Отчеты сданы, а в учете беспорядок: как собственнику проверить главного бухгалтера

Отчетность: «отправили» и «приняли» — разные вещи

Первый вопрос бухгалтеру: вся ли обязательная отчетность сдана и есть ли подтверждения ее приема?

Сам факт отправки еще не означает, что отчет принят. Поэтому смотреть нужно не только на список отправленных документов, но и на результат их обработки.

Что попросить показать:

• Перечень обязательной отчетности и статусы ее приема;
• Отказы и уведомления об ошибках, если они были;
• Требования налоговой: что поступило, когда нужно ответить и что уже сделано;
• Перечень статистических отчетов, которые должна сдавать компания.

Хороший результат проверки — понятная картина: все принято, а по нерешенным вопросам есть ответственный и срок.

Повод разобраться глубже — когда бухгалтер не может быстро показать подтверждения или объяснить, что происходит с конкретным требованием.

Само по себе требование налоговой не доказывает ошибку бухгалтера. Важно, почему оно пришло и как с ним работают.

Налоги и ЕНС: откуда взялась сумма к уплате

Собственник узнает о налоге за день до платежа. Сумма значительно больше ожидаемой. На вопрос «почему столько?» получает ответ: «Программа так посчитала».

Но программа не объяснит, все ли расходы учтены, хватает ли документов и правильно ли отражены операции. За этим стоит работа бухгалтера.

Задайте три вопроса:

• Из чего сложилась сумма налога?
• Какие операции сильнее всего на нее повлияли?
• Есть ли недостающие документы или ошибки, которые могут изменить расчет?

Отдельно попросите показать состояние единого налогового счета — ЕНС. Важно не просто увидеть положительное или отрицательное сальдо, а сопоставить данные налоговой с учетом компании.

Переплата тоже требует объяснения. Положительная сумма на экране сама по себе не подтверждает, что все начисления и обязательства отражены правильно.

Стоит выяснить:

• Сверяются ли начисления и платежи;
• Есть ли необъяснимые расхождения;
• Контролируется ли подача необходимых уведомлений;
• Кто и как отслеживает изменения на ЕНС.

Сумма налога должна быть понятна собственнику до того, как наступил срок ее уплаты. Если каждый платеж становится сюрпризом, порядок взаимодействия с бухгалтерией пора менять.

Зарплата и кадры: деньги перечислили, а документы?

Сотрудники получили зарплату — значит, с этим участком все хорошо? Не обязательно.

Ошибки могут оставаться в начислениях, НДФЛ, взносах, отпускных и сведениях о сотрудниках. Отдельный вопрос — оформление приема, отпусков и увольнений.

Что стоит проверить:

• Совпадают ли данные зарплатной программы, бухгалтерии и отчетности;
• Сверяются ли начисленные и выплаченные суммы;
• Проверяется ли соблюдение требований к минимальной оплате труда;
• Оформлены ли кадровые документы;
• Понятно ли, кто отвечает за каждый участок.

Последний пункт особенно важен. Собственник может считать, что кадры ведет бухгалтер. Бухгалтер — что кадровик. А кадровика в компании нет.

С охраной труда похожая история: ответственность за организацию этой работы нужно определить отдельно. Она не возникает у главбуха автоматически только потому, что в его программе есть список сотрудников.

Проверять нужно и расчеты, и распределение обязанностей. Иначе часть работы так и останется ничьей.

Документы и долги: что скрывается за цифрами в базе

В учете может числиться долг покупателя, который давно заплатил. Или задолженность перед поставщиком, с которым компания уже рассчиталась. Бывает и наоборот: реальные обязательства не видны, потому что документы не попали в бухгалтерию.

Такие остатки искажают картину бизнеса. Руководитель принимает решения по цифрам, которые уже не соответствуют действительности.

Попросите подготовить:

• список дебиторской и кредиторской задолженности с датами ее возникновения;
• перечень просроченных долгов;
• список недостающих документов с суммами и ответственными за их получение;
• результаты сверок по крупным, спорным и старым остаткам.

Важен и сам порядок документооборота: кто получает документы, кто проверяет, кто передает их в учет и кто напоминает поставщику, если акт так и не пришел.

Подключенный ЭДО еще не означает, что этот порядок выстроен. Документ может неделями ждать подписи или обработки.

Собственнику не нужно лично разыскивать каждый акт. Но фраза «документы еще едут» должна сопровождаться конкретным списком и сроками. Особенно если едут они уже второй год.

Актуальность учета: когда «всегда так делали» становится проблемой

Привычный способ учета может перестать соответствовать действующим правилам. Поэтому важно понимать, как бухгалтер следит за изменениями и внедряет их в работу.

Полезный вопрос: «Какие изменения за последний год затронули нашу компанию и что мы в связи с этим поменяли?»

В ответе должны быть конкретные действия: пересмотрели положения учетной политики, изменили настройки, обновили порядок отражения операций, проверили применение стандартов.

Что стоит выяснить:

• Пересматривается ли учетная политика при необходимости;
• Применяются ли ФСБУ, относящиеся к деятельности компании;
• Обновляются ли программы и проверяются ли настройки;
• Оценивает ли бухгалтер влияние новых правил на налоги и отчетность.

Само обновление программы не решает все вопросы. Часть изменений требует профессионального решения: как применять правило именно к операциям вашей компании.

Что собственник может проверить сам, а где нужен специалист

Самостоятельно можно оценить, насколько бухгалтерия прозрачна и организованна: есть ли подтверждения приема отчетов, понятны ли расчеты налогов, объяснены ли долги, определены ли ответственные.

Но наличие аккуратного отчета еще не подтверждает правильность учета. Проверить обоснованность вычетов, применение стандартов или корректность сложных операций без профессиональных знаний трудно.

Поэтому задача собственника на первом этапе — выяснить, какие данные подтверждены, а какие пока держатся на словах.

Если ответы неполные, цифры противоречат друг другу или существенные остатки никто не может объяснить, стоит провести независимую проверку. Ее объем можно ограничить конкретным участком: НДС, ЕНС, зарплатой или расчетами с контрагентами.

Перед сменой бухгалтера особенно полезно зафиксировать состояние учета: что проверено, какие ошибки обнаружены и что еще предстоит исправить. Это даст новому специалисту понятную отправную точку.

Какой результат должна дать независимая проверка

Формулировка «у вас есть нарушения» собственнику мало помогает. Ему нужно понимать:

• В чем конкретно проблема;
• К каким последствиям она может привести;
• Что нужно исправить срочно;
• Какие документы и данные для этого потребуются;
• Кто будет исправлять ошибки и в какие сроки.

В АудитКей мы проверяем бухгалтерскую базу и согласованные участки учета: налоги, ЕНС, отчетность, зарплату, кадровые документы и расчеты с контрагентами.

По итогам собственник получает перечень выявленных ошибок и рисков с приоритетами исправления. Это позволяет оценить объем работы и принимать решения на основании данных.

Регулярный контроль полезен и самому главбуху: он помогает увидеть перегрузку, нехватку людей и процессы, которые давно требуют изменений.

Начните с одного вопроса: «Покажите, чем подтверждается, что у нас все в порядке». В хорошо организованной бухгалтерии на него найдется ответ.