при этом сервис оказался дороже, чем Аспро.Cloud», — объясняет Иван.
Команда начала искать новый инструмент, который закрывал бы все потребности.
Что было важно при выборе новой системы
У LAVA AGENCY были четкие критерии:
- регулярные обновления и развитие функционала;
- современный и понятный интерфейс;
- универсальность для разных типов проектов;
- полный набор инструментов для ведения проектов.
Команда тестировала несколько платформ, но в итоге остановилась на Аспро.Cloud.
«Коллега посоветовал Аспро.Cloud как сервис для выставления счетов. Я открыл систему и понял, что это не просто документооборот. Это полноценная система управления бизнесом, которая нам нужна», — рассказывает Иван.
После этого началось внедрение.
Как проходило внедрение Аспро.Cloud
Команда внедряла систему самостоятельно, так как уже имела опыт внедрения похожих инструментов. Интерфейс оказался понятным, поэтому помощь специалистов не понадобилась.
«Сложность была в том, чтобы настроить систему под особенности агентства. Мы пробовали разные настройки и за неделю настроили все процессы», — говорит Иван.
Далее расскажем, какие инструменты Аспро.Cloud команда использует в работе.
Как агентство организовало процессы через Аспро.Cloud
Контроль проектов
Ежемесячно агентство ведет десятки проектов. Аспро.Cloud помогает держать контроль. У каждого проекта есть карточка, где хранится вся информация: требования, бюджет, задачи, сроки и ответственные.
«К нам часто возвращаются клиенты, с которыми мы уже работали. Когда есть история проекта, специалисты быстрее погружаются в работу», — отмечает Иван.
Задачи в проектах
«С помощью проектов в Аспро мы контролируем работу команды. Мы видим, где могут возникнуть проблемы, и решаем их заранее», — говорит Иван.
Чтобы ускорить запуск проектов, команда создала шаблоны под разные направления. Менеджеру достаточно выбрать шаблон, и система автоматически добавляет задачи и настройки. Сотрудники сразу начинают работать, не тратя время на планирование.
Автоматизация повторяющихся задач
У агентства есть задачи, которые повторяются регулярно, например подготовка еженедельной отчетности. Создавать их вручную каждый раз — трата времени. В этом помогают регулярные задачи.
Команда создала шаблоны повторяющихся задач, указала содержание, сроки и ответственных, настроила автоматическое повторение. Теперь система сама создает задачи в нужное время.
Так команда меньше времени тратит на рутину и больше работает над стратегией и креативом.
HR-воронка без ненужных инструментов
Ранее процесс подбора сотрудников требовал использования множества сервисов, что усложняло контроль каждого этапа. Компания LAVA AGENCY решить эту задачу, внедрив полноценную HR-воронку внутри CRM.
Система охватывает весь цикл найма — от первоначальной заявки до повторной встречи. HR-специалист всегда знает, на каком шаге находится каждый кандидат, и понимает, кто должен быть следующим в контакте. Каждое обращение автоматически преобразуется в сделку с полным набором данных: контактная информация, резюме, примеры работ.
Для сохранения всех переговоров команда интегрировала Telegram-бота. При поступлении сообщения от кандидата система мгновенно создаёт карточку сделки и фиксирует всю переписку в ней.
«Кандидат отправляет заявку через Telegram-бота — мы сразу получаем оповещение в CRM и начинаем работу. Сначала выбираем профессию, потом отмечаем источник привлечения для анализа эффективности. Все этапы теперь сосредоточены в одной системе — никаких внешних платформ», — рассказывает Иван.
Теперь вся работа с кандидатами происходит автоматизированно: всё поступает в единую точку, без необходимости сбора откликов вручную из разных источников.
«Общение стало комфортнее — теперь можно взаимодействовать с кандидатами напрямую в системе, а не через частные аккаунты», — заключает Иван.
База кандидатов и теги
Команда использует базу кандидатов, которая формируется автоматически из всех контактов. Это позволяет быстро находить специалистов и возвращаться к ним позже.
«В Аспро.Cloud удобно фильтровать базу, чтобы в будущем быстро найти нужного кандидата и не начинать найм с нуля», — говорит Иван.
Благодаря этому команда стала обрабатывать отклики в два раза быстрее.
Контроль встреч и совещаний
Раньше у агентства была путаница в расписании встреч. Чтобы решить проблему, команда начала использовать общий календарь в Аспро.Cloud. Все события создают с привязкой к проектам и участникам. Так видно, кто участвует, по какому проекту встреча и какие вопросы нужно обсудить.
Команда настроила повторяющиеся события. Теперь еженедельные встречи продлеваются автоматически.
Чтобы никто не пропускал встречи, настроили напоминания. Система отправляет уведомления всем участникам заранее.
База знаний вместо разбросанных документов
Вместо фрагментированной системы хранения документов команда перешла к централизованной базе знаний. Ранее ключевые материалы — регламенты, контракты, инструкции — рассредотачивались по различным платформам, из-за чего их поиск занимал значительное время. Теперь вся информация собрана в едином пространстве Аспро.Cloud:
- правила работы;
- обучающие видео;
- справочник по продуктам и тарифам;
- должностные инструкции;
- шаблоны продаж.
Доступ к материалам организован с учётом ролей пользователей: сотрудники отделов продаж получают доступ к чек-листам, руководство — к договорам и отчётности. Такой подход обеспечивает структурирование данных, исключает дублирование и защищает конфиденциальную информацию.
Помимо управления проектами и воронки HR, агентство внедрило учёт финансов и модуль онбординга.
Благодаря ему новички проходят обучение и адаптацию внутри платформы. Созданы персонализированные обучающие курсы и методические материалы для каждого направления — от стандартов работы до руководств по взаимодействию с клиентами. С первого дня сотрудник разбирается в внутренних процессах и быстрее встраивается в команду.
«У нас реализован гибкий и автономный онбординг. Каждый новый работник завершает все шаги, ни одно задание не остаётся незавершённым», — отмечает Иван.
Также настроена автоматическая передача данных из банка «Точка». Все поступления и траты моментально попадают в систему. Финансисты сверяют информацию и готовят отчёты без ручного ввода. Для оперативности счета и акты оформляются напрямую в платформе.
Результаты и планы на будущее
Агентство использует Аспро.Cloud не только для работы с клиентами, но и для внутреннего управления SMM-командой, отвечающей за продвижение в социальных сетях. У них сформировано живое сообщество: ежемесячный охват превышает 3,5 миллиона пользователей, а количество подписчиков достигло более 100 тысяч. В системе реализовано управление контентом, анализом и задачами по той же логике, что и у клиентов — всё чётко, с прозрачным графиком, сроками выполнения и единой точкой взаимодействия.
После запуска системы значительно снизилась рутинная работа, освободилось время на клиентов, креатив и стратегическое планирование, — рассказывает Иван. — Коммуникации стали эффективнее, согласование задач происходит быстрее, решения принимаются оперативно — вся необходимая информация доступна сразу.
Благодаря Аспро.Cloud в работе появились структура и порядок: меньше теряется данные, а контроль стал прозрачным, — суммирует он.
Далее команда планирует автоматизировать внесение данных о кандидатах при оформлении договоров, чтобы избавиться от лишних действий.
Завершая, Иван добавляет:
— Не смог найти аналогичного сервиса с таким удобством интерфейса и такой частотой обновлений — раз в неделю. К тому же Аспро.Cloud оказался дешевле многих конкурирующих решений.
Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса
Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.