Управляем задачами внутри Gmail: пошаговое руководство
Как это работает
Плагин добавляет в Gmail новые функции. С ним можно:
- объединять сотрудников в рабочие группы (здесь они называются очередями);
- назначать ответственных за выполнение задачи;
- передавать задачи от одного специалиста к другому;
- назначать крайний срок исполнения;
- контролировать выполнение заданий.
Также сервис позволяет принимать заявки от клиентов и автоматически преобразовывать их в задачи (тикеты) для сотрудников. Так ни одна заявка не останется без внимания.
Чтобы начать работу, надо установить плагин в Google Chrome или Yandex Browser и привязать к плагину свой почтовый ящик на Gmail. Настраивать основные параметры плагина мы будем в личном кабинете на сайте Deskun.
Теперь давайте посмотрим, как это выглядит на практике.
Создаём рабочую группу для каждого отдела компании
Предположим, в вашей компании 3 отдела:
- техподдержка
- IT
- маркетинг
Создадим для каждого свою очередь.
Нажимаем Создать новый проект.
Назвать проект можно именем своей компании. Очередь называем так же, как отдел. Начнём с отдела маркетинга.
Выбираем Управление задачами.
Добавляем в эту очередь сотрудников – специалистов отдела маркетинга. У каждого сотрудника должна быть почта от Google.
Повторяем то же самое с отделом IT. А вот при создании очереди для отдела техподдержки выбираем не Управление задачами, а Поддержка клиентов. Сразу привязываем внешний email – тот, который уже присвоен службе техподдержки.
Вот так будет выглядеть наша структура в итоге:
Теперь открываем почтовый ящик и видим там все очереди списком:
В почтовом ящике Gmail
Всё как надо. Можно приступать к постановке задач.
Ставим первую задачу
С Deskun поставить задачу – всё равно что отправить письмо. Вы видите, что под кнопкой Написать появилась другая, Новый тикет. Нажимаете на неё – открывается форма создания нового письма.
В теме письма пишете название задачи, в тексте разъясняете её. А теперь обратите внимание на новые функции в нижней части редактора:
В 1-ой вкладке мы выбираем одну из созданных нами очередей, для участников которой нужно поставить задачу. Если же вы создаёте тикет для конкретного специалиста – назначьте его в 3-ей вкладке. Во 2-ой и 4-ой установите приоритет и срок выполнения.
Для этой задачи мы назначили конкретного исполнителя – Аллу из отдела маркетинга. Чтобы она не отложила задание на потом, установили дедлайн. Вот как увидит задачу Алла, когда откроет почту:
Если Алле понадобится уточнить задачу, она сможет задать вам вопросы в ответном письме. Можно отправить обычное сообщение, а можно прикрепить заметку – комментарий, который видно только агентам, но не видно клиентам.
Сотрудник, получивший задачу, может назначить исполнителем кого-то ещё. Например, вы создаёте тикет для начальника отдела IT – и он уже решает, кто из его подчинённых будет отвечать за выполнение. А вы будете видеть, кто и чем занят.
Каждый работник вправе ставить задачу только в рамках той очереди, к которой он приписан. Например, маркетолог Алла не сможет создать тикет для сотрудников техподдержки или айтишников.
В почтовом ящике все задачи отображаются только во вкладке Deskun. В режиме обычного просмотра почты они не видны, чтобы не загромождать список входящих писем. Корреспонденция отдельно, тикеты отдельно.
Используем бесплатные фишки плагина
Управлять задачами ещё удобнее с дополнительными возможностями Deskun.
Отслеживание прочтения. Ставите задачу, а реакции нет? Откройте тикет и посмотрите, прочитал ли его сотрудник. Если да – иконка глаза под аватаркой будет зелёной, если нет – серой. Когда вы наведёте курсор на глаз, увидите время прочтения. Если вы поставили задачу для всей очереди – Deskun поимённо перечислит тех, кто с ней уже ознакомился. Отслеживание включено по умолчанию.
Шаблоны. Пригодятся, если вы часто ставите однотипные задачи, пишете стандартизированные письма и отвечаете на одни и те же вопросы клиентов. Подготовьте один или несколько шаблонов в личном кабинете на сайте Deskun. Когда будете создавать тикет – выберите нужный шаблон и дополните его конкретными данными по задаче.
Отложенная отправка. Для каждого письма можно установить любое время отправки. Это помогает упорядочить работу: вы садитесь и сразу пишете все отчёты, указания и сообщения, а каждый сотрудник получает их, когда придёт срок. Ведь если обрушить всю корреспонденцию кучей, она быстро осядет внизу списка входящих. И про какое-нибудь письмо обязательно забудут.
Засыпание. Эта функция поможет не забыть о важных письмах, на которые вы не можете отреагировать сразу после прочтения. Прикрепляете к любому входящему таймер – и через установленное время оно снова отображается наверху списка как непрочитанное.
Заботимся о клиентах
Плагин Deskun нужен не только для распределения рабочих задач. Помните, как при создании очередей мы привязали к Техподдержке внешний email? Мы сделали это, чтобы все обращения на почтовый ящик поддержки сразу попадали в Gmail. Специалисты отдела увидят их и возьмут в работу. Это те же тикеты – только создаёт их не руководитель, а клиенты.
Выглядят обращения так:
Любой специалист поддержки может взять в работу любой тикет. Как и в случае с обычными задачами, клиентские тикеты можно передавать коллегам. Назначайте исполнителей сами или предоставьте сотрудникам инициативу – решать вам.
Когда один сотрудник открывает письмо, для остальных оно временно блокируется. Это нужно, чтобы на один клиентский тикет не ответили сразу несколько человек. Но в общем доступе для всей очереди тикет остаётся. Исполнитель всегда может позвать на помощь коллег или руководителя.
Deskun – для малого и среднего бизнеса
У Deskun есть еще много полезных функций. С ним можно настроить автоответчик, назначить индивидуальные права доступа в зависимости от должности и задач сотрудника, оставлять служебные заметки. Его хватит для управления компанией или студией с десятком-другим специалистов в штате.
И все это работает прямо в почте – вам не нужно использовать сторонние сервисы. Если вы ищите простое решение для организации работы нескольких отделов (или просто нескольких сотрудников) – обратите на него внимание.