Главное Свежее Вакансии   Проекты
😼
Выбор
редакции
720 0 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Управление, учёт и анализ в автосервисе

Рассмотрим структуру и систему управления станции технического обслуживания, а также разберем особенности учета и анализа данных в автосервисе. Статья будет полезна руководителям и владельцам СТО, а также менеджерам и аналитикам автомастерских.

Структура автосервиса



Корректная работа компании возможна только при правильно разработанной структуре предприятия, что необходимо для контроля эффективности работы сотрудников и отслеживания бизнес-процессов.Типовая структура автосервиса:

  1. Генеральный директор или владелец предприятия — руководитель компании и ответственный за все бизнес-процессы.
  2. Совет директоров — группа руководящих лиц, управляющих каждым отделом СТО: ремзоной, бухгалтерией, складом и т.д.
  3. Финансовый отдел — бухгалтерия компании и отдел кадров, административно-хозяйственная служба.
  4. Технический отдел — сотрудники ремонтной и диагностической зоны, автомойщики, профильные специалисты: слесари, токари, автоэлектрики.
  5. Отдел продаж — менеджеры по продажам и сотрудники колл-центра, напрямую взаимодействующие с клиентами сервисного центра.
  6. Отдел маркетинга — сотрудники пиар- и маркетинговых кампаний, отвечающих за продвижение предприятия и повышение лояльности у целевой аудитории.

При масштабировании автосервиса из гаражного дела до среднего бизнеса структура компании расширяется. При расширении предприятия в СТО увеличивается штат сотрудников, появляются заместители директоров, региональные представители и профильные специалисты. Интеграция системы управления бизнесом помогает разработать грамотную структуру сотрудников на этапе выхода компании на рынок, а также упростить дальнейшее управление кадрами.

Совет директоров


Все процессы СТО контролирует генеральный директор, роль которого в малом бизнесе может выполнять владелец компании. Гендиректор управляет финансово-производственной деятельностью автосервиса, определяет и контролирует реализацию стратегии СТО, а также принимает отчеты из бухгалтерии и технического отдела. Кроме того, генеральный директор СТО заверяет подписью приказы внутри компании, определяющие финансовые цели, стратегию развития, рабочий график предприятия.В задачи коммерческого директора входит разработка и контроль планов по материальному обеспечению СТО, управление складом и магазином запчастей автосервиса, заключение договоров на поставки комплектующих у контрагентов.Технический директор отвечает за работу сервисного центра компании и качество предоставляемых услуг по ТО, ремонту или тюнингу транспортных средств. В обязанности также входит контроль сотрудников ремонтной зоны, оптимизация техпроцессов и внедрение новых технологий в работу СТО, соблюдение норм расходования материально-технической базы автосервиса.

Финансовый отдел


Следующая ключевая должность в структуре СТО — главный бухгалтер. В список обязанностей входит учет трудовых, финансовых и материальных ресурсов СТО, а также издержек производства. Главный бухгалтер ведет сметы расходов автосервиса по всем услугам компании, определяет заработную плату сотрудников и отвечает за все операции, связанные с движением финансов организации. Дополнительно к задачам главного бухгалтера относится разработка стратегических планов по развитию предприятия и составление рекомендаций по оптимизации внутрихозяйственных ресурсов.В финансовый отдел также входит отдел кадров и административно-хозяйственная служба. Сотрудники отдела кадров ведут архив предприятия, документально оформляют прием и увольнение сотрудников, работают с личными делами персонала. АХО включается в структуру крупных СТО — служба направлена на обеспечение комфортных условий для бесперебойной работы персонала. К задачам административно-хозяйственной службы входят закупка расходных материалов, соблюдение порядка и безопасности в помещениях сервисного центра.

Технический отдел


Следующая категория работников в структуре автомастерской — сотрудники ремонтной зоны. В категорию входят механики, диагносты, слесари и токари, занимающиеся ремонтом и обслуживанием транспортных средств. В задачи сотрудников входит подготовка автомобилей клиента к ремонту и выдаче, а также ремонт и ТО согласно установленным стандартам качества и нормам времени.Структура технического отдела напрямую зависит от спектра услуг предприятия. Для повышения качества услуг и конкурентоспособности СТО технический отдел со временем разрастается до нескольких подотделов. При расширении автосервисного центра до нескольких боксов или помещений в технический отдел могут включаться профильные специалисты, проводящие ремонт только определенных марок или систем автомобиля.

