Я сделаю это завтра: примитивный тайм-менеджмент для тех, кто отчаялся упорядочить свои дела

Я пробовал разные системы тайм, прости господи, менеджмента и вот что вам скажу — чем сложнее система, тем хуже она работает. Если она требует еще и наличия силы воли — совсем все плохо.

У меня нет силы воли, зато мне помогают простые решения. Об одном из них я сегодня расскажу и если кому-то покажется, что это слишком просто и тупо — ОК, не буду спорить. Я люблю тупые решения.

Составляйте планы, о да!

Мы пишем список обязательных дел, которые надо сделать в течение дня. К концу дня половина (будем оптимистами) из них не сделана. К концу недели над списком хочется плакать. К концу месяца хочется умереть.

Если вам знакома такая ситуация — попробуйте сделать так, как делаю я. Эту систему я подсмотрел в книге Марка Форстера Сделай это завтра и немного адаптировал под себя.

Однажды у меня приключился полный завал с делами

Коллапс. Сделать нужно было так много и сделать это было нужно так давно, что половина рабочего дня уходила на объяснения с разъяренными заказчиками.

Из списка горящих дел я выбирал самое горящее, начинал его делать, приходило новое гневное письмо или раздавался гневный телефонный звонок. Если человек на той стороне был яростнее, чем в среднем, я бросал предыдущее горящее дело и кидался делать это — самое горящее. До следующего письма или звонка, которые могли выдвинуть вперед самое-самое горящее дело.

А потом, как я и сказал, приключился коллапс. Все дела были самыми-самыми горящими, все заказчики были в бешенстве, надо было делать все и сразу. А еще лучше сдохнуть.

Если помирать все же не хочется — начинаем действовать методично. По шагам.

1. Договариваемся о переносе дел

Вообще всех дел из списка.

Объясняем, что да, все плохо, обещал, подвел, виноват. Нет, послезавтра тоже не будет готово. Да, я пойму, если вы совсем откажетесь. Да, аванс верну. Еще раз извините.

Наша цель на этом этапе — назначить реальные сроки. С запасом процентов в 25. Да, в каких-то случаях придется вернуть аванс. Но люди не звери — если вы будете честны и убедительны, вам поверят.

2. Составляем список дел на следующий день

Кто-то пишет такой список вечером, я делаю его по утрам. Записали, подвели черту, обвели в рамочку. Какой секрет в этом списке — я расскажу чуть позже. Сейчас просто фиксируем план на день. Здраво оценивая собственные ресурсы и степень нагрева каждого обязательства.

Важное отступление: записываем всё!

Записываем дела — прежде чем делать.

Вообще, записываем всё, прежде чем делать. Доходим до клоунады и абсурда — мы сидим и работаем, а коллега зовет курить или пить кофе? Не соглашаемся на автомате, пишем на бумажке. Прямо так и пишем: попить кофе. Записали — решаем, соглашаться или нет. Если чувствуете себя глупо — превратите это в игру. Но записывайте.

Зачем это нужно? Чтобы создать буфер для любых решений.

Буфер — краеугольный камень всей нашей системы.

Помимо рациональной, думающей части мозга, делающей нас человеком, у нас есть реактивная часть, доставшаяся от весьма тупых предков. Но тупые-то они тупые, однако в конкурентной борьбе выжили, коли смогли передать нам свои гены. Эту часть мозга часто сравнивают с рептилией. ОК, пусть так и будет. Рептилия тупая, но быстрая и решительная. И сильная.

Рациональная часть нашего мозга умнее реактивной, но не умеет реагировать на автомате. И не должна. Ей всегда надо подумать, в соревнованиях на скорость она неизбежно проигрывает.

Вы только задумались, а рептилия уже отреагировала и ведет ваше тело к кофемашине. И полчаса рабочего времени — кто сказал вжух? — испарилось.

Победить рептилию нельзя, но ее можно обмануть. Она очень быстро привыкнет, что правильная реакция — это не согласие попить кофе, не клик по ссылке, не ответ на телефонный звонок, а запись на бумажке или в файлике. Да хоть мелом на доске.

Если вы сторонник упорядоченных решений, попробуйте стикеры в Битрикс24. Стикеры можно связать с задачами, когда придет время выполнять отложенную работу, эти доски можно расшаривать на коллег и вместе укрощать поток дел.

Рептилия должна отреагировать — дайте ей такую возможность и она успокоится, сочтя свой долг выполненным. И будет вам благодарна — вы дали ей шаблон реагирования, а она любит шаблоны и рефлекторные действия. А у рациональной части вашего мозга будет время принять осмысленное решение.

Вы удивитесь, насколько быстро рептилия смирится с новыми правилами. Я давно даже подумать не успеваю, а слова сейчас никак не могу уже произнесены.

Если вам кажется все это смешным — давайте поиграем в игру. Работайте так, как привыкли, просто записывайте все, что вы делали в то время, когда должны были заниматься делами.

Я однажды так поиграл и обнаружил, что, имея в списке 3 дела на день, я сделал 38 дел. Плюс одно из списка.

Посмотрим, сможете ли вы превзойти мой рекорд.

3. Закрываем список

Итак, вы составили список дел на следующий день (или на текущий, если вам удобнее делать это утром). Это закрытый список — дополнить его уже нельзя. Все, что придет нового сегодня — сегодня делаться не будет. Точка. В лучшем случае — завтра. Или послезавтра. Любая мелочь, даже пятиминутная. Завтра.

