Ведение учета в экселе или специальной системе?

По мере роста компании возникают следующие проблемы при ведении учета в Excel:

• по мере развития процессов продаж учет в Excel становится сложным Пока ваши продажи проходят в один этап и состоят из одного товара/услуги, то вести их в Excel можно (и даже нужно). Со временем продажи могут стать многошаговыми и содержать в себе много дополнительной информации. Табличный способ представления данных не подходит для хранения такой информации.
• затрудняется поиск и структурирование информации Формат хранения данных в Excel подразумевает табличное представление данных. Развитие данных, с которыми Вы работаете, подразумевает увеличение количества столбцов в таблице. Иначе представлять информацию в Excel сложно. Поиск данных о деталях ранее проведенных операций становится затруднительным.
• в Excel нет возможности реализовать регламент работы сотрудников Данные о продажах в Excel можно заносить произвольно, минуя обязательные этапы или фальсифицируя данные. Это связано опять же с особенностями Excel, как электронной таблицы. Очень часто бывает необходимо заносить данные в систему о продажах в следуя определенному порядку. Возможность работать с данными по регламенту, позволяет анализировать действия сотрудниках на разных этапах работы.
• Excel не дает автоматизации рутинных процессов, а только позволяет хранить данные Просто хранение данных само по себе не имеет ценности, если эти данные нельзя использовать в работе компании. На пример, зная необходимые данные о клиенте заполнить ими договор или какой-либо документ. Анализ данных учета так же играет большую роль. Данные, которые не анализируются - это мертвый груз.
• в Excel нельзя разграничить доступ к данным так, как в специализированной системе Excel позволяет защитить файл паролем, но не позволяет настроить правила работы с документы для различных пользователей. Таким образом, все кто знает пароль для доступа к таблице, смогут внести в нее изменения, включая деструктивные. Приведенные выше сведения позволяют принять правильное решение о необходимости использования Excel для учета данных в компании.

Что делать, если необходимо вести более сложный учет, чем в Excel? Самый правильный выход в этой ситуации - использование специального программного обеспечения, которое будет отвечать Вашим потребностям и будет разработано в соответствии со спецификой работы Вашей компании. Не ждите когда работа в Excel станет сложной и не удобной - закажите разработку системы учета для Вашей компании.