Отдел продаж и маркетинга


В службы автосервиса также входит отдел продаж, который налаживает связь с клиентами. В отдел включаются менеджеры по продажам и сотрудники колл-центра, при расширении компании и потока клиентов сотрудники разделяются по специфике работы — для общения с холодным или горячими заявками, для обработки повторных продаж и оценки качества сервиса.

На этапе старта бизнеса отдел продаж и маркетинга часто объединены. Повысить эффективность работы отдела продаж можно за счет использования CRM-инструментов для оптимизации документооборота, сопровождение клиента по этапам сделки, выставление счетов.При развитии СТО отдел маркетинга перерастает в самостоятельную структурную единицу. В задачи автомастерской по маркетингу входят анализ рынка и составление портретов целевой аудитории, продвижение бренда и рекламирование услуг автосервиса, увеличение конкурентоспособности компании.

Резюме


Для корректной работы предприятия необходимо проработать структуру сервисного центра и организовать работу всех отделов СТО. Правильно разработанная структура предприятия — залог эффективного контроля сотрудников сервисного центра, а также важный шаг для корректного отслеживания бизнес-процессов. Это важный шаг, который следует сделать еще до выхода компании на рынок — упростить работу со структурой поможет внедрение системы управления автосервисом.

Система управления СТО



Для удобной работы со структурой предприятия, координации персонала, а также учета и анализа данных выбирается система управления автомастерской. От системы управления СТО зависит доходность предприятия, его конкурентоспособность и скорость роста, поэтому определиться с выбор стоит еще на этапе разработке бизнес-плана.

Когда требуется внедрение системы управления?


Система управления — профильное программное обеспечение, направленное на централизованный контроль всех бизнес-процессов автосервиса, оптимизацию и автоматизацию для масштабирования компании.Внедрение системы управления автосервисом требуется чтобы:

  1. Организовать работу сотрудников и получить контроль над бизнес-процессами компании.
  2. Усилить контроль над работой технического отдела и менеджеров по продажам.
  3. Наладить программу обучения новых сотрудников, координировать работу большого штата работников.
  4. Получить статистику СТО и данные для аналитики в режиме реального времени.
  5. Увеличить лояльность клиентов к автосервису, стимулировать повторные продажи.
  6. Автоматизировать делопроизводство и документооборот компании.
  7. Интегрировать скрипты продаж и систематизировать общение менеджеров с клиентами.

Решение по внедрению системы управления стоит рассмотреть уже на этапе бизнес-плана компании, до выхода предприятия на рынок. Неоценимую пользу от использования профильного софта руководство и сотрудники автосервиса смогут оценить практически сразу. Его внедрение позволяет объединить управление над всеми операционными и технологическими процессами предприятия, наладить работу сотрудников и увеличить качество предоставляемого сервиса.

Преимущества интеграции системы управления


Внедрение системы управления необходимо для оптимизации операционных процессов внутри автосервиса, а также получения достоверных данных о состоянии компании для аналитики, планирования и прогнозирования. Подбирать систему рекомендуется исходя из конкретных задач автосервиса — среди преимуществ системы управления СТО «АвтоДилер»:

  1. Возможность автоматизировать воронку продаж — главная сложность при управлении автосервисом заключается в менеджменте заказов. Система управления со встроенным CRM-модулем позволяет зафиксировать и распределить среди менеджеров все обращения клиентов, а также автоматически менять статусы сделок согласно продвижению заказа по воронке продаж. Автоматизация сокращает количество ошибок менеджеров и необработанных заявок, что увеличивает лояльность клиентов и положительно отражается на конверсии лидов в сделки.
  2. Управление складом автозапчастей — складской модуль позволяет быстро подбирать комплектующие по артикулу или штрихкоду, вести учет и контролировать товарный остаток запчастей и расходников. Управление складом упрощает инвентаризацию, а интеграция с каталогом неоригинальных запчастей TecDoc или интернет-магазином Autodoc.ru позволяет нормализовать поставки комплектующих.
  3. Работа с отчетами и доступ к аналитике — без централизованной системы управления невозможно провести глубокую аналитику. Интеграция системы позволяет проводить ABC и XYZ анализ ассортимента, отслеживать эффективность рекламных каналов через сквозную аналитику и планировать очередь клиентов исходя из плановой нагрузки автосервиса.
  4. Контроль норм рабочего времени и трудового участия — перевод компании на работу по нормам времени позволяет стандартизировать трудовой процесс и облегчить расход заработной платы. Нормы времени позволяют планировать рабочий график сотрудников, ценообразование и срок ремонта автомобилей.
  5. Оптимизация документооборота и удобная работа с онлайн-кассой — через систему удобно заполнять акты осмотра и приема автомобиля, а также формирование заказ-нарядов и чеков на оплату услуг и комплектующих автосервиса. Все данные о клиенте и автомобиле фиксируются в базе данных и используются при составлении документации по мере продвижения сделки. Наряд-заказ составляют с учетом норм времени, а чеки на оплату полностью соответствуют требованиям 54-ФЗ.

