Как организовать команду из 50 человек и провести конференцию на 700+ участников

Организация любого мероприятия — это командная работа. Что скрывается за фасадом конференции Directum Enterprise Forum, как мы организуем процесс, и как нам помогают в этом инструменты для комплексного управления проектами? Своим опытом поделились Алена Иванова, руководитель проекта, и Елена Лобанова, руководитель проектов развития бизнеса Direcrum.

Что такое DEF

Directum Enterprise Forum — это конференция по цифровизации бизнес-процессов крупных предприятий. Ее участниками ежегодно становятся представители крупнейших компаний России, среди которых «Газпром», «Сургутнефтегаз», «Т Плюс», «АЛРОСА», «Восточная горнорудная компания», «СМ-Клиника», «Т Плюс», «Русская медная компания», ESTEL, «Пежо Ситроен Рус» и другие.

О конференции 2022 в цифрах

Особенности 2022 года

Перед командой стояла непростая задача: за два месяца спланировать и подготовить конференцию на два дня:

● в офлайн-формате для руководителей подразделений крупных компаний;

● в онлайн-формате для ИТ-специалистов.

При этом на очной конференции должно было быть 3 параллельных секции, то есть доклады в них читались бы одновременно в разных залах.

На таких проектах параллельно ведется несколько больших направлений работ: подготовка контента, запуск сайта мероприятия, проведение PR-кампании, оформление площадки, взаимодействие с подрядчиками. Команда организаторов в 25 человек — это лишь часть от всех задействованных специалистов, некий центр управления.

Помимо стандартных сложностей организации больших мероприятий, 2022-й «подкинул» свои, особенные вызовы. На проекте столкнулись с тем, что именно в этом году параллельно готовились и активно рекламировались другие конкурирующие конференции — в ноябре концентрация ивентов по цифровизации бизнеса в России превысила все плановые значения.

Еще одна особенность года — отголоски всем известных событий февраля и сентября. Часть международных компаний покинула Россию, другая часть — трудилась в несколько смен, ни тем, ни другим было не до конференций.

Как мы делали конференцию

Заглянем в прошлое: в таблице Microsoft Excel или в Microsoft Project по каждому руководителю проекта просчитывалось количество мероприятий и трудозатраты в часах. Как бы тщательно ни велось планирование, фактическая трудоёмкость каждого руководителя проекта всегда превышала изначальные показатели как минимум часов на 40. Дополнительно для наглядности заполнялась маркерная доска в кабинете. На ней фиксировались промежуточные планы и дедлайны по разным этапам работ.

Несколько лет назад мы начали разрабатывать инструменты для планирования и организации командной работы. Проекты ведутся на регулярной основе, поэтому компания была заинтересована цифровизировать этот процесс, сделать его проще и, как итог, сэкономить время. Первые тестирования проходили в команде разработки и в отделах внедрения.

Как построена работа сейчас:

Этапы проекта

Организацию конференции можно разделить на четыре больших блока работ:

1. Планирование.

2. Организация.

3. Проведение.

4. Подведение итогов.

На первом этапе мы использовали решение «Планирование проектов». Визуализировали план работ, настроили связи между этапами, распределили ресурсы участников: дизайнеров, интернет-маркетологов, PR-менеджеров, спикеров и других специалистов.

Вся информация по проекту тоже хранилась в системе: входящие и исходящие письма, промежуточные и итоговые отчеты, договоры с подрядчиками, информация по программе, презентации спикеров, тезисы докладов.

Руководитель проекта контролировал исполнение работ с помощью постановки задач и выдачи поручений. При этом система автоматически рассчитывала доступное время сотрудников с учетом их занятости на других проектах и календаря рабочего времени. Это помогало контролировать загрузку задействованных участников и вовремя перераспределять задачи. Конечно, полностью исключить переработки невозможно, да и задачи не все закрывались вовремя. В процессе работы мы регулярно проводили анализ работ и вносили изменения — на таких крупных проектах это неизбежно.

Еще одно универсальное решение, которое было задействовано во время проекта — «Agile-доски». Это визуальный инструмент для распределения и отслеживания работ. В компании он пользуется большой популярностью, его используют все отделы: планируют работы, контролируют статус, взаимодействуют между собой. Directum Enterprise Forum не стал исключением. На Agile-доске мы фиксировали все работы, распределяли исполнителей (с помощью фильтрации можно посмотреть все работы конкретного исполнителя, по определенному направлению, сроку и пр.).

В основе Agile лежит гибкий подход к планированию. В 2022-м больше обычного приходилось подстраиваться под меняющиеся обстоятельства. Например, у нас затянулось планирование, долго определялись с форматом мероприятия, поэтому первый этап и реализация иногда шли параллельно, вносились корректировки.

Много времени заняла разработка программы мероприятия. Помимо наших сотрудников, в конференции участвовали внешние спикеры: клиенты и партнеры. Программа регулярно дополнялась. Каждое изменение программы — это дополнительные работы смежных направлений:

● обновление информации на сайте;

● доработка контента: писем, постов и т.д.;

● актуализация медиа-материалов;

● стыковка времени выступлений спикеров;

● доработка презентаций.

Основная коммуникация велась в корпоративном мессенджере, что помогало максимально оперативно вносить изменения. На Agile-доске отражался актуальный статус работ и ответственный за задачу сотрудник. Это помогало не запутаться в правках: можно было отследить, какие изменения уже внесены, а какие — еще нет.

В день проведения мероприятия Directum Projects не использовался. Но если для участников конференции она закончилась с последним докладом, то для руководителя проекта и команды организаторов — это еще точно не конец. Впереди подведение итогов, подготовка отчетов, ретро с командой и еще один важный этап, про который нередко забывают — сохранение полученных знаний.

Конференция проводится ежегодно, а значит, опыт и кейсы с текущего мероприятия точно пригодятся нам и в следующем году. Важно зафиксировать эту информацию по свежим воспоминаниям, иначе в следующий раз все будет опять как в первый. Мы используем новое решение «База знаний» — инструмент для управления корпоративными знаниями. Решение помогает сохранять и передавать знания и опыт сотрудников, собирая их в информативную базу.

Результат

Главный результат — конференция состоялась, участники пришли, спикеры выступили, а команда проекта сохранила здравый рассудок.

Понять, удалось ли мероприятие, помогают отзывы непосредственных участников. Во время самой конференции к нам подходили представители разных компаний и отмечали высокий уровень подготовки. Было много хорошей обратной связи, участники отмечали, что соскучились по формату офлайн-мероприятий с нетворкингом и встречами face2face. Конечно, всегда есть детали, которые не удалось предусмотреть. Например, в этом году участники отметили, что из-за параллельных секций они не смогли послушать все доклады, которые хотели.

Глобальный плюс цифровых инструментов для проектной работы — высокий уровень взаимодействия членов команды. Каждый сотрудник может видеть, как продвигается проект, кто какие задачи выполняет. Никто не остается в стороне — это действительно командная работа.