Как правильно ставить задачи, чтобы их выполняли: правила, методики и рекомендации

Умная, ясная и быстрая задача: SMART, CLEAR, FAST

Существует множество методов постановки задач. Они помогают разложить цели по полочкам, сделать конечный результат более доступным и понятным исполнителю, мотивировать его на выполнение и не позволяют упустить ничего важного.

Самый известный метод — SMART. Аббревиатура образована от пяти слов-характеристик, которыми должна обладать грамотно поставленная задача.

Схема создана с помощью ментальных карт в Аспро.Cloud. Подробнее тут.

Например, вам нужно поставить задачу отделу продаж и обозначаете ее следующим образом:

— Повысить конверсию продаж.

Как будет звучать она же, но правильно поставленная по SMART:

— Повысить конверсию продаж на 15% к 18.06.2022 по сравнению с прошлым периодом за счет специального ограниченного предложения на скидку постоянным клиентам. При достижении результата отделу будет выписана премия.

Задача развернуто описывает методы и цель, что делает ее конкретной, измерима за счет четкого процентного показателя, достижима, так как предлагается введение специального предложения, значима для отдела и компании, ограничена во времени четким дедлайном. В сравнении этих двух задач становится очевидно какая формулировка не вызовет вопросов исполнителя и поможет прийти к четкому результату.

Метод CLEAR

Эту методику разработал Адам Кри — бизнес-тренер и гребец из Канады. CLEAR стала альтернативой модели SMART. Ее принципиальное отличие в том, что с CLEAR возможно ставить более гибкие задачи, которые легко видоизменить в зависимости от обстоятельств. А также — использовать CLEAR лучше всего для регулярных задач и командной работы, когда в работе задействованы несколько сотрудников. Это отражено в описании и расшифровке методики.

Рассмотрим детальнее принципы по методике CLEAR. Почему выделены именно такие критерии?

1. Командная или коллективная задача выполняется в сотрудничестве, может обращаться к опыту нескольких отделов компании и способствовать их коллаборации.
2. Ограничения, например, на продолжительность и/или масштаб вашей задачи, сделают ее более ясной и достижимой.
3. Эмоциональный аспект часто очень важен, особенно в командной работе, и впечатления могут влиять на то, как сотрудник подходит к выполнению задачи. В CLEAR значительная часть успеха зависит от того, как «зарядить» команду на выполнение задачи, задействовать их энергию и энтузиазм.
4. Разделение больших задач на более мелкие и легкие помогут команде чувствовать прогресс и позитивное движение к конечной цели.
5. Гибкость задачи необходима особенно для долгосрочных целей, так как по мере возникновения изменений рынка или курса компании, необходимо менять задачи соответственно.

Метод FAST

Методика за авторством Массачусетского технологического института. Она, как и CLEAR, больше ориентирована на командную работу и желание исполнителей участвовать в задаче. FAST помогает фокусироваться на важных для компании задачах и качественно их выполнять. FAST предполагает следующие критерии:

Раскроем подробнее принципы, которые взяты за основу метода FAST.

1. Часто обсуждаемые. Это значит, что в момент постановки задачи вы не забываете о ней, постоянно даете обратную связь и при необходимости корректируете в зависимости от обстоятельств. Кроме того, обсуждения задач способствует более глубокому пониманию у исполнителя.
2. Амбициозные. Методика FAST предполагает, что цели могут быть трудными, но в то же время — достижимыми. Амбициозность задач может подтолкнуть сотрудников к смелым решениям, креативности и новым идеям.
3. Конкретные задачи уточняют, разъясняют, что ожидается от сотрудников, помогают определить эффективные элементы в работе. Кроме того, дают понимание, как достичь результата и измерить прогресс.
4. Прозрачные. Когда команда может видеть стоящие за задачей более крупные достижения, то могут направлять для их реализации больше сил. Более того, прозрачность целей и понимание как задача способствует успеху организации в целом может стать одним из главных факторов вовлеченности и энтузиазма сотрудников.

Важные правила хороших задач

Работая по одной из методик построения цели, стоит помнить и о других важных правилах постановки задач. Они носят характер общих рекомендаций и хорошо интегрируются в любую из методик, приведенных в нашей статье (а также других). Итак, ключевые моменты, которые способствуют работе.

Задача зафиксирована в таск-менеджере

Можно долго и подробно обсуждать задачи на словах с исполнителем, полагая, что информация усвоена, а задача будет сделана. Но в рабочем дне незафиксированные задачи просто потеряются в общем потоке информации, всегда присутствует человеческий фактор, сотрудник может просто забыть о чем вы говорили несколько часов назад. Именно поэтому задачи должны быть зафиксированы. А таск-менеджер позволяет не только записать необходимые дела, но и следить за их выполнением, хранить релевантные документы непосредственно в задаче.

