Как вы ведете дела? Не совершайте этих ошибок!

Управление проектами – это прежде всего инструмент достижения поставленных компанией целей (причем как краткосрочных, так и долгосрочных), позволяющий прозрачно и логично выстроить работу, оценить затраты любого рода (временные, финансовые, человеческие) и снизить их (при правильном управлении).

Ошибки в управлении проектами

Выбор в пользу проектного метода – только полдела, поскольку необходимо все верно организовать и постараться избежать следующих ошибок:

1. Не выбран project-менеджер. Ответственность – это важно. Как и контроль. У каждого проекта или начинания должен быть ответственный, который будет планировать работу, выдавать задания и контролировать их выполнение. Когда выполнение проекта пускается на самотек, с вероятностью в 99% он окажется провальным.
2. Нерациональное распределение задач. Один сотрудник перегружен и не поднимает головы, другой не знает, чем заняться, и зависает в Инстаграме. В итоге такой расклад приведет к срыву проекта – силы даже самого продуктивного члена команды однажды будут исчерпаны, если взваливать на него весь проект.
3. Отсутствие актуальной информации о состоянии проекта. Если вы не можете что-то измерить, вы не можете этим управлять. Проект не дойдет до финала, если не подводить промежуточные итоги и не анализировать его течение.
4. Недостаток ресурсов или нерациональное их распределение. Отсутствие компетентных сотрудников и необходимого бюджета вряд ли позитивно скажется на результате проекта, если еще и не снизит его рентабельность. Сюда же можно отнести неправильно установленные сроки и дедлайны.
5. Бесконтрольность в отношении фрилансеров и удаленных сотрудников. Если офисных работников еще как-то можно проконтролировать, воздействовать на них и мотивировать, то с фрилансерами и удаленщиками дело обстоит иначе, хотя зачастую от них зависит успех конечного результата.

Избежать этих ошибок вам поможет дополнение Управление проектами.

Как управление проектами устроено в CRM Клиентская база

Наша программа нацелена на автоматизацию многих аспектов работы компании в комплексе. В одном окне, так сказать. А потому Управление проектами в КБ – это дополнение, позволяющее организовать работу как проектной, так и любой другой компании, использующей в работе проектный метод.

Как работает дополнение:

• Создание проекта. Вы создаете проект, назначаете project-менеджера, указываете заказчика, цели и задачи проекта, количество часов, дату начала работы и срок сдачи. Начало положено!
• Распределение ролей. Важный этап любого проекта. По большому счету именно от него зависит успех проекта в целом. Вы определяете участников проекта, их роли и степень участия в проекте и распределяете между ними задания (между офисными и удаленными сотрудниками, фрилансерами). Все это, конечно же, фиксируется в системе.
• Осуществление контроля за ходом работы над проектом. Удобная система отчетов по проектам в целом и по заданиям позволит постоянно держать руку на пульсе, отслеживать развитие проекта, выявлять острые углы и слабые места, снизить риски и предугадать возможные проблемы до того, как они возникнут, заранее определить нерентабельность проекта.
• Соблюдение сроков. Система напоминаний напомнит о дедлайнах, в результате чего вам не придется краснеть перед заказчиком из-за срыва сроков сдачи работы.
• Шаблоны проектов, заданий, документов. Если вы работаете с повторяющимися проектами или заданиями (например, за написание документации по всем проектам отвечает Иван, на которого каждый раз приходится выставлять задание), можно создать готовые шаблоны, которые в дальнейшем будут заполняться автоматически, и сэкономить самый ценный ресурс – ваше время.
• База знаний, прайс-лист и категории услуг. Еще несколько категорий дополнения, позволяющих еще больше упростить и облегчить работу в системе. Заполните один раз и пользуйтесь всегда.

Управление проектами – важная часть любого бизнеса, это не только метод руководства, но и путь мышления и инструмент, который встроится в комплекс автоматизации процессов вашей компании.

Проект – это черновик будущего, пишите свое будущее без ошибок!