10 правил корпоративного чата: как не превратить его в спам-ленту

У чата в корпоративной системе есть одно весомое преимущество: в нем присутствует любой ваш сотрудник. У него может не быть скайпа, он может отказаться от Телеграма или игнорировать сообщения в Фейсбуке, но как только вы создали для него аккаунт в CRM, он с вами.

Именно поэтому легкомысленный чатик стоит организовать более серьезно.

5 ДА: что нужно делать в чате

1. Ведите общий чат. Эти сообщения видят все сотрудники, так что используйте его только для сообщений, которые касаются всех. Важно: не используйте его для поздравлений и обсуждения нерабочих вопросов, это снизит качество коммуникаций.
2. Разделите потоки. Создавайте отдельные чаты — по подразделениям, по локальным задачам и проектам. Покажите сотрудникам, как создавать дополнительные подгруппы. Дальше они при необходимости сделают это сами.
3. Делайте отдельные чаты для клиентов. Если это действительно необходимо, клиентов стоит приглашать в специально созданные чаты, которые касаются их проектов. Для этого клиент должен быть зарегистрирован как внешний пользователь.
4. Сохраняйте информацию. Если в общем чате было значимое обсуждение, с выводами и решениями, руководителю лучше собрать их и сделать отдельный пост в общей ленте или в задаче. Да, поиск по чату работает отлично, но он отнимает время. К тому же, кто-то мог пропустить сам разговор, а кого-то добавили в чат чуть позже, и к предыдущим сообщениям у него доступа нет.
5. Используйте теги. Чтобы привлечь внимание конкретного человека, используйте упоминание — в Битрикс24 достаточно поставить плюс (+) и начать набирать фамилию, чтобы система предложила вам список сотрудников, которых можно упомянуть. Ваш адресат получит персональное уведомление.

5 НЕТ: чего не стоит делать в корпоративном чате

1. Не выносите в чат все вопросы подряд. Если вопрос касается конкретного проекта и не требует срочного ответа, обсуждать его лучше непосредственно внутри проекта. Так вы не отвлекаете никого по мелочам. История обсуждения сохраняется и ее легко найти всем, кто имеет отношение к проекту.
2. Не обсуждайте личное на людях. Сразу договоритесь — если вопрос касается 1-2 человек, стоит написать им в приватном чате, не отвлекая других. Привычка любой вопрос кидать в общий чат в итоге начнет всех раздражать.
3. Не ставьте задачи в чате. Это не таск-менеджер. Обсудить задачу — совсем не равно поставить задачу. Гарантия 99%, что в общей переписке ее потеряют, забудут и т.д. Даже если вам кажется очевидным, что задачу, упомянутую в обсуждениях, нужно сделать — это совсем не очевидно для ваших коллег.
4. Чат — не замена переписке по проектам или задачам. Он предназначен все-таки для быстрого обсуждения. Если появляются нововведения, вопросы, которые затрагивают многих, над которыми нужно подумать, собрать мнения, сделать анализ — лучше перейти в систему, создать группу и вести работу там.
5. Не умножайте сущности. Не плодите лишние чаты. Называйте чаты по теме (например, Ведение проекта ХХХ или Запускаем новую услугу). Постарайтесь задать деловой тон — переводите пустую болтовню в частные чаты или мессенджеры, определите этикет общения (например, заведите привычку сообщать об отсутствии на рабочем месте).

Ирина Гончаренко, редактор проектов в madcats.ru: У нас разделены рабочий и offtop-чаты. Работу по проектам, задачи мы обсуждаем только в Битрикс24 — это быстрее и безопаснее. А неформальное общение происходит в Skype — там проще отключить уведомления, если сообщения отвлекают. В Битрикс24 уведомления включены постоянно, чтобы сотрудники не пропускали важные вопросы.

Ирина Передрий, менеджер проектов компании ZIEX: Для внеофисных сотрудников у нас давно действует правило, что они предупреждают в чате, если уходят больше чем на 15 минут. Подразумевается, что любой сотрудник отвечает за это время в течение рабочего дня. При этом ответа на письмо, например, можно ждать и сутки. Как ни крути, общение в чате всегда быстрее.

Игорь Воронов, руководитель отдела интернет-маркетинга в Webline Promotion: Мы в компании частенько пишем друг другу “Ставь в Битрикс24”, если понимаем, что обсуждение в чате превратилось в конкретную задачу. Потому что десятки раз сталкивались с тем, что важный вопрос так и оставался на стадии обсуждения в чате. Конечно, важно не проморгать и принять решение, кто и когда будет выполнять эту задачу.

Корпоративный чат — удобный и быстрый канал коммуникаций, следует отнестись к нему серьезно, и результат вас порадует.