Собственная CRM за 20 тысяч рублей: как бизнесу экономить на SAAS

Для чего нужна CRM?

CRM-система (Customer Relationship Management или Управление отношениями с клиентами) — это программное обеспечение, которое служит для организации и контроля продаж в компании. Обычно, строится вокруг воронки продаж, в зависимости от типа бизнеса и циклов продажи. С ее помощью можно отслеживать поступающие заявки, контролировать «путь» клиента от обращения до сделки и работать над эффективностью отдела продаж.

Сегодня, продвинутая CRM-система выполняет не только прямые функции, но и зачастую является по совместительству ERP-системой (Enterprise Resource Planning или планирование ресурсов предприятия), то есть контролирует множество бизнес-процессов и объединяет разные отделы в компании: продажи, производство, юридические и бухгалтерские процессы.

На данный момент самыми распространенными вариациями являются облачные CRM-системы, то есть те, для доступа к которым требуется интернет и которые размещены на стороннем сервере. По сравнению с системами, которые размещаются на компьютере сотрудника, они имеют несколько весомых преимуществ:

1. Командная работа. Использование облачных CRM-систем позволяет сотрудникам работать над одним проектом в режиме online, не передавая данных через почту, мессенджер и другие средства связи. Система запоминает, кто редактировал данные, принимал заявку, работал с клиентом.
2. Адаптивность. Зайти в современную CRM-систему можно с помощью компьютера, планшета, телефона, одним словом, с любого устройства под рукой.
3. Интеграции. Облачную CRM-систему можно связать с любым интернет-сервисов, если тот имеет API или другое средства для обмена данными. В случае оффлайн-системы проделать подобную процедуру проблематично.

Единственный недостаток облачных систем — это «издольщина» (sharecrooping) и безопасность, которая вытекает из первого. Если конкретизировать: арендуя систему чужого авторства, размещенную на чужом сервере, вы во-первых не можете гарантировать ее безопасность (так как не имеете исходного кода), во-вторых не можете влиять на произходящие в ней процессе. В прочем, сегодня, эта проблема касается любых сервисов: от Госуслуг до Instagram.

Решение этой проблемы изящное: Web CRM (то, чем мы периодически занимаемся). Когда система находится на собственном или арендуемом сервере компании. Однако, в первом случае угроза исходит от собственных сотрудников, которых, конечно, возможно контролировать, а во втором случае от хостинг-провайдера. Правда, если выбирать надежного хостера и к безопасности сервера относится ответственно — риски можно свести к нулю.

Что предлагает рынок облачных CRM?

На данный момент, наиболее популярными на Российском рынке облачных CRM являются: Bitrix24, AmoCRM, Мегаплан, TerraSoft и другие, поменьше.

Как правило, тарификация строится по 3 принципам:

1. Оплата за пользователя. То есть за каждого сотрудника, подключенного к системе. В зависимости от функционала тарифа, размера авансового платежа (за месяц или на год сразу) и различных наворотов цена варьируется от 225 до 1500 рублей за каждого. Получается, если вас в системе 5 человек — в среднем система обойдется в 2500-3000 рублей в месяц.
2. Оплата за компанию. Да, ограничения по пользователям все же есть, но они как правило на дешевых тарифах. В зависимости от, опять же, функционала и возможностей — тариф обойдется вам от 5000 до 150 тысяч в год.
3. Коробочная версия. Или лицензия без срока действия. Bitrix24, например, запрашивает от 59 до 499 тысяч в год. Для компаний от 1000 пользователей / сотрудников цена составляет 1 000 000 рублей + 400 000 рублей каждый год.

Насколько оправдана такая цена, сказать сложно, так как вопрос использования конкретной CRM — индивидуальный. Во-первых, для какого-то бизнеса заплатить 300 000 в год ради повышения эффективности — может быть абсолютно оправдано, особенно, если бизнес использует в своей работе другие продукты компании-разработчика. Во-вторых, частные предприниматели с небольшой выручкой могут использовать для продаж конкретное решение, которое совместимо с конкретной CRM и у них нет возможности оплачивать собственное или долгосрочное решение: они оплачивают тарифы помесячно в 2-3 SAAS-решениях (например, CRM + телефония + конструктор форм) и не платят больше 1000-1200 рублей в месяц.

Что касается зарубежных решений, то англоговорящие и читающие сотрудники вполне комфортно работают с такими системами, как SalesForce, HubSpot и другими. Их стоимость варьируется от 12 до 300$ за пользователя в месяц и, как правило, предоставляет более интересный функционал, чем Российские продукты.

Однако, такие системы не русифицированы и не имеют интеграции с популярными для Российского рынка продуктами, а значит большинству организаций подходят в меньшей степени.

Так как же экономить на облачных CRM малому бизнесу?

Ответим сразу: если представляется возможность, то отказаться от них.

Если у вас развивающийся бизнес, в котором есть минимум 3 сотрудника и есть желание упорядочить работы для них, для будущих сотрудников и сэкономить в перспективе 3-6 месяцев — наш кейс может быть полезен и эффективен.

