Сегодня база знаний расширила свои возможности и превратилась в полноценный SaaS-сервис, доступный не только пользователям Битрикс24. Она предоставляет организациям пространство для хранения и систематизации всей накопленной информации, включая руководства, инструкции, документацию, шаблоны и скрипты продаж.

Одно из главных преимуществ Атлас24 заключается в возможности быстрого доступа к документам из любой точки мира и их редактирования вместе с коллегами. Сервис позволяет делиться ссылками на материалы и проводить тестирования сотрудников. Атлас24 является полностью российским продуктом, который может стать достойной альтернативой зарубежным решениям, например, популярному Atlassian Confluence, обеспечивая сохранность данных.

Число установок Атлас24 уже превысило 10 000 и продолжает расти с каждым днем. В статье мы подробно расскажем о возможностях сервиса и о том, как с его помощью можно преобразить информационный хаос в грамотно настроенную систему.

Добавляйте и структурируйте информацию

Функционал базы знаний позволяет легко настраивать простую и гибкую структуру папок в виде дерева. Для добавления новых папок и документов достаточно кликнуть по соответствующим иконкам в верхнем левом углу. Папки легко перемещаются в рабочем пространстве. Помимо этого, вы можете добавлять документы в избранное — это будет закрытая папка, недоступная для других пользователей.

Внутри документов пользователям доступен интуитивный текстовый редактор, позволяющий форматировать текст, в зависимости от ваших потребностей. Вы можете изменять шрифт, размер, цвет и расположение текста. Есть возможность вставлять ссылки, прикреплять файлы (например, документы в формате doc или xlsx) и блоки цитирования. Вы можете вставлять фото и видео по ссылке, например, вы можете легко добавить обучающий ролик с YouTube и просматривать его прямо в документе.

Функционал позволяет указывать автора статьи, настраивать навигацию с помощью тегов и просматривать историю правок. А чтобы не потерять свои тексты при случайном закрытии вкладки, вы можете воспользоваться функцией автосохранения.

Добавляйте пользователей и настраивайте права доступа

Вы можете настроить совместное использование базы знаний сотрудниками. Для добавления нового пользователя в систему потребуется отправить приглашение на его электронную почту.

Сразу после того, как сотрудник примет приглашение, он получит права только на чтение документов. Вы сможете выдать необходимые права доступа в настройках: ограничить доступ полностью, разрешить редактирование документов или выдать полный доступ.

Права доступа можно настраивать индивидуально для каждой папки или документа. Например, вы можете разрешить определенному сотруднику обновлять техническую информацию о продукте, при этом ограничивая его доступ к другим разделам.

Такой подход позволяет эффективно управлять доступом к информации в базе знаний Атлас24 и обеспечивает гибкую настройку прав пользователей в соответствии с их функциональными обязанностями и ролями в организации.

Делитесь знаниями с другими

С помощью базы знаний Атлас24 вы можете делиться папками и документами с другими пользователями, используя ссылки. Чтобы получить ссылку, просто перейдите в папку или документ, затем нажмите на иконку ссылки и выберите опцию «Получить». Адрес ссылки будет автоматически скопирован в буфер обмена, и вы сможете отправить его другим людям.

С целью обеспечения безопасности ваших данных, доступ по ссылке по умолчанию доступен только зарегистрированным пользователям. Однако вы можете сделать ссылку публичной. В этом случае документ будет доступен для просмотра не только пользователям базы знаний, но и людям, которых нет в системе. Например, вы можете предоставить доступ к документу сотрудникам другого отдела, или отправить ссылку на тестовое задание соискателям.

Эта возможность делает совместную работу и обмен информацией более гибкими и удобными, предоставляя вам контроль над правами доступа и защитой конфиденциальной информации.

Добавляйте комментарии

Пользователи базы знаний имеют возможность оставлять комментарии к отдельным папкам или конкретным документам. Это полезная функция, которая позволяет предлагать дополнения, обсуждать спорные моменты. Комментарии могут использоваться для того, чтобы отметить, что пользователь ознакомился с информацией, например, правилами работы с клиентами.

Комментарии в базе знаний могут быть отредактированы или удалены. Поэтому вы можете удалить комментарии, когда вопрос полностью решен или он утратил свою актуальность.

Создавайте тесты для проверки знаний

В базе знаний Атлас24 есть возможность создавать тесты для проверки знаний. Это полезный функционал, который позволяет проверять знания сотрудников внутри базы или тестировать соискателей, которые не зарегистрированы в системе. Для этого можно предоставить им публичную ссылку на тест.

Конструктор тестов позволяет создавать вопросы с одним, множественным выбором или открытым ответом. Вы можете также прикреплять изображения, видео и ссылки к вопросам, назначать баллы за варианты ответов, настраивать случайный порядок вопросов или ответов, запрещать повторное прохождение теста и разрешать пользователям заниматься этим анонимно. По окончании тестирования результаты могут быть показаны испытуемому.

Создавайте блоги на платформе

Пользователи могут создавать свои блоги и публиковать в них различные материалы. Страница с записями в блоге может быть доступна всем, кому предоставлена ссылка на него. Чтобы добавить новую статью, необходимо создать соответствующий документ в базе знаний и нажать на кнопку, расположенную в правом верхнем углу страницы и представленную в виде буквы «b».

Блоги — полезный инструмент для информирования сотрудников о последних новостях и событиях, происходящих внутри компании. Они могут использоваться для размещения статей, предназначенных для публикации на официальном сайте компании. Блоги — удобная платформа для деловой коммуникации и обмена информацией с другими пользователями.

Создавайте резервные копии

Мы понимаем важность сохранности накопленных знаний и принимаем все необходимые меры, чтобы гарантировать безопасность информации от непреднамеренного удаления. Поэтому мы предусмотрели возможность создания резервных копий.

Для того чтобы скачать все ваши документы и сохранить их на ваше устройство, вы можете воспользоваться функцией «Экспорт данных», расположенной в настройках. При этом будет создан файл, содержащий все ваши документы, папки, избранные элементы, а также историю изменений документов, теги и права доступа пользователей.

В случае необходимости восстановить базу знаний, вы можете использовать функцию «Импорт данных», также доступную в настройках. При этом импортированные файлы не заменят текущие данные, а будут добавлены в виде новых элементов.

Создание резервных копий в Атлас24 является важной функцией для обеспечения сохранности информации. Кроме того, мы применяем шифрование для защиты всех данных в системе, а также используем протокол HTTPS для безопасной передачи информации. Таким образом, даже если злоумышленники получат доступ к файлу с резервной копией или перехватят данные, им будет невозможно прочитать их, защищая ваши знания от несанкционированного использования.

Настройте интеграцию с CRM

Атлас24 — База Знаний можно использовать в отдельном окне и в виде интеграции с популярными CRM-сервисами, например, Битрикс24 или AmoCRM. Так все пользователи получат доступ к своим документам и смогут управлять ими, не покидая привычного рабочего пространства.

Интеграция с CRM-системами позволяет добавлять новые документы, редактировать существующие, включая те, которые уже опубликованы в блоге. Это значительно упрощает процесс управления документами и позволяет сохранять специфичные для CRM-сервиса настройки.

При наличии интеграции вы сможете отправлять приглашения к базе знаний не только на почту, но и напрямую в CRM, легко управляя доступом к информации.

Опробовать возможности Атлас24 бесплатно можно на сайте сервиса. После регистрации будет доступен 15-дневный пробный период.

Если хотите узнать больше о функционале Атлас24 или о том, как организовать документы в базе знаний, пишите нам по адресу: atlas24@infoservice.ru.