Кейс: разработать сложный сервис учета сделок и времени сотрудников

Наш заказчик — компания Аудит и Консалтинг. Их клиенты — крупные российские страховщики. Страховые компании обращаются в Аудит и Консалтинг для оценки стоимости ущерба по страховым случаям и дальнейшего расчета выплат своим страхователям.

Страховщики обязали всех своих подрядчиков разработать программное обеспечение для оценки проделанной работы и передачи отчетов. Аудит и Консалтинг обратились к нам за разработкой веб-сервиса, который отвечал бы потребностям их клиента и бизнес-процессам.

Нужно было понять и автоматизировать каждый этап взаимодействия страховой компании и компании-оценщика страховых случаев: от постановки задач и учета стоимости работ до отчетов, формирования финансовых документов и порядка переговоров в спорных ситуациях.Кроме того, веб-приложение должно уметь работать с разными страховыми компаниями, а значит нужно создавать аккаунты новых компаний с уникальной оргструктурой и бизнес-процессами, заводить пользователей для их сотрудников, наделять правами доступа к документообороту и функциям.Задача была сложной и масштабной.Алексей Малаштанов, разработчик Digital-агентства Атвинта

Мы разработали сервис единого учета всех дел по оценке ущерба. В нем структурированы задачи по каждому делу — таймшиты.

Теперь страховщик видит весь процесс работы в реальном времени, оперативно согласовывает или обсуждает задачи. Все действия сотрудников их подрядчика-оценщика отображены непосредственно в интерфейсе. Аудиторы в сервисе замеряют время работы с помощью встроенного таймера, прикрепляют документы по проекту и выгружают отчеты в конце месяца.

Результат — с виду простое и понятное веб-решение, под капотом которого сложная индивидуальная разработка под бизнес-процессы заказчика.

Для разработки команде Атвинты пришлось погрузиться в специфику взаимодействия страховой компании и их подрядчиков по аудиту страховых случаев, разобраться в бизнес-процессах компании-оценщика и рабочих привычках сотрудников.

Аналитика

Раньше весь учет дел и отчет по задачам у нашего заказчика — компании Аудит и Консалтинг — велся в email-переписке. В результате часть информации терялась, возникали долгие согласования, а компания недополучала деньги. Внутренняя автоматизация в распределении задач была, но этой системой пользовались только сотрудники. Проблема же лежала в том, как результаты работы передавали в страховую и согласовывали.

В интервью с заказчиком выяснили, как взаимодействуют сотрудники Аудит и Консалтинг с клиентами, кто будет пользоваться веб-сервисом и какие функции нужны для работы.

На первый взгляд процесс взаимодействия заказчика с их клиентами казался очевиден: исполнитель закрывает задачу, клиент получает уведомление на почту, проверяет работы, согласовывает или дополняет комментарием.

Однако такое решение в лоб не уводит от основной проблемы в согласовании. Сложно отслеживать, какие работы согласованы или отвергнуты, а какие переданы на согласование недавно и еще не просмотрены. Уведомления копятся на почте, клиент не согласовывает работы вовремя, возникает путаница.

Поэтапное согласование

Избежать неудобств при согласовании помогает пошаговая система. Мы разбили процесс на 4 этапа, каждый длится неделю.

Первую и вторую недели после старта проекта сотрудники исполнителя вносят в дела информацию и дополняют таймшиты. В первый день третьей недели клиенту компании Аудит и Консалтинг автоматически приходит уведомление: необходимо согласовать работы. Уведомление всплывает в интерфейсе системы и дублируется на почту.

Так мы исключили ситуации, когда исполнитель еще работает над задачей и материалы прикреплены не полностью, а куратор от клиента уже отклонил таймшит и отказался платить за проделанную работу.

Автоматическое согласование

Дополнительный нюанс поэтапного согласования: ни одна задача к концу месяца не остается повисшей. Для этого предусмотрели автоматическое согласование, если в течение третьей недели куратор клиента не отправил таймшит на доработку или не согласовал сам.

Цветовая навигация

В интерфейсе клиенту и исполнителю задачи важно оперативно видеть статус по всем своим делам: что готово и ожидает согласования, что согласовано или оплачено, что отклонено и требует уточнения.

Визуально дифференцировали задачи цветной маркировкой в зависимости от статуса. Так проще ориентироваться в большом количестве информации.

Когда представитель клиента согласовал задачу, она подсвечивается зеленым. Выделенные красным — требуют уточнения или доработки.

Список всех задач у исполнителя — сотрудника Аудит и Консалтинг

Функции

Система пользователей и ролей

В сервисе предусмотрено разделение по функциям в зависимости от роли пользователя и прав доступа. Это Куратор — представитель страховой компании-клиента; Руководитель и Исполнитель — сотрудники Аудит и Консалтинг.

Куратор страховой компании формирует дело, прикладывает описание и сопровождающие документы. Когда работы выполнены куратор согласовывает дела или запрашивает уточнения. Он не может вносить правки в дела и таймшиты.

Интерфейс клиента — куратора проектов от страховой компании

Руководитель компании-оценщика назначает исполнителей по делам в статусе Заявка

Также руководитель добавляет компании клиентов, создает структуру подчиненности для каждой компании, добавляют новых пользователей-исполнителей.

В сервисе хранится вся информация о клиентах, включая юридические и платежные реквизиты, управленческую структуру, информацию о сотрудниках, которые работают с сервисом.

Руководитель добавляет новых сотрудников-исполнителя и выдает права доступа.

Сотрудники-исполнители создают таймшиты в рамках дела, ведут учет времени с помощью встроенного таймера, смотрят статистику и формируют отчеты по своим делам.

Согласование и автоматическое выставление счетов

Система согласования проектов напрямую влияет, сколько денег получит компания. По каждому отдельному делу в конце месяца система формирует счет. В него автоматически включаются работы, которые согласованы, но не оплаченные в предыдущем периоде.

Атвинта

В первый же месяц после запуска сервиса Аудит и Консалтинг увеличили средний чек сделки. Повысилась скорость согласования работ, а оценщики стали тратить меньше времени на доработки по таймшитам.

Клиент заказчика — крупный федеральный страховщик — работает с несколькими компаниями-оценщиками. Задача по разработке собственного подобного сервиса была поставлена каждой из этих компаний. По отзыву страховой компании веб-сервис Аудит и Консалтинг признан самой удобной системой учета и согласования работы среди всех продуктов, созданных подрядчиками страховщика.