Например, в работе своего предприятия (работа с клиентами, подрядами и собственными IT-платформами) мы используем 2 решения: собственную CRM, связанную с CMS (для обработки входящих заявок) и систему работы с проектами. Это экономит огромное количество средств, да и времени на разработку было потрачено немного. И тем не менее, в пример мы приведем процесс работы с одним их наших клиентов, которому потребовалась система, аналогов которой не было на рынке.

Кто наш клиент: компания, занимается автотехнической и судебной экспертизой в городе Иваново.

Задача: Компания решила открыть новое направление — услугу аварийного комиссарства. Требовалось разработать систему, которая позволяла бы вести учет клиентов, с привязкой к профилю автомобильного средства и его документов. Также, необходимо было обеспечить возможность аварийному комиссару с помощью мобильного телефона отправлять фотографии и документы с места ДТП, чтобы эксперт мог успеть сформировать документы еще до приезда клиента в офис. Также, должен быть реализован поиск по документам / клиентам / транспортным средствам.

Бюджет: 30 000 рублей.

Итоговая стоимость разработки:19 200 рублей.Стоимость внедрения (2 выезда специалиста): 2000 рублей.

Для демонстрации будет использован демо-режим приложения, в целях обеспечения конфиденциальности.

Основная панель управления приложением. Авторизация производится через форму, каждый сотрудник имеет собственный аккаунт. Пароль, а также общую информацию о себе и аватар для различий заполняет самостоятельно.

На панели доступна основная статистика и динамика активности.

Каждый случай (проект) имеет отдельную карточку, фильтр и создается менеджером в течении минуты.

Каждый параметр возможно добавить и отследить через систему поиска.

Каждый профиль задачи имеет собственную канбан-доску (аналог Trello), к которой можно прикрепить сотрудника и назначить на него ответственность за выполнение определенной задачи.Также, в системе есть функция учета клиентов и их персональных данных, общий календарь задач, система заметок, загрузки и скачивания документов и прочие, необходимые для работы функции.

Как может создание уникальной CRM стоить дешевле, чем аренда уже существующей?

Все просто и причин этому несколько:

1. Базовое ПО. Все компании, разрабатывающие ПО — используют чужие продукты. Это касается фреймворков, инструментов и полностью сторонних продуктов в целом. Иногда, для клиента, мы используем решения, которые можно найти в магазинах Envato. Таким образом, цена основного функционала составляет 20-120$ и экономит много времени.
2. Наличие скидок. Если вы работаете со студией или разработчиком долгое время — он может снижать наценку на собственные услуги. Стоимость такого продукта (как в нашем кейсе) заказчику со стороны обошлась бы в 24 500 рублей, что все равно не дорого, однако немного отличается от заявленной цены в заголовке :)
3. Понимание потребностей. Если вы конкретно знаете, что и зачем вам нужно, а также готовы обсуждать стоимость и необходимость функций с разработчиком — собственная система действительно может быть в разы дешевле арендованной.

Таким образом, данная система может окупиться за 3, 4 или 6 месяцев, если вам действительно нужна CRM и ваш бизнес выстраивает продажи и имеет потребность в автоматизации работы с проектами.

Действительно, и в работе с нами и с другими разработчиками стоимость собственной системы может достигать баснословных расценок, однако, это все зависит исключительно от необходимого функционала.

Скажем, система за 200 или 300 тысяч рублей, разработанная под свои нужды — будет гораздо функциональнее и эффективнее тех, которые сделаны универсальными.

Что касается обслуживания, мы используемся для размещения CRM тот же сервер, на котором располагается веб-сайт и стоимость обслуживания не превышает 8-10 рублей в месяц.

Вывод

Безусловно, выбирать ли для своего бизнеса CRM и какую именно: ваше индивидуальное решение. Для кого-то подойдет облачное решение, кто-то разработает собственную, а кому-то привычнее работать по-старинке (однако, рекомендуем о ней задуматься).

Подобный выбор стоит делать только исходя из потребностей каждого конкретного бизнеса, а если делать собственную, то внимательно выбирать подрядчика и хорошо подумать о необходимых вам функциях.

Также, не стоит забывать о том, что при наличии технический знаний и навыков предприниматель в состоянии самостоятельно развернуть и настроить программное обеспечение для CRM, которое можно приобрести на стоках с различными приложениями (CodeCanyon). Однако, помните о том, что без исследования исходного кода чужого программного продукта невозможно гарантировать его безопасность, а также о том, что большая часть продаваемого качественного ПО со стоков — требует локализации на русский язык, доработки программистом и, иногда, вмешательства дизайнера для оптимизации работы ваших сотрудников.

В любом случае, мы надеемся, что сегодня вы узнали для себя что-то новое и будете подготовлены, когда настанет ваш черед выбирать CRM под свой бизнес!

Господа, это наш первый выпуск на Spark.ru: поэтому мы очень переживаем и хотим узнать ваше мнение о данном материале! Если вам понравился формат кейсов или наоборот, показался ненужным — рассказывайте об этом в комментариях, поболтаем! :)