Все сегодняшние входящие задания автоматически переносятся на завтра или позже. Понятно, что не всегда так получится и будет что-то такое, что перенести невозможно. Но по умолчанию — всё на завтра.

Записывайте! Все записывайте.

Когда будем составлять список на завтра, решим, какие из поступивших сегодня задач будем делать.

И обязательно выяснится, что некоторые задачи уже не актуальны.

А дальше просто идем по списку. Выполняем одно дело. Не отвлекаясь на посторонние дела и избегая многозадачности. Человеческий мозг не может работать в таком режиме. История про Юлия Цезаря, который якобы умел делать несколько дел одновременно — это история про однозадачность и быстрое переключение между задачами. Не надо издеваться над мозгом.

Если прилетело задание, которое никак невозможно перенести — ОК, записываем его и делаем. Но только между текущими делами из списка. Если вы не хирург и не спасатель — вряд ли на вас падают дела такой срочности, что нужно буквально бросать все и прямо сейчас.

Здесь вам поможет зеленая зона. Просто выделите время под решение внезапных задач.

То, от чего нельзя отказаться на сегодня — делаем сегодня, но после того, как закончили текущее дело из списка. Остальное, как уже говорилось, переносим на потом. То, что пришлось взять сегодня — воспринимаем, как ЧП. Рептилия должна научиться оценивать срочное как опасное.

Мелкий полезный лайфхак

Если друзья или знакомые просят вас что-то сделать, а отказать вы не можете — отправьте просьбу в буфер, скажите простую фразу Сейчас не могу, напомни позже, пожалуйста. Напомнит, дай бог, каждый десятый. Остальные либо решат проблему сами, либо забудут. Спасибо Александру Марфицину за совет.

4. Методично разгребаем завалы

Теперь разберемся, что делать с задачами, от которых мы с разной степенью успешности отбрехались на первом шаге. Они отложены, но не выполнены.

Посмотрим на эти задачи еще раз — они теперь не висят над нами в режиме срочно-срочно, прямо сейчас и мы можем взглянуть на них более спокойно. Смотрим на каждую задачу и спрашиваем себя: а ее точно надо выполнять? Что будет, когда мы ее выполним? Какую пользу принесет и как повлияет на нашу жизнь? А что будет, если мы ее вообще не станем делать? Какие последствия будут у такого решения?

Скорее всего, от некоторых задач, которые вы набрали сами или позволили себе навязать, пока находились в режиме рептилии, можно отказаться с небольшими потерями. Да, придется признать, что вы облажались, более того, придется сказать это вслух — приятного в этом ничего нет. Но это лучше, чем тратить время и силы на задачи, от решения которых нет особой пользы.

Если вам тяжело признаться самому себе, что вы взвалили на себя больше, чем объективно способны унести — ну, утешьте себя тем, что виновата рептилия, с нее спрос невелик.

А оставшиеся задачи начинаем разгребать — спокойно и методично. Все плохое, что с ними связано — уже случилось, волноваться не о чем. Назначаем себе фиксированное время (например, час или два) и работаем над одной из этих задач.

То есть план на день состоит как бы из двух частей — список задач, намеченных на сегодня, и фиксированное время, которое мы уделяем расчистке хвостов. Если отложенная задача большая — делим ее на понятные и нестрашные этапы.

Это, кстати, очень важный момент — деление задачи на простые фрагменты. Во-первых, такие фрагменты проще контролировать и их завершение наглядно. А во-вторых — весь этот многозадачный хаос возник в нашей жизни не просто так. Это все та же рептилия пугалась больших задач, которые казались ей очень сложными. И она хваталась за разные пустяки.

Ой, надо же на письмо ответить. Ой, кто-то в чат пишет, вдруг что-то срочное. Ой…

Не ой. Вы не заставите рептилию не бояться сложного. Но никто не мешает вам обмануть ее и показать, что делать предстоит простое и нестрашное. Нет, мы не будем работать над заключением этого огромного контракта. Мы просто составим план. План — это совсем не страшно.

— Ну вот видишь, план составили и ничего не случилось. А сейчас мы просто сделаем пару звонков и напишем письмо. Что страшного может быть в письме?

И так шаг за шагом, стараясь не пугать ранимое древнее существо внутри нас.

И однажды окажется, что мы разгребли ту гору дел, которая казалась совершенно непобедимой и уже практически похоронила нас.

Вот, собственно, и вся система, главная задача которой — обмануть внутреннюю рептилию, а главный инструмент этого обмана — создание буфера я сделаю это завтра.

Какой будет результат

Большинство задач я выполняю в срок, теперь нарушение дедлайна — не рабочий момент и ну, а что вы хотите от фрилансера?, а ЧП.

Однако мы не в сказке — любая система дает сбои. Несколько раз, несмотря на все усилия, я приходил к тому, что несделанные дела начинали создавать новую кучку, грозя перерасти в горку, а потом и в гору.

Но с этим уже проще — просто возвращаемся к первому шагу и обнуляем текучку. Пока не очень запустили — разгребать гораздо проще.

Если такое происходит постоянно — это однозначный сигнал, что вы берете на себя больше, чем можете унести. И это очень серьезный повод подумать — как вы к этому пришли и что с этим делать. Потому что работа в режиме аврала не может продолжаться долго.

Обманывайте свою рептилию, создавайте буфер и будьте продуктивными.