4 всадника автоматизации

Поочередное появление четырех всадников: чума, война, голод и смерть, как вы помните, предвещает конец света. То есть, апокалипсис.

Мы задумали и провели небольшое исследование о причинах закрытия, или резкого спада бизнеса. Статья должна была рассказывать о «всадниках», появление которых предвещает те или иные «смертельные» для компании проблемы.

Но в ходе исследования клиентов, партнеров и друзей, мы увидели гораздо больше компаний, которые вовремя начали изменения и растут.

Так что мы решили сделать статью оптимистичнее и собрать признаки, которые подсказали компаниям, что пора задуматься об автоматизации (и не умереть).

В исследовании приняли участие, зная и не зная этого:

1. 153 бизнеса — наших текущих и бывших клиентов
2. 121 бизнес с которым у нас были пресейл отношения, и мы достаточно хорошо познакомились с запросом собственников
3. 20 компаний партнеров, знакомых и друзей

Итак, четыре всадника автоматизации — кто же они, предвестники того что уже пора?

Мы систематизировали множество целей начала проекта, и получили такие группы. Вот они, наши всадники — предвестники автоматизации.

1. Непрозрачность
2. Низкая эффективность
3. Лоскутная автоматизация
4. Отсутствующая технология работы

Все эти «всадники» говорят своим появлением — пора что-то менять. Если вовремя остановить «всадника», бизнес может вырасти, глобально улучшиться и расшириться.

Если ничего не делать, проблемы копятся, приходит еще один всадник, а затем еще и еще один.

Непрозрачность

Непрозрачность происходящего в компании, наличие мутных мест и «черных ящиков»

1. Вы не можете получить информацию о своей компании, не понимаете, как следствие не можете влиять на свою компанию.
2. Необходимая отчетность получается долго или с использованием ручного труда.
3. Руководство не имеет правдивой информации о финансовом состоянии компании и динамике.
4. Отчетность некорректная, разные люди приносят разные цифры.
5. Сотрудники компании в целом, или отдельных отделов, активно сопротивляются фиксации задач и планов в письменном виде, любой отчетности о своей работе.
6. Руководители и рядовые сотрудники в отчетности о своей работе не опираются на факты, цифры, предпочитают качественные показатели — количественным (все хорошо, все идет по плану, все довольны и так далее.

Низкая эффективность

Все сверх заняты, а результата — денег, сделок, проектов, мало.

1. Сотрудники заняты, буквально все в мыле, при этом работа не двигается.
2. Показатели эффективности в сравнении с другими компаниями отрасли (например, выручка на человека) низкие или падают.
3. Приходится нанимать людей в какой-то отдел (руководитель отдела требует) хотя объем работы не меняется.
4. Есть ощущение, что при увеличении количества сотрудников качество и количество работы только падает.
5. Сотрудники активно сопротивляются попыткам измерения результата (числа звонков, сделок, подготовленных документов, выполненных задач и так далее)

Лоскутная автоматизация не справляется

Запутались в лоскутной автоматизации, «одеяло» стало трещать.

1. Количество учетных систем в которых работает компания, приближается к числу отделов (у каждого отдела своя система).
2. Стал актуальным вопрос — «как синхронизировать данными между всеми нашими системами, чтобы не вводить столько раз руками»
3. Обмены между системами есть. Но там все время что-то ломается, есть специальный человек, который знает все про обмены и следит чтобы они работали.
4. Появился сотрудник, ответственность которого — следить за порядком в эксель файлах.
5. У вас есть эксель, в котором перечислены ваши эксели, чтобы не забыть где какой эксель.
6. Многие сотрудники «старой гвардии» знают, что лучше все записать себе в блокнот, потому что данные все время где-то пропадают.
7. Каждый новый руководитель начинает новый проект внедрения системы конкретно в свое подразделение.

Технология выполнения работы отсутствует

Технология выполнения работы размыта в знаниях и мнениях людей о том, как надо работать.

1. Есть дискомфортное внутренне ощущение «бесконтрольности».
2. Люди обладают уникальными знаниями о своей работе, и в случае их ухода невозможно восстановить информацию о том, что они делали и «подхватить» их процессы.
3. Вы не понимаете, чем занимается каждый человек в компании, и чем он не занимается.
4. Одни и те же процессы иногда выполняются качественно, а иногда нет. Например, иногда однотипные документы для клиентов оказываются подготовлены неправильно.
5. Вы (или ваш руководитель производства) не может спрогнозировать сроки выполнения задачи, заказа, проекта.

Что же делать, если все четыре всадника уже посетили вас?

Если вы прошли по списку, и у вас получились «галочки» во всех четырех разделах, вам точно пора задуматься о проекте изменений.

А можно и не ждать всех всадников, и остановить первого или второго...

Важно! Внедрение системы управления — не то же самое, что «купить 1С», или «зарегистрироваться в Битрикс24 или АМО », или «кинуть клич использовать Trello».

Остановить «всадника» сможет полноценный проект внедрения системы управления. Под полноценным проектом стоит понимать:

1. Выявление, анализ и улучшение бизнес-процессов. Описание оргструктуры, матрицы ролей, устранение функциональных разрывов.
2. Подбор оптимального программного продукта или группы продуктов для учета и управления (с учетом максимального покрытия процессов типовым функционалом).
3. Разработку модели прохождения процессов в выбранном программном продукте.
4. Обучение и памятки сотрудников должны отражать бизнес-процессы, в которых люди участвуют. Новые, описанные и перестроенные, бизнес-процессы.
5. Итоговым результатом внедрения должна стать возможность получить из учетной системы показатели (цифры), важные для вас как для руководителя, появляющиеся благодаря тому, что люди свои задачи в процессах выполняют. Цифры конечно должны быть «твердые», то есть на них можно положиться.

Осознание проблемы, первый шаг к успеху в ее решении. Если этот текст, хоть немного помог в осознании, то все было не зря.

Если вы готовы к следующему шагу, то обращайтесь к нам за аудитом 1С, диагностикой бизнеса для более детального понимания проблем и их фиксации или за полноценным проектом автоматизации, если уже достаточно устали от хаоса и готовы к решительным действиям.

В любом случае желаю вам вовремя «оседлать коней» автоматизации.