КаргоЧат глазами Грузовладельца

Автоматизация поможет вам сократить количество времени, которое тратится на распределение и выдачу транспортных заказов экспедиторам, и позволит самостоятельно отслеживать статусы доставки. Несомненно, плюсом будет то, что вы сможете повысить качество вашего сервиса для ваших покупателей, и получить настоящее удовольствие от работы.

Для начала оформления транспортных заказов в сервисе КаргоЧат, необходимо выполнить два шага:

• Сформировать список ваших партнеров-экспедиторов
• Создать с ними связи внутри сервиса.

Теперь разберем подробнее каждый из этих важных этапов.

Работа с партнёрами

Под партнёрами мы подразумеваем те компании, которые обычно фигурируют в ваших заказах на перевозку грузов. Как правило, это:

• грузоотправители
• грузополучатели
• поставщики
• покупатели
• экспедиторы (перевозчики).

Для начала работы вам необходимо наполнить справочник ваших контрагентов через кнопку Каталог компаний в разделе меню Компании.

При этом, вы можете ограничиться добавлением только ваших экспедиторов. Остальные компании, которые будут присутствовать в заказах, можно будет добавить непосредственно из карточки заказа.

Для поиска партнёра и его добавления в справочник компаний:

• Найдите организацию или ИП. Для этого достаточно в строке поиска внести ИНН контрагента. Данные по нему автоматически подтянутся из актуальной базы ИФНС.

• Добавьте компанию в Справочник ваших партнеров через действие Добавить в справочник. При этом вы можете назначить теги для данной компании, чтобы в дальнейшем иметь возможность дополнительной фильтрации.

Контрагенты, которых вы добавили в справочник, находятся в разделе меню Компании, подраздел Все компании, где для каждой организации доступен перечень необходимых действий.

Создание связей

В нашем сервисе для того, чтобы компании могли вести работу с заказами, необходимо, чтобы между ними были установлены связи. Понятие связи аналогично заключенному договору транспортной экспедиции между вашими организациями.

То есть заказы от грузовладельца могут быть выданы только авторизованным экспедиторам, с которыми есть связи. Далее, через авторизованных экспедиторов заказы видны их перевозчикам — владельцам транспорта.

Поясню, почему.В настоящее время рынок грузоперевозок в России построен по следующей схеме: например, есть производство, которое работает с несколькими компаниями-экспедиторами. Экспедиторы – это в большинстве случаев посредники, привлекающие для осуществления перевозки транспортные компании либо других экспедиторов и диспетчеров, которые также привлекают либо перевозчиков, либо дополнительное звено посредников…На каждом из этапов логистической цепочки может возникнуть сбой. Поэтому необходимо сократить риски для грузовладельца и его экспедиторов и транслировать транспортные заказы, минуя посредников, тем самым снижая издержки на транспортировку в целом.К сожалению, существующие площадки и биржи не дают такой возможности и выданный экспедитору транспортный заказ дублируется каждой из привлеченных сторон в поисках свободной машины. Перевозчики вынуждены тратить время на выяснение статуса данных заказов, при этом у них создается впечатление, что загрузок огромное количество.

Теперь вернемся к связям в сервисе КаргоЧат.

Для того, что создать связь, используйте соответствующее действие на требуемом контрагенте:

• Если экспедитор уже является участником сервиса, то связь создастся мгновенно.

• В случае, если компания экспедитора еще не зарегистрирована в сервисе КаргоЧат, то нужно будет указать информацию о контактном лице и выслать ему приглашение для авторизации.

Компании, с которыми у вас установлены связи, находятся в подразделе Экспедиторы.

В сервисе КаргоЧат нет компаний со стороны — каждая компания кем-то приглашена. У любой организации вы можете увидеть партнеров и сотрудников, что также сокращает ваши риски при отборе контрагентов для транспортировки грузов. Кроме того, если компания — перевозчик, то вы видите её свободные транспортные средства.

Заказы

Вся работа с заказами ведется в соответствующем разделе.

Вы знаете, что каждый заказ проходит определенные стадии:

• создание
• выдача заказа экспедиторам
• закрытие заказа
• загрузка и начало перевозки
• транспортировка
• выгрузка у грузополучателя
• возврат товаросопроводительных документов.

Соответственно, в сервисе КаргоЧат размещённый заказ вы сможете отследить на каждой стадии, по которой он переходит при проставлении соответствующих отметок перевозчикам или экспедиторами.

Для быстрого создания заказов вы можете воспользоваться:

• кнопкой Создать заказ

• либо шаблонами, которые доступны для сохранения из любого заказа. Шаблоны помогут вам размещать заказы в считанные секунды.

Оформленный Заказ может выдаваться:

• определенному экспедитору
• нескольким экспедиторам из списка.

При размещении заказа вы можете ограничить его видимость для участников сервиса КаргоЧат:

• доступен всем участниками
• видят только ваши экспедиторы из заказа, и их перевозчики (с которыми у них установлены связи)
• доступен только указанным экспедиторам, если это собственники транспорта.

В случае, если в заказе участвуют несколько экспедиторов, то заказ закрывает тот, кто первый заполнит необходимые данные по машине и водителю.

Дополнительные возможности по оформлению заказов в сервисе КаргоЧат:

• заказ учитывает требования к транспортному средству;
• допускается неограниченное количество грузов в заказе, каждый из которых имеет свои места погрузки и выгрузки. В этом случае вы самостоятельно определяете их порядок и, при необходимости, можете легко его изменить;
• при переходах заказа по стадиям, вы получаете уведомления в веб-интерфейсе и на вашу электронную почту;
• вы сможете наблюдать местонахождение груза через мониторинг, в случае, если перевозчик, указанный в заказе, предоставил данные от системы мониторинга или установил мобильное приложение своему водителю.

Как видите, вам для более эффективной работы нужно не так много усилий – пригласить своих партнеров в КаргоЧат и начать размещение заказов внутри сервиса. Для повышения качества обслуживания, ваши экспедиторы и их перевозчики смогут предоставить вам возможность отслеживать местоположение перевозимого груза по конкретному заказу.

Если у вас возникнут вопросы по оформлению заказов и работе в сервисе – наши сотрудники с удовольствием на них ответят. Кроме того, вы можете воспользоваться нашей справкой, которая будет прекрасным помощником.

Мы знаем, насколько важно работать в максимально комфортных условиях, которые позволят экономить время на рутинных операциях. И тот факт, что мы живем в век цифровых технологий, позволяет нам повышать эффективность работы.

КаргоЧат имеет открытый API. Поэтому, для тех компаний, которые хотят автоматизировать процесс выдачи заказов своим экспедиторам из любых систем учета и получать обратно информацию о машине, водителе и местонахождении груза в пути, мы готовы предложить решения для интеграции с нашим сервисом.

По всем интересующим вас вопросам:

• звоните по телефону 8 (800) 775-82-47 (звонок бесплатный)
• пишите на электронный адрес info@cargo.chat

Если вы еще не с нами – присоединяйтесь.