Бухгалтерия для микробизнеса: кому доверить учет и отчетность

Фрилансер только что зарегистрировал ИП. С головой погрузившись в новые задачи, он было совсем забыл об отчетности перед государством. Но вовремя спохватился, вспомнив, какими штрафами грозит нарушение. Думать об организации учета нужно сразу, в идеале — еще до регистрации. Рассказываем, какие варианты есть у бывшего фрилансера.

Для кого-то фриланс — прибавка к зарплате. Другие осознанно уходят в свободное плавание и добиваются успеха. Вечерняя подработка превращается в бизнес. Количество клиентов и суммы переводов на карту растут, а налоговая не дремлет. Зарегистрировать ИП несложно, неделя — и документы на руках. Но это еще не все. Нужно вести учет, отчитываться перед государством и платить налоги.

Как грамотно организовать процесс, чтобы избежать штрафов? Если говорить о бухучете для крупных компаний, выход один — штатный специалист, в идеале — целый отдел. Но у индивидуального предпринимателя есть другие варианты.

Что нужно знать о налоговом учете для микробизнеса

Сначала стоит выбрать систему налогообложения. Общая (ОСНО) для ИП — слишком сложно и затратно. Налоги придется рассчитывать и платить отдельно, отчетность — сдавать каждый квартал. Благо, использовать ее не обязательно — если выручка не превышает 150 млн рублей и сотрудников у вас не более 100 человек. Из оставшихся четырех режимов по виду деятельности подходит только упрощенка — упрощенная система налогообложения (УСН), при которой вместо налогов на добавленную стоимость (НДС), доходы физических лиц (НДФЛ) и имущество предприниматель перечисляет в казну единый платеж.

ИП грозит штраф, если он ошибется в расчетах, позже заплатит или сдаст декларацию. Размер зависит от сумм недоплаты и пропущенных сроков.

Тут тоже два варианта — доходы со ставкой 6 % и доходы минус расходы со ставкой 15 % (ставка может меняться в разных регионах). Для бывшего фрилансера, который разрабатывает или продвигает сайты, предпочтительнее первый. Расходов — пара тысяч на интернет и софт, поэтому 6 % с дохода отдавать выгоднее. Чтобы не переплатить когда затраты ощутимы, нужно точно рассчитать суммы по обеим ставкам.

Пример № 1

Александр пишет тексты на заказ. Сотрудников нет, по договорам подряда ни с кем не работает. Затраты на бизнес — 1000 руб. в месяц на оплату интернета. В первом квартале он заработал 120 000 руб. При системе УСН доходы Александр отдаст государству 7 200 руб., при УСН доходы минус расходы — 17 550 руб. Разница очевидна.

Пример № 2

Вероника продает комплексный продукт — Landing Page с дизайном, версткой и подключением платежных систем. Сама делает прототип, остальную работу выполняют другие по договорам об оказании услуг. Бюджет одного проекта — 35 000 руб., из которых 15 000 руб. Вероника отдает подрядчикам — индивидуальным предпринимателям. За первый квартал команда сделала 6 сайтов на общую сумму 210 000 руб. При режиме доходы налог составит 12 600 руб. Чтобы рассчитать налоговую базу для системы доходы минус расходы, вычитаем выплаты по договорам (90 000 руб.) и прочие расходы — ту же 1000 руб. в месяц на интернет. Государству придется отдать 17 550 руб.

Даже когда расходы составляют половину доходов, ставка 6 % остается более выгодной. Чтобы не иметь проблем с госорганами при такой системе, нужно:

• кропотливо заносить в книгу доходов и расходов (КУДиР) входящие платежи;
• хранить документы, подтверждающие расходы;
• 3 раза в год вносить авансовые платежи на счет налоговой — до 25 апреля, июля и октября;
• оплачивать взносы во внебюджетные фонды — пенсионный и медицинского страхования — до 31 декабря;
• раз в год платить единый налог и сдавать декларацию — до 30 апреля.

В этих операциях нет ничего сложного. Но иногда рабочее время, которое уходит на заполнение документов, стоит слишком дорого. Тогда целесообразнее оптимизировать этот процесс. К тому же, от забывчивости и ошибок в расчетах никто не застрахован, особенно когда горит проект или клиенты обрывают телефон.

Как организовать налоговый учет, чтобы не закопаться в расчетах и не получить штраф?

Варианта четыре —

1. онлайн-сервисы,
2. приходящий бухгалтер-фрилансер,
3. аутсорсинговая компания
4. и специалист в штате.

Последний мы рассматривать не будем — для ИП это слишком затратно и нерационально. На одну зарплату будет уходить 20 000-40 000 руб. в месяц. Остальные варианты детально рассмотрим ниже.

