Аутсорсинг бухгалтерии: наводим порядок при форс-мажоре

Бухгалтерская сфера — это не только сухое сведение данных и подача их в надзорные органы. В практике нашей компании немало интересных кейсов, в которых были и нестандартные решения и строгие дедлайны.

Так, например, к нам обратился клиент — собственник небольшой компании. Поскольку, компания была в самом начале пути, он со своими партнерами делал всё самостоятельно: от настройки рекламы до доставки товаров. С бухгалтерским учетом вопрос решался также самостоятельно. По рекомендации друзей наняли специалиста, который несколько раз в месяц приезжал в офис для обработки документации и систематизации отчетности.

Буквально за пару недель до сдачи октябрьской отчетности бухгалтер перестал выходить на связь. Ни телефон, ни мессенджеры не отвечали. Все данные нашего клиента остались в базе 1С у бухгалтера. Срок сдачи отчетов приближался, как и риск получить огромные штрафы и блокировку счетов.

Клиент обратился к нам, чтобы мы помогли ему восстановить бухгалтерские документы и сдать отчетность.

Делимся кейсом, как мы приводили бухгалтерию клиента в порядок, когда его бухгалтер ушел перед сдачей квартальной отчетности.

Что делали мы:

• В срочном порядке восстанавливали все первичные документы с начала года и делали сверки по контрагентам.

• Создали новую базу 1С.

• Провели сверку с налоговой.

• Восстановили весь бухгалтерский налоговый учет с начала года, поскольку налоговая отчетность формируется накопительным итогом.

Наши сотрудники работали в режиме нон-стоп несколько дней, сроки сдачи отчетности приближались.

В итоге — отчет был сдан в срок, штрафных санкций и финансовых потерь (как и сердечных приступов), удалось избежать, но нервы у нашего новоиспеченного клиента были потрепаны знатно.

Чтобы не допускать таких форс-мажоров на вашем предприятии, предлагаем следующие лайфхаки:

Лайфхак 1: Ежеквартально выгружать базу на свой собственный сервер. Вы должны иметь административный доступ к 1С, если используется веб-сервер.

Лайфхак 2: Собирайте все документы от контрагентов после совершения сделок. В случае закрытия компании контрагента важно иметь физические документы, подтверждающие ваши расходы, иначе грозит штраф.

Лайфхак 3: Вести своевременный корректный учет лучше по такому графику:

• Если в документообороте более 1000 документов, то достоверная и своевременная информация должна быть внесена в 1С ежедневно и еженедельно.

• Если меньше 1000 документов — вся информация должна быть внесена в 1С раз в 2 недели.

Собрать квартальный бухгалтерский отчет в срок и по всем правилам — это непростая задача, которая требует от бухгалтера квалификации и внимательности при обработке данных.

Так что, если вам нужна встряска и сильные эмоции — поручите бухгалтерский отчет «приходящему знакомому бухгалтеру», которого вам рекомендовали друзья друзей. Есть вероятность нарваться на штрафы и испортить отношения с этими друзьями.

В бухгалтерии всегда должен быть порядок — поэтому привлекайте специалистов с хорошей репутацией, которые гарантируют качественное выполнение работы и не допускают таких форс-мажоров.

Когда мы создавали Авангард Бюро, мы ставили целью избавление клиентов от стрессов, связанных с бухгалтерией. Ведь из-за множества операционных задач у руководителя может не оставаться времени на развитие бизнеса.

Наши бухгалтеры имеют опыт работы в бухгалтерии более 20 лет и за 14 лет плотной работы внутри компании Авангард Бюро прошли не один этап обучения и работали с множеством разных случаев. Поэтому сейчас для нас нет сложных сфер в ведении бухгалтерии.

И следите за нашими новостями — делимся полезными лайфхаками и интересными случаями из нашей огромной практики.