Как повысить производительность команды с помощью доски проектов в стиле Канбан

Дословный перевод: «Кан» — визуальный, «бан» — доска.

Приведем результаты компаний, которым успешно удалось применить этот метод.

Компания Arta Software, выпускающая программное обеспечение, в отделе разработки внедрила методологию Канбан после того, как регулярно стали срываться сроки, а приоритетные задачи невозможно было срочно взять в работу. После внедрения Канбан, по оценке заказчиков Arta Software, срочные заказы для них стали выполняться 2 дня вместо 2 недель, а срок получения фичи (с момента начала непосредственной разработки до выпуска) сократился от 31 до 18 дней.

В одном из подразделений провайдера комплексных услуг и технологических продуктов T-Systems метод Канбан помог сократить количество одновременно выполняемых задач и временной разрыв между разработкой и тестированием. Внедренные методы ускорили процесс реализации функционала и исключили из работы подвисшие задачи.

Так как же этот метод помогает ускорить бизнес-процессы?

Для начала разберемся, для каких процессов полезен «Канбан».

1. Типовым проектам, реализующимся по одному и тому же плану.
2. В бизнесе, где идет непрерывный поток проектов. Например, разработка сайта, лендингов, мобильных приложений, поддержка и развитие сайта, продвижение и реклама, создание контента.
3. В сплоченных и опытных командах, где все ориентированы на результат и готовы помогать друг другу преодолевать заторы в процессе работы. Например, программист Саша факапит задачу. Из-за этого проект не переходит на следующий этап, а для Саши на предыдущем уже накопились новые задачи. В итоге — процесс тормозится. На помощь вызывается шустрый Пантелей, у него есть знания и навыки, достаточные для того, чтобы помочь Саше завершить текущую задачу и разгрести новые.
4. Где важнее скорость реагирования на изменения, а не четкое соблюдение плана и придерживание жестких дедлайнов.

Понять общий принцип канбан и за счет чего достигаются результаты можно из этого видео. Уточним: нижний процесс — «чистой воды» канбан.

Практика

А теперь на практическом примере расскажем, как внедрить и использовать «Канбан» в команде.

В веб-студии «Пространство», занимающейся разработкой веб-сайтов, начались серьезные проблемы после того, как они одновременно разрабатывали более 30 сайтов.У исполнителей накопилось большое количество незавершенных задач, а срок реализации проектов задерживался на 1-2 месяца. Разработчики не могли определить, над каким проектом работать в первую очередь.

Руководитель веб-студии «Пространство» не стал брать новых сотрудников, а решил выяснить причины задержки выполнения проектов и устранить их.Старую поговорку «Нельзя управлять тем, чего не видишь» руководитель решил дословно применить на практике.

1 шаг. Визуализация бизнес-процессов с помощью канбан-доски

Руководитель собирает проектную группу и все вместе на листе бумаги прописывают этапы и подэтапы, по которым идет процесс разработки веб-сайта.

После этого в Аспро.Cloud создается доска проектов. Прописываются этапы и чек-лист для каждого из них.

2 шаг. Создание проектов

Далее на доске создаются текущие проекты, указываются бюджет, сроки, этап, отмечаются выполненные пункты.

На момент внедрения «Канбан» в команде было 2 проектировщика, 2 дизайнера, 1 верстальщик, 4 разработчика и 1 тестировщик. С учетом такого состава визуально стало ясно: загрузка отделов неравномерна, а на очереди — немало работы. На этапе «Дизайн» — 6 проектов, в которых почти ни один пункт еще не выполнен. Дизайнеры не могут закончить свой этап, и передать верстальщику, а у него тем временем заканчиваются задачи.

Разработчики одновременно ведут 12 проектов, из-за чего ни один проект никак не может перейти на заключительный этап, а компания — получить оплату.

3 шаг. Ограничение незавершенной работы

Следующий шаг на пути к внедрению канбан — WIP limit (Work In Progress limit), что означает ограничение незавершенной работы на каждом этапе разработки.

Итак, на этапах «Дизайн» и «Разработка» образовалось чрезмерное количество проектов. Такие проекты не только не приносят прибыли, но и убыточны.

Руководство решает установить лимиты на одновременно взятые в работу проекты по такой логике: каждый проектировщик, дизайнер, разработчик может одновременно вести по 2 проекта и пока полностью не будет завершена работа над ними, не брать новые.

Так, пока техническое задание или макеты согласовывает заказчик — исполнители приступают к другому проекту. Если проект возвращается на доработку или правку — исполнители завершают его, согласовывают и передают на следующий этап. Примерно та же ситуация и с разработчиками: пока сайт тестируется и может быть возвращен на доработку, он берет только один проект.

Если работа по каким-то причинам блокируется, например, из-за отсутствия оплаты или длительного согласования, то карточка возвращается на этап «Подготовка», а специалист берет новый проект.

В итоге на этапе «Проектирование», «Дизайн», «Верстка» допускалось 4 проекта, на этапе «Разработка» — 8, на этапе «Тестирование» — 2.

А на этапе «Подготовка», куда менеджеры помещают заказы, решили добавлять от 4 до 8 карточек. Если карточек становится меньше 4 — это сигнал того, что нужно срочно подтянуть продажи, поторопить клиентов или повысить маркетинговые активности. Если вдруг намечалось больше 8 проектов, то менеджеры договаривались с клиентами на более поздний срок.

После ограничения количества незавершенной работы команда стремится к заданным показателям и созданию непрерывного процесса работ. Превышение или сокращение допустимого количества проектов на каждом этапе — плохой показатель и сигнализирует о том, что в процессе разработки есть проблемы и его нужно пересмотреть.

К примеру, в разработке числится 12 проектов, вместо положенных 8. Благодаря канбан-доске руководитель сразу видит это и выясняет причины простоев.

Это может быть типовой проект, который застрял на этапе тестирования, потому что задание было плохо спроектировано. В следующий раз проектировщики будут тщательнее прорабатывать детали и согласуют проект с тестировщиками.

Или процесс в команде часто стопорится из-за длительных согласований с заказчиками, поэтому следует пересмотреть принципы работы с ними.

Благодаря вычеркнутым пунктам в карточке проекта руководитель понимает, какой объем работ выполнен на этапе, и как скоро он перейдет на следующий.

Если этапы выполняются параллельно, например, «Дизайн» и «Разработка», карточки проекта можно перемещать между колонками и смотреть, что выполнено, какие этапы не завершены.

4 шаг. Расстановка приоритетов

Из колонки «Подготовка» в работу должны идти только наиболее критичные и важные проекты.Причем очередность проектов, пока их не взяли в работу, может меняться в любой момент, в зависимости от потребностей заказчиков.

5 шаг. Изменение доски проектов и создание новой

Бизнес-процессы все время меняются, добавляются новые пункты работы, удаляются ненужные.

В Аспро.Cloud в любой момент можно изменить доску проектов, добавить новые этапы или удалить ненужные. Измененный чек-лист работ автоматически подтянется во все текущие проекты.