Как организовать учет: варианты

Онлайн-бухгалтерия

Сервисов, с помощью которых можно учитывать движение средств и сдавать отчетность, предостаточно. Самые распространенные — Эльба, Мое Дело, Небо и Мои Финансы. Они облегчают взаимодействие с налоговой, но вести учет операций и отправлять отчетность должен сам предприниматель. Программа лишь избавит от ошибок в расчетах, напомнит об очередном платеже, сформирует декларацию и уведомит о важных изменениях.

Достоинства интернет-сервисов:

• низкая стоимость — 200-3000 руб. в месяц;
• возможность разобраться в тонкостях учета — когда компания вырастет, организовать бухгалтерию будет проще;
• напоминания по смс и электронной почте;
• КУДиР формируется автоматически;
• интегрируются с интернет-банкингом для выставления счетов и оплаты налогов.

Основной недостаток — в случае повышенного внимания и санкций со стороны контролирующих органов, общаться с ними придется самостоятельно. Консультанты помогут советом, но не возьмут на себя решение всех вопросов.

Тарифы на онлайн-бухгалтерию Мои Финансы

Приходящий бухгалтер

Чаще всего — это фрилансер. Есть разные форматы сотрудничества — полное ведение учета или разовые операции по мере необходимости. Кандидаты водятся на сайтах фриланса, Авито, hh.ru и других кадровых ресурсах. Разброс в зарплатных ожиданиях большой — от 3000 до 60 000 руб. в месяц. Впрочем, с нашими вводными вполне можно найти спеца за 3000-5000 руб.

Достоинства бухгалтера-фрилансера:

• персональные консультации;
• при необходимости — поможет организовать кадровый учет и документооборот;
• время, которое пришлось бы тратить на работу в онлайн-сервисах, можно уделить развитию бизнеса.

Из недостатков — риск нарваться на недобросовестного или неопытного человека. Может напортачить в документах и пропасть. В случае проблем с налоговой разбираться придется самому ИП. И спросить будет не с кого — если вы заранее не заключили договор с фрилансером. С другой стороны, если специалист хороший, то он и вопросы с госорганами сам решит, и дела штатному бухгалтеру передаст, когда бизнес вырастет.

Резюме бухгалтеров на Avito

Аутсорсинговая компания

Таких предложений на рынке в достатке — Бухгалтерия Плюс, Кнопка,, Профдело и другие. Этот способ требует наименьшего участия со стороны предпринимателя. При желании можно передать аутсорсеру не только заполнение платежных поручений и отчетность, но и весь налоговый учет — бухгалтер будет вести КУДиР, выставлять счета, формировать акты об оказании услуг и другие документы. Правда, чем больше функций уходит на аутсорсинг, тем выше стоимость услуг. Кроме того, для этого нужно грамотно организовать документооборот и обмен информацией — подключив бухгалтера в Битрикс24, вы сможете легко передавать нужную информацию по каждому проекту.

Достоинства аутсорсинга:

• несколько бухгалтеров, которые разбираются в разных нишах;
• индивидуальные консультации, в том числе — юридические;
• работа по договору гарантирует компенсацию ущерба;
• ответственность застрахована — если аутсорсинговая компания не сможет сама возместить убытки, это сделает страховая;
• представляют интересы клиентов в контролирующих органах.

Стоимость бухгалтерского сопровождения — от 1500 до 70 000 руб. Зависит от количества операций, системы налогообложения, и тех функций, которые предприниматель хочет переложить на аутсорсера. Бывший фрилансер на УСН уложится в стоимость услуг 2000-5000 руб.

Стоимость бухгалтерского обслуживания ИП в компании Профдело

Подведем итоги

Позаботиться об отчетности перед государственными органами лучше заранее. Заниматься этим самостоятельно, ездить в инспекцию и заполнять формы не обязательно — можно организовать учет проще. Некоторые способы почти не требуют участия со стороны предпринимателя.

При выборе стоит ориентироваться на параметры микробизнеса:

• система налогообложения;
• сотрудники в штате;
• интенсивность входящих и исходящих финансовых потоков.

И конечно, главный критерий — сумма, которую ИП готов тратить на бухучет. Отдавать 10 000 руб. при ежемесячной прибыли в 30 000 руб. нерационально. Если же доход в 3-4 раза превышает эту сумму, стоит оценить сложность учета, собственную налоговую грамотность и временные затраты. Возможно, получится справиться самостоятельно, оплатив минимальный тариф интернет-сервиса, чтобы не бегать с документами в налоговую. Однако когда отчетность крадет время и мешает развитию бизнеса, лучше рассмотреть бухгалтера-фрилансера или аутсорсинг.