Что делать если не успеваешь сделать работу вовремя

Так часто бывает, что обещаешь выполнить какую-то работу в срок и не успеваешь. Особенно когда нужно сделать не одну маленькую задачу, а какой-то большой объем работ, на две недели, месяц или два. Причин не успевания может быть много:

• Внешние обстоятельства которые помешали,
• Привычка откладывать все на последний момент,
• Оптимистичные оценки относительно трудоемкости,
• Сработал Закон Паркинсона: работа заняла все отведенное на неё время
• Исходные данные пришли поздно.

И когда вы уже понимаете что явно не успеете, начинаются метания: "А что делать?"

Вот пошаговая инструкция:

1. Посмотрите выполненную работу и рассчитать метрики ошибок в ожиданиях о трудоемкости работы.
2. Оцените остаток работ и рассчитать дату завершения оставшейся работы (прогноз завершения)
3. Встретьтесь с Клиентом и раскажите ситуацию о состоянии, и прогноз о завершении.
4. Согласуйте план мероприятий по стыковке сроков. Если срок важен, то выделите приоритетные работы из остатка и сократите менее важные.
5. Встречайтесь или созванивайтесь с Клиентом о состоянии работ на ежедневной основе - это повысит Прозрачность, а прозрачность повысит Доверие.
6. После завершения всех работ соберитесь вместе и разберите почему произошло отставание в сроках, и что нужно сделать чтобы такого не было в будущем.

Расчет метрик

Чтобы сделать хорошее предсказание о завершении работ, нужно понять насколько мы ошиблись при оценке. Ошибка может быть в оптимистичной оценке, или появилась новая работа которую мы не учли. Поэтому:

1. Вспомните оценочную трудоемкость работы которая была выполнена, и фактическое время которое было потрачено на выполнение работы. На основе этих данных рассчитайте точность оценки:

К = плановая_трудоемкость / фактическая_трудоемкость

2. Посмотрите на выполненную работу, и определите сколько работы добавилось и не было запланировано, Рассчитайте влияние фактора неопределенности:

ФН = добавленная_работа / запланированная_работа

Лучше всего считать в оценочных единицах, например в днях которые хотели потратить на выполнение этих работ.

3. Возьмите остаток работы и рассчитайте прогноз завершения с учетом полученных метрик:

Прогноз = (Остаток / К) / ФН

У нас получится наиболее реалистичное количество дней необходимых для завершения всех работ. если фактор неопределенности опять сработает. Если вы считаете что новой работы не добавится, и дальше не будет проблем, то его можно не учитывать:

Оптимистично = Остаток / К

Пример

Рассмотрим на примере.

• Предположим, что мы взяли заказ который оценили в 20 чел/дней.
• В процессе работы над заказом выяснилось что возникли новые задачи с оценкой в 5 дней.
• Мы потратили уже 3 недели, и сделали работы на 8 дней из запланированного объема.
• У нас осталось до срока 1 неделя. и мы понимаем что не успеваем сделать работу в срок.

Считаем:

К = (8 + 5) / (3*7) = 0.61
ФН = 5 / 8 = 0.62
остаток: 12 чел/дней
Прогноз = 12 / 0.61 / 0.62 = <strong>31.72 календарных дней. 
(мы сделали конвертацию в календарные дни при расчете "К")
Оптимистично = 12/0.61 = 19.61 календарных дней.

Таким образом, у нас получился пессимистичный прогноз времени завершения работ - 1 месяц , если опять сработает закон Мёрфи, и оптимистичный прогноз - примерно 3 недели. если проблем не будет. Именно эти цифры и нужно обсуждать с Клиентом.

Как избежать

Для того чтобы ситуация не повторилась, лучше всего на ранних фазах обсуждения работ оценивать риски и факторы которые могут повлиять на увеличение объема работ.

Для этого, нужно строить план не в виде "сначала делаем это, потом это, потом это", а выявить препятствия "Что мешает получить деньги клиента сразу?". Как только мы записали первое препятствие мы формируем к нему промежуточную цель которую нужно достичь для преодоления препятствия, и задаем вопрос: "Что мешает достигнуть эту цель?" . записываем препятствие и к нему промежуточную цель. У нас появилось дерево из пар препятствие-цель. Если вы все сделали правильно, то такой план будет иметь гораздо меньшую неопределенность чем план "делаем раз, два,три".

Когда план сформирован, внесите все задачи в BIPULSE, инструмент рассчитает полную трудоемкость работ. На календарном плане BIPULSE покажет критическую цепь и расчётные, рекомендованные даты начала работ с учетом резерва по времени, который составляет 50% длительности всех работ. Если вы видите, что работы надо было начинать "вчера", то вы сможете договориться уже на старте о более реалистичных сроках.

В процессе выполнения задач, система будет измерять точность оценки (К) с делать прогнозы о датах завершения работ. А также, выполнять оценку отклонения от графика и рекомендовать что нужно делать. Если вы увидите что загорается предупреждение "применяй план изменений" это значит, что пора звонить Клиенту и договариваться об изменениях в объемах работ или срока.