Система управления позволяет организовать работу всех отделов автосервиса, а также обеспечить контроль и координирование сотрудников в штате. Интеграция системы управления — важный шаг для успешного развертывания предприятия на рынке и последующего масштабирования автосервисов до нескольких боксов или сети. «АвтоДилер» полностью учитывает специфику работы СТО или автосервиса, а также предполагает гибкую настройку под малый бизнес или сеть автосервисов. Программа поддерживает интеграцию с сайтом и интернет-магазином СТО, системами учета, а также подключение телефонии.

Резюме


Система управления позволяет получить полный контроль над рабочими процессами автосервиса, сократить количество ошибок персонала и минимизировать издержки. Внедрение системы управления — первый шаг по автоматизации работы автосервиса, без которого невозможно развитие компании и сохранение конкурентоспособных позиций на рынке.

Учет на СТО



Учет данных необходим для накопления информации и последующей аналитики, что позволит оценить рентабельность автосервиса, исключить нецелевые издержки и скорректировать стратегию по развитию предприяти

К видам учета в автосервисе относятся:

  1. Оперативный — производится на рабочем участке автосервиса и необходим для контроля хозяйственных функций предприятия. При ведении оперативного учета менеджерам поступают сведения о движении материальных ресурсов СТО, объеме выполненных работ, а также количестве складских запасов, а руководитель компании получает все сведения о текущих процессах внутри СТО. В первую очередь оперативный учет автосервиса заключается в ведение первичной документации — заказ-нарядов, счет фактур и т.д.
  2. Финансовый — необходим для контроля всех финансовых операций предприятия, проводимых в рамках хозяйственной деятельности автосервиса. В задачи бухгалтерского учета входят контроль и отслеживание изменений уставного капитала, предупреждение негативной практики хозяйственной деятельности автосервиса и получение всех необходимых данных для предоставления отчетности контролирующим органам. Для финансового учета в первую очередь важно обеспечить правильное ведение бухгалтерской отчетности.
  3. Статистический — используется для получения данных о текущих процессах автосервиса и проведения аналитики, направленных на оптимизацию работы СТО и дальнейшее масштабирование бизнеса. Для статистического учета используется информация, полученная из оперативно-технического и бухгалтерского учета. Главная задача небольшого автосервиса по статистическому учету — контроль складских ресурсов и производственного оборудования.
  4. Управленческий — применяется для контроля внутренних процессов автосервиса в соответствии с выбранной стратегией развития предприятия. Управленческий учет позволяет своевременно определить слабые места внутри предприятия и провести реинжиниринг бизнес-процессов. Основным моментом в управленческом учете считается контроль нагрузки на персонал и отслеживание трудового участия сотрудников.

Учет в автосервисе ведется по данным первичной документации — заказ-нарядам, договорам на оказание услуг, счет-фактур или актов о выполненных работах. Использование системы управления позволяет настроить бизнес-процессы, сократить количество ручного труда на предприятии и облегчить учет автомастерской.

Работа с заказ-нарядами, каталогами и бланкам осмотра


Организация корректной системы документооборота требуется для получения достоверной информации о финансовом состоянии и хозяйственной деятельности СТО. Оперативный учет автомастерской позволяет:

  1. Собирать данные клиентов в единую базу — регистрация контактных данных, истории обращения и обслуживания автомобиля клиента необходима для повышения качества сервиса и стимуляции повторных продаж. Обычно данный процесс автоматизируется за счет внедрения CRM, которая фиксирует все данные клиента на момент поступления лида и по ходу продвижения сделки по воронке продаж.
  2. Получать данные о текущих процессах на предприятии — оперативный контроль хозяйственной деятельности отдела продаж, склада и ремонтной зоны, оценка маркетинговой кампании и рекламных каналов. Данные процессы можно автоматизировать с помощью настройки сводных отчетов после интеграции системы управления автосервисом.
  3. Формировать пакет документов для финансового учета — организация и хранение бланков первичной отчетности, заказ-нарядов для составления бухгалтерской отчетности.

