Как контролировать распределенную команду: наш опыт
Что делать, если у вас кадры распределены между несколькими городами?
Контроль распределенной команды подразумевает четкую дисциплину и набор инструментов, одинаково эффективных для всех участников рабочего процесса. Вот несколько наблюдений, которые мы составили за первый месяц совместной работы.
Гибкое и жесткое планирование. Одновременно
Проблема молодой компании — постоянная смена планов и хронический переговорный процесс при наборе пула клиентов. Чтобы не утонуть в этом всём, придется научиться строить и выполнять планы каждый день.
Гибкое планирование подразумевает люфты по времени выполнения с соблюдением общего календаря. К слову, мы уже научились тому, что план более чем на 14 дней составить нереально, если только речь не идет о долгосрочной кампании. Специфика наша в том, что мы работаем с контентом и его продвижением (делаю ставку в первую очередь на текстовый контент и связанные с ним формы и инструменты). Поэтому в своей практике исходим из постановки контрольных сроков с допустимыми сдвигами в большую или меньшую сторону не более чем на три дня (зачастую сдвигать сроки приходится не из-за наших внутренних причин, а по просьбе заказчика).
Asana или другие аналогичные системы
Все проекты стоит свести в единую систему, к которой должен быть организован доступ у всех сотрудников при помощи электронной почты. Туда же должны попадать оповещения и тикеты с задачами. Мы используем Asana, но в целом можно выбрать любую из широкого спектра онлайн-систем управления проектами. С увеличением числа проектов и клиентов команде потребуется переход на CRM / social CRM; но пока хватает и простого проектного менеджмента с делегированием задач.
Больше почты — меньше ада
С самого начала мы договорились с сотрудниками, что постановка, контроль и обсуждение задач будут на 80% проводиться по email. Это лучше, надежнее и удобнее, чем использование мессенджеров, Skype или других инструментов асинхронной коммуникации.
К тому же, цепочки писем позволяют составить хронологическую последовательность зафиксированных сроков, договоренностей и обсуждаемых задач / проблем / достижений по каждому проекту.
Конф-колл раз в неделю
Как правило, в начале рабочей недели мы проводим созвон для постановки контрольных целей на неделю, распределения ролей, фиксирования новых заданий подрядчикам или текущей ситуации по переговорам с клиентами. Поскольку руководство и команда агентства распределена на данный момент между тремя городами на территории Украины (в двух из них мы в ближайшие 6 месяцев рассматриваем организацию полноценных офисов), такой формат коммуникации и расстановки приоритетов работает наиболее эффективно.
Тайм-менеджмент, но не микроменеджмент
И если по части профессиональных качеств и уровня выполнения поставленных задач контент-маркетинга у нас к сотрудникам и подрядчикам вопросов нет, то вот с управлением временем есть определенные сложности.
Мы решили бороться с неэффективностью простым правилом: вовремя или никак. Контрольные сроки должны соблюдаться. Гибкость рабочего графика и возможность строить его самостоятельно — это одно из условий работы, но если оно будет вредить итоговым результатам и негативно сказываться на соблюдении выставленных сроков, мы можем и пересматривать отношения с таким сотрудником или подрядчиком.
Важная деталь: никакого микроменеджмента. Руководство не указывает сотрудникам, как именно и в какие дни им надо выполнить ту или иную задачу, сколько времени на нее потратить или вообще ты не так делаешь. Стоять над душой — не самый мотивирующий способ организации работы даже в офисе, не говоря уже про удаленных специалистов. Так что мы придерживаемся принципа делегируй, контролируй, не унижай и не мешай.
Второй месяц работы вот-вот завершится, пока что полёт нормальный :) К третьему месяцу расскажем о других интересных наблюдениях из личной практики по части менеджмента, так что подписывайтесь на наш блог, чтобы ничего не пропустить в дальнейшем.