Легальных способов сбора базы и хранения согласий множество. Среди них есть как универсальные для всех типов бизнеса, так и более специфические для определенных отраслей. Чем больше персонализированных данных будет в согласии абонента, тем проще однозначно его идентифицировать, как того требует закон.

Если согласия собраны во время телефонного разговора, аудиозапись помимо согласия на получение рассылок должна содержать согласие на запись и использование телефонного разговора. Аудиозаписи, ввиду большого объема файлов, удобно хранить на выделенном сервере или стороннем файлохранилище.

Анкета, будь она в электронном или печатном виде, помимо E-mail и мобильного номера должна содержать ФИО, согласие на обработку персональных данных и согласие на получение E-mail и SMS сообщений, а также можно добавить дату рождения абонента. Согласия, собранные в электронном виде, необходимо хранить в виде логов сайта, заполненные от руки анкеты - в исходном состоянии или в виде заверенной электронной копии.

При сборе согласий через SMS - в виде отправки сообщения на короткий номер. Файл с собранными согласиями после сбора провайдером услуг SMS-информирования будет передан вам на хранение. Но стоит помнить, что носитель, на котором были размещены условия получения согласия, также должен быть сохранен.

Особое внимание стоит уделить тому, что согласие на получение SMS и E-mail сообщений должно быть дано в явной форме и выражено действием. На практике многие интернет-ресурсы пренебрегают данным правилом, подписывая клиентов на рассылки с помощью уже проставленных в чекбоксах галочек. Помимо гипотетических штрафов это имеет однозначно негативное влияние на лояльность клиентов.

Для сбора согласий на обработку персональных данных мы рекомендуем использовать следующую формулировку: “согласен на обработку персональных данных, содержащихся в настоящей анкете с целью направления мне указанной выше информации, в том числе на передачу соответствующей информации лицам, привлекаемым к исполнениям указанных действий”. Такая формулировка довольно лаконична и отвечает всем законодательным нормам.

Как получить согласие?

Включение в договор или оферту Организации, в которых клиент получает услуги на основе договора или оферты, могут добавить отдельный пункт о согласии на обработку персональных данных и получение информирования.

Сайт. Форму сбора согласий на сайте может сделать любая компания, у которой есть сайт. Высокую эффективность показал способ сбора согласий с помощью чек-боксов на странице, завершающей заказ товара или услуги. При этом необязательно оказывать услуги on-line, чтобы увеличить количество подписок на сайте - достаточно предложить клиенту в обмен на подписку через сайт скидку на последующую покупку (это может быть купон или карта). Этот способ сбора согласий подойдет как для on-line и так и для off-line магазинов, а последним позволит увеличить трафик на сайте.

Если работа с сайтом или мобильным приложением подразумевает некоторое время ожидания при переходе на другую страницу или в момент обработки запроса, разумно предлагать подписаться на получение новостей и акций именно в этот момент. Для этого можно использовать всплывающее окно.

Активация карт. Если компания использует карты программ лояльности или иные типы карт, хорошим способом сбора согласий может быть активация с помощью отправки SMS на короткий номер. Предоставление согласия прописываем в условиях активации карты. Таким образом, абонент безошибочно идентифицирует себя.

Чек. Сбор согласий с помощью информирования клиентов через кассовый чек эффективен в ритейле и ресторанном бизнесе. Лучше всего работает способ, когда клиенту предоставляют скидку на последующую покупку при условии подписки на информирование. Согласие предлагается изъявить, отправив SMS на кроткий номер или перейдя на соответствующую страницу сайта. Кстати, исследования показывают, что оптимальный (читай – привлекательный) размер скидки - 25%.

Торговый зал. Торговый зал позволяет свободно коммуницировать с клиентом, и собирать базу различными способами, привлекая для этого промоутеров, консультантов, кассиров или расставляя стойки с анкетами.

Инновационный опыт, опробованный в сетевых ресторанах, аэропортах и некоторыми фэшн-ритейлерами – это предложить клиенту дать согласие на SMS-информирование при подключении к сети Wi-Fi.

Телефонный разговор. Для ряда компаний, которые часто коммуницируют со своими клиентами в телефонных разговорах эффективным методом сбора согласий является предложение “мгновенного бонуса” к заказу за согласие на рассылку. Например, если согласитесь на получение рассылок от службы такси – мы сразу же даем вам скидку на поездку. По данным клиентов Devino Telecom конверсия в этом случае может достигать 90%.

Даже если база собрана согласно всем законодательным нормам, время от времени она нуждается в актуализации – клиенты меняют номера, место жительства или становятся менее интересными для информирования по ряду других причин. Это позволит оптимизировать затраты на SMS-информирование так как из базы будут исключены неактивные номера, и, при необходимости, обогатить базу – собрать дополнительные данные о клиенте. Например, узнать его дату рождения, регион проживания, семейное положение, интересы и прочую информацию, которая может вам пригодится. Актуализация необходима также в свете изменений в законе О связи. Это легальный способ сбора согласий и дополнения базы сведениями, в которых вы раньше нуждались, но не могли получить.