Оперативный учет необходим для контроля рабочей деятельности автосервиса, определения соответствия бизнес-процессов качеству и сроку их выполнения. Оперативный учет основывается на сборе финансовых и нефинансовых показателей, и необходим для управления и аналитики автосервиса.

Бухгалтерская отчетность и финансовый учет


Бухгалтерский учет предполагает отслеживание всех показателей об экономической деятельности автосервиса. Основная цель финансового учета заключается в составлении бухгалтерской отчетности. Также к задачам финансового учета включаются:

  1. Контроль использования трудовых, материальных и финансовых активов автосервиса.
  2. Оценка соответствия экономической деятельности предприятия утвержденным сметам и нормативам.
  3. Контроль соблюдения законности при проведении хозяйственных операций СТО.
  4. Определение целесообразности всех хозяйственных операций автосервиса.

С помощью финансового учета проводятся калькуляции стоимости работ на СТО, оценка стоимости товарного остатка на складе компании, а также подготавливаются счета автосервиса для ведения бухгалтерского учета.Без ведения бухгалтерского учета невозможно взять кредит на развитие бизнеса, провести анализ инвестиционной привлекательности автосервиса, а также сдать бухгалтерскую отчетность в налоговую службу и органы статистики

Учет трудового участия и нагрузки на персонал


Учет трудового участия сотрудников необходим для расчета заработной платы и анализа эффективности работы персонала. Учет основывается на расчетах норм времени, а также данных из рабочего графика сотрудников и штатного расписания. Собранная информация позволяет:

  1. Определить степень загрузки автосервиса — по количеству незадействованных, свободных сотрудников можно определить максимально допустимую нагрузку на автосервис. Эти данные используются для формирования очереди клиентов при записи или бронировании.
  2. Составить график работы отдела — исходя из данных о загрузке СТО определяется рабочий график всех сотрудников, где также учитываются выходные, отгулы, отпуска и больничные. Это позволяет упорядочить трудовой процесс и избежать ненормированной работы в пик заказов и сократить штат в период падения спроса.
  3. Управлять штатом работников автосервиса — учет трудового участия позволяет определить эффективность работы каждого сотрудника или отдела в целом, что упрощает вопрос премирования или принятие решения об увольнении при сокращении кадров.

Трудовой учет в автосервисе и контроль нагрузки на персонал — инструмент для повышения эффективности работы на предприятии, способствующий укреплению позиции сервиса на рынке, увеличения его конкурентоспособности и повышении качества предоставляемых услуг.

Учет и контроль складских ресурсов


Складской учет необходим для поддержания порядка на складе, а также удобного планирования закупок запчастей и расходников для работы автосервиса. Основные задачи складского учета:

  1. Контроль товарного остатка и запасов СТО — учет через систему управления автосервисом позволяет менеджерам и механикам определить наличие запчастей на складе, а руководителю — предупредить риск кражи комплектующих или реализации неучтенных запчастей сотрудниками на стороне.
  2. Зонирование складского помещения — контроль складских ресурсов позволяет рационально распределить пространство на складе, что необходимо для предупреждения травматизма сотрудников, ускорения погрузочно-разгрузочных работы и упрощения инвентаризации товаров.
  3. Систематизация данных в каталогах — складской учет ускоряет поиск и подбор комплектующих, что экономит рабочее время сотрудников и увеличивает качество сервиса, повышая лояльность клиентов.

Организация складского учета повышает эффективность труда складских рабочих и технического отдела, а также сокращает финансовые издержки и потерю времени, возникающих при работе с запчастями. Ведение складского учета СТО необходимо даже при отсутствии магазина в структуре предприятия — контроль складских резервов требуется для ведения бухгалтерской отчетности и сохранении оборотных средств.

Резюме


Организация учета на СТО — обязательная процедура для осуществления контроля хозяйственной деятельности автосервиса и отслеживания движения финансовых средств и материальных активов предприятия. Автоматизация учета автосервиса — одна из первых задач после внедрения системы управления, необходимая для успешного развертывания компании и дальнейшего развития СТО.

