Для отслеживания работы с заявками для заказчика была внедрена система статусов, которые отображали текущий этап работы с заявкой: от новой до завершенной. Завершенная заявка — это заявка, которая завершилась продажей/заключением сделки, либо была закрыта с пометкой ‘Отказ’.

За каждой заявкой также закрепляется ответственный сотрудник, который обновляет её статус на каждом этапе обработки, отражая текущий прогресс. Для хранения всей информации по заявкам в одном месте и обеспечения доступа к данным требовалась единая система.

Одним из вариантов решения было использование Google таблиц — в ней каждой заявке присваивался ответственный за отработку, и выставлялся ее статус. Однако эта система оказалась неудобной, так как изменения, вносимые одним сотрудником, мешали работе других. Также существовал риск случайного удаления данных из таблицы.

Наше решение

Для решения проблемы клиента наша команда разработала инструмент, состоящий из CRM-системы и Telegram-бота, что позволило улучшить контроль, автоматизировать и ускорить процесс обработки заявок.

Основные возможности нашего решения:

1. Централизованное хранение данных. Все заявки поступают в единую CRM-систему, где фиксируются номер телефона из заявки, время ее поступления, статус и сотрудник, ответственный за отработку. По запросу клиента возможна индивидуальная настройка полей.

В данном случае заказчику было важно отслеживать регион и дату смены статуса заявки, чтобы понимать, насколько быстро сотрудники берут заявки в работу.

2. Интеграция с почтой. Заявки, поступающие на почту, автоматически подгружаются в CRM-систему.

3. Статусы и функционал. В CRM-системе предусмотрены следующие статусы заявок: «Новая», «В работе», «Отказ», «Недозвон», «Продажа» и пр. (статусы могут быть адаптированы под запрос клиента). Кроме того, сотрудники могут оставлять комментарии к каждой заявке, что позволяет фиксировать причины отказов и корректировать работу.

4. Telegram-бот для оперативной работы. Бот отправляет уведомления о поступающих заявках ответственным сотрудникам прямо в мессенджер Telegram. Помимо уведомлений, сотрудники могут отрабатывать заявки в мессенджере, обновляя их статусы и оставлять комментарии после отработки. Данный функционал позволяет быстро реагировать на поступающие заявки, позволяя обрабатывать их, пока клиент еще «тёплый» — такой подход увеличивает вероятность успешной сделки.

5. Прозрачность на всех этапах. Руководители могут отслеживать статусы заявок, видеть время ее поступления и изменения. Это позволяет контролировать, сколько времени занимает обработка заявок каждым сотрудником.

6. Настройка ролей. CRM-система поддерживает гибкую настройку ролей с разными уровнями доступа для сотрудников. Данный функционал позволяет руководителям контролировать, кто именно к каким данным имеет доступ, что повышает безопасность работы с заявками.

7. Дашборд для руководителей. В CRM-системе предусмотрен дашборд, который позволяет руководителям получать сводную информацию по заявкам. Он отображает количество заявок в каждом статусе и их распределение по ответственным. Это даёт возможность оперативно выявлять проблемные зоны и корректировать работу.

Результаты

Внедренное решение помогло нашему клиенту:

1. Повысить прозрачность обработки заявок. Все заявки отслеживаются в CRM-системе по установленным статусам. Это позволяет руководителям видеть, на каком этапе находится каждая заявка и своевременно выявлять задержки или проблемы в процессе обработки.

2. Усилить контроль за работой сотрудников. Дашборд в CRM-системе предоставляет руководителям возможность видеть полную статистику по заявкам. В нем отображаются данные по каждому ответственному сотруднику: общее количество заявок и их распределение по статусам. Благодаря этому, руководители могут анализировать, кто из сотрудников имеет большее число заключенных сделок, а у кого наблюдается высокий процент отказов.

3. Снизить количество ошибок. Автоматизация процессов уменьшила количество ошибок, связанных с ручным вводом данных.

CRM-система и Telegram-бот стали для клиента инструментами оптимизации бизнес-процесса и позволили повысить качество работы с заявками.

Если вы хотите повысить скорость и прозрачность обработки заявок, а также усилить контроль качества работы сотрудников — оставьте заявку на бесплатную консультацию. В отличие от универсальных решений, таких как Битрикс и AmoCRM, которые не всегда учитывают специфические потребности бизнеса, наша CRM-система может быть полностью адаптирована под ваши задачи. Мы настраиваем функционал в соответствии с вашими требованиями, чтобы обеспечить эффективность и прозрачность бизнес-процессов.