В первую очередь сформируйте название четко и развернуто — оно должно отражать смысл задачи. Хорошее название будет описывать не процесс, а результат, и отвечать запросу «Что делать»: не «Ищем варианты для рекламы», а «Разработать предложения с вариантами размещения рекламы». Также не используйте узкоспециализированный сленг, если не уверены, что все коллеги вас поймут. Это может усложнить и затянуть выполнение задачи как минимум потому, что сначала сотрудник пойдет гуглить непонятные ему слова или аббревиатуры.

Задача описана детально

Убедитесь, что вы описали все необходимые моменты, прикрепили требуемые материалы. Это значительно сэкономит вам время как постановщику, избавив от лишних вопросов ответственного за выполнение. Вам может казаться что-то очевидным, а для сотрудника — нет. Поэтому постарайтесь как можно конкретнее и подробнее описать какими средствами и какого результата вы хотите добиться.

Кроме того, погружайте исполнителя в контекст, расскажите почему выполнение задания важно для него лично или для компании, это добавит мотивации к труду в соответствии с рассмотренными ранее методами. Для гарантированного результата, создайте специальное руководство с правилами как создавать задачу — в Аспро.Cloud вы можете закрепить эти внутренние рекомендации компании в корпоративной базе знаний.

Определены дедлайн и приоритет

Задача без сроков больше похожа на вольную рекомендацию, чем на важный элемент в работе. Определите приоритет задания (низкий, средний или высокий). А также узнайте, сколько времени может понадобиться специалисту, чтобы закончить, и выставите адекватные сроки выполнения.

Узнать о необходимом для выполнения времени можно двумя способами: спросить сотрудника (понимая, что эти данные могут быть очень субъективными) или ввести в компании культуру записи времени. Запись времени с тайм-трекером в Аспро.Cloud поможет вам как руководителю сориентироваться в сроках и возможностях отдельных членов команды и всего коллектива. Кроме того, на основании данных тайм-трекера возможно назначать выплаты сотрудникам.

Назначен ответственный

К тому же, личная ответственность аккумулирует личную заинтересованность сотрудника в выполнении задания. Кроме определения ответственного важно понимать, что задача поручена тому, кто с ней справится. Если в нагрузку к основной работе менеджера по продажам вы поручите ему нанять нового программиста, результат может разочаровать. Если в компании нет нужного работника, то необходимо убедиться в компетентности ответственного за задачу заблаговременно.

Отражен результат

По окончанию задачи, если вы оставите комментарий с полезными ресурсами или использованные контакты, а также опишете, что помогло вам выполнить задание быстрее или комплекснее, то это станет бонусом в будущем: ускорит выполнение повторяющихся задач, а делегировать их будет гораздо проще.

Как проверить выполнение задачи — инструменты CRM

Статусы задач

Самый очевидный способ — посмотреть на канбан-доске какие задачи на каких этапах находятся. Это удобно, если вам необходимо быстро и без погружения в детали определить, чем занята команда на данный момент. В стандартных настройках рабочий процесс содержит четыре этапа: сделать, в работе, сделано, завершено. Однако в зависимости от сферы бизнеса, гибкие рабочие процессы можно дополнить собственными этапами.

Чек-листы и подзадачи

Пользуйтесь чек-листами при описании шагов в достижении цели или подзадачами, чтобы разбить одну крупную задачу — тогда вам будут доступны детальные данные о прогрессе выполнения. Достаточно будет открыть задачу и проверить на каком пункте остановился исполнитель.

Отчет исполнителя

В Аспро.Cloud предусмотрена специальная вкладка, где по завершению задачи исполнитель может прикрепить комплексный отчет о проделанной работе. А с помощью графического редактора, возможно акцентировать внимание на различных элементах отчета, прикрепить изображения или видео, таблицы, ссылки.

Как только внесены важные изменения в рабочий процесс, например, задача, где вы постановщик, отправлена на проверку или завершена, вы узнаете об этом моментально благодаря оповещениям системы. Получайте уведомления в браузере, на телефон или по e-mail, активировав нужные опции в настройках. Кроме того, во вкладке уведомлений Аспро.Cloud предусмотрено разделение по важности, которое позволит вам выделить суть из общего потока, отсеять важные события, где требуется ваша реакция или действие.

Если все же у вас остаются вопросы в контексте выполнения задачи, задайте их напрямую в карточке. Благодаря удобным комментариям в Аспро.Cloud вы можете общаться, обмениваться файлами и документами. При этом вся информация сохранится в одном месте и не придется искать нужные данные по чатам или электронным письмам. Отметьте пользователя через символ @ или призовите его к ответу с помощью специальной функции. Ни один комментарий не останется проигнорированным, ведь ответ на такой запрос в системе обязателен.

В заключении