Анализ и планирование СТО



Анализ автосервиса необходим для оценки рентабельности и прибыльности компании, выявления точек роста в бизнесе для масштабирования, а также сокращения текущих издержек при ведении коммерческой деятельности. Бухгалтерская отчетность отражает только часть данных, необходимых для комплексной оценки эффективности автосервиса — получить полную картину позволяет управленческий учет.Анализ СТО начинается с учета операционных, финансовых и статистических показателей предприятия, а также разработки плана по развитию автосервиса. После постановки целей в плане руководителю автосервиса необходимо провести анализ материальных и трудовых ресурсов компании. Оценка возможностей СТО позволит прогнозировать срок достижения поставленных целей и плановых показателей.

Анализ персонала и производительности труда


Производительность труда — основной показатель эффективности автосервиса. Анализ позволяет:

  1. Определить уровень напряженности плана производительности и нагрузки на персонал.
  2. Выявить факторы, влияющих на производительность труда на СТО за отчетный период времени.
  3. Разработать стратегию действий по выявлению внутренних резервов рабочей силы.

Такой анализ позволяет более рационально использовать труд сотрудников автосервиса, а также нормировать нагрузку на персонал в зависимости от потока клиентов. Для проведения анализа используется расчет трудоемкости операции из расчета на 1 человеко-час, а также среднегодовая выработка каждого работника.

Анализ основных и оборотных средств


Процедура необходима для определения скорости переноса стоимости от оборотных активов на готовый продукт автосервиса, а также периода окупаемости основных активов. Задачи анализа основных и оборотных средств:

  1. Определение возможных резервов для ускорения оборачиваемости оборотных фондов.
  2. Расчет эффективности использования оборотных средств автосервиса.
  3. Оценка сроков окупаемости инвестиций и основных средств СТО.
  4. Анализ эффективности использования ресурсов в операционной деятельности СТО.
  5. Оценка ликвидности баланса автосервиса.

Для оценки эффективности использования основных и оборотных средств рассчитываются фондоемкость и фондоотдача, а также оборачиваемость 1 фонда в течение дня.

Анализ прибыльности и рентабельности


Анализ финансовых результатов позволяет определить рациональность использования возможностей предприятием и скорость развития автосервиса. К задачам анализа рентабельности и прибыльности автосервиса относят:

  1. Выявление факторов, влияющих на финансовые результаты СТО.
  2. Оценка прогресса предприятия по развитию бизнеса и повышению качества предоставляемых услуг.
  3. Систематический контроль за выполнением рабочих планов СТО и получением прибыли.

Для анализа рентабельности и прибыльности автосервиса используется сравнение отчетов по фактическому и плановому товарообороту СТО, оценка уровня издержек предприятия, а также соотношение сумму фактической и плановой прибыли.

Как наладить планирование и анализ на СТО?


Для отслеживания текущей ситуации внутри автосервиса оптимально подходит модуль Планирование в системе управления «АвтоДилер». Из преимуществ модуля выделяются:

  1. Работа через CRM — интеграция системы управления взаимоотношения с клиентами позволяет настроить воронку продаж и подключить системы аналитики и контроля. Через аналитику CRM удобно определять узкие места в воронке по услугам ремонта или продаже запчастей, а также разрабатывать сценарии рассылок для стимулирования повторных или периодических продаж постоянным клиентам.
  2. Планирование загрузки СТО по постам — инструмент представлен в формате сетки рабочих мест, позволяющих быстро определить количество свободных боксов в СТО или незанятых сотрудников. Это упрощает контроль сотрудников в режиме реального времени и распределение входящих заявок в единую очередь.
  3. Быстрый виджет для записи на ремонт в автосервис — размещение готовых строчек кода на страницах сайта СТО позволяет напрямую передавать данные из заявки клиента в CRM. Администратору остается только проверить достоверность данных и утвердить время брони бокса в сервисном центре, что упрощает планирование очереди клиентов в автомастерских.

Кроме того, в штатный инструментарий системы управления «АвтоДилер» включен конструктор отчетов, позволяющий отслеживать статистику по всем показателям бизнеса компании. Пользовательские отчеты предполагают сбор аналитических и статистических данных за конкретный период работы предприятия — руководителю автомастерской остается только изучить информацию и принять решение.

Резюме



Эффективность работы автосервиса, а также прибыльность, рентабельность и скорость развития бизнеса напрямую зависят от организации рабочих процессов и выбора системы управления предприятием. Для успешной ведения коммерческой деятельности и развития компании от небольшого сервиса до крупной сети СТО требуется проработать структуру предприятия, наладить учет операционных и финансовых показателей, а также внедрить систему управления для централизованного контроля всех бизнес-процессов.

Источник статьи

0
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем