Всё и так работает. Как обосновать необходимость внедрения системы управления проектами?

Со временем вести проекты с помощью Excel и мессенджеров становится все сложнее. Множество таблиц, сотни сообщений, путаница в задачах — это точно не способствуют эффективности работы и не спасает от наступающих дедлайнов.

Решение кажется очевидным. Есть проблема, есть решение: цифровизация проектной деятельности. Систем, решающих эту задачу, на рынке достаточно, есть из чего выбрать. Но когда спасение уже так близко, встает стена из возражений руководства: «в бюджет не заложено», «зачем это нужно», «и так все работает». В этой статье расскажем, как грамотно подойти к внедрению системы, а когда в ней нет необходимости.

Действительно ли вам нужна цифровизация проектов

Комплексная система для организации командной работы требуется далеко не всем организациям. Если компания новая и находится на пути формирования своего позиционирования, то цифровые инструменты для проектного менеджмента для нее не в приоритете. Главная задача — найти свою нишу на рынке, а не тратить финансы на закрытие одного пласта работ.

А вот на следующей стадии, когда компания растет, занимается масштабированием — актуальность оптимизации проектной работы с помощью цифровых инструментов становится оправданной.

Поэтому, прежде чем идти к руководству со сметой на внедрение, трезво оцените необходимость приобретения системы. Прежде всего ориентируйтесь именно на ключевые задачи компании в данный момент времени, сможете ли вы обойтись ручным управлением без дополнительных помощников для их реализации.

На какой эффект от внедрения можно рассчитывать

Итак, вы взвесили все «за» и «против» и пришли к выводу, что пора внедрять систему для управления проектами. Вы проводите анализ рынка и идете к руководителю, а в ответ слышите: «Хорошо, но ты дашь мне гарантию, что после внедрения проекты будут закрываться в срок и всегда укладываться в рамки бюджета».

Есть плохая новость. Такие гарантии дать невозможно. Важно помнить, что система управления командной работой не замыкается только в рамках программного обеспечения, она включает в себя процессы компании, методологии и, конечно же, самих сотрудников. Ни один продукт на рынке не сможет дать вам гарантии закрытия проектов в срок, многое по-прежнему будет зависеть от компетентности сотрудников. Это не волшебная таблетка, а рабочий инструмент-помощник.

А в чем тогда смысл внедрения, если дедлайны не перестанут гореть, а затраты не станут стремительно уменьшаться? Можно выделить два очевидных эффекта от цифровизации:

1. Удобное отслеживание статуса проектов и задач по ним. Невозможно удержать всю информацию в голове, а записи в блокнотах постепенно превращаются в стихийные заметки, среди которых невозможно быстро отыскать нужные данные. Это как тетрадь школьника, который ведет записи 1 сентября аккуратным почерком, а дальше «врачебным».

2. Сокращение трудозатрат руководителя проектов и доступ к актуальной информации в любой момент. Главное, что экономит система — это время, один из самых ценных ресурсов любой компании. Цифровизация освобождает менеджера от необходимости тратить часы на рутинные задачи, вроде подготовки отчетов, а руководителя от отправки поручений, чтобы собрать актуальную информацию. Но не стоит забывать, что данные будут актуальными, только если их обновлять и своевременно вести учет работ.

Как выбрать систему и оправдать ожидания руководства

В описании эффектов от внедрения нет ни одной цифры, а ведь при согласовании руководители обращают внимание именно на них. Цифровые показатели — это конкретика и определенные гарантии. К сожалению, значительную часть эффекта просто невозможно измерить в числах. Цифровизация командной деятельности затрагивает все этапы проектной работы, а эффект не всегда можно увидеть сиюминутно. И как в таких условиях выбирать конкретную систему?

Ответ банальный — прежде чем покупать полную версию, провести тест-драйв. У многих решений на рынке есть бесплатные версии, несмотря на то, что они имеют свои ограничения, оценить функциональность инструментов с их помощью можно. Например, с возможностями системы Directum Projects можно ознакомиться на демостенде или запросить ее на тестовый период. Если у компании есть сомнения, можно реализовать пару проектов на тестовом ПО, а уже потом принимать решение о покупке. Благодаря тому, что это будут не гипотетические проекты, а реальные, получится объективно оценить применимость решения в условиях ваших процессов и особенностей бизнеса.

Еще одно неочевидное препятствие, которое может возникнуть в процессе согласования покупки системы — разный взгляд на функциональные возможности. Глобально цель у вас и руководителя общая — успешная реализация проектов, а вот инструменты и задачи на пути к ней — разные. Решение простое — просто обсудить требования к системе на берегу. Задавайте вопросы вендору, выбирайте систему, которая может закрыть текущие задачи компании.

Оптимизация проектной работы — это скорее инвестиция в будущее, а не моментальный эффект. Но определенные цифровые показатели есть и в этой сфере. Например, можно ориентировать на среднестатистические результаты компаний: показатель возврата инвестиций на обучение и внедрение системы управления на предприятии варьируется от 15 до 30%. Долгосрочный эффект окажет гораздо более сильное влияние на бизнес, чем сиюминутный результат.

Автор: Елена Кропачева, руководитель проектов развития бизнеса Directum