Сотрудники не работают в системе управления проектами

Основные причины провала — затянутые сроки проекта, выход за рамки бюджета, незаконченное внедрение или полный отказ от изменений. Всё это подрывает доверие к руководству и уверенность в правильности выбранного направления.

Любые изменения сопровождаются выходом из зоны комфорта. Поэтому сотрудники могут с критикой относиться к идее руководства перейти на систему управления проектами, несмотря на то, что она способна повысить эффективность работы. Пользователи начинают опасаться, что ИТ-решение только усложнит процессы, ведь им придется отказаться от старых привычек и начать осваивать новые навыки.

Как смягчить сопротивление сотрудников к изменениям и сделать переход на новую систему безболезненным?

Донести ценность внедрения

Формула успеха — привлечь конечных пользователей к выбору системы. Важно это сделать еще на старте, до принятия решения о переходе. Продемонстрируйте ПО в компании, чтобы сотрудники увидели пользу для себя:

• приведите примеры реальных кейсов внедрения и их результаты;
• сделайте акцент на выгодах для каждой команды специалистов;
• покажите, как изменятся процессы после цифровизации.

Когда сотрудники убедятся, что ИТ-решение не создает дополнительную нагрузку, а освобождает их от рутины, делает процессы прозрачными и простыми, то они почувствуют необходимость изменений.

Научить работать в системе

Понять ценность перемен недостаточно, важно, чтобы сотрудники умели работать в новой системе. Причем их нужно научить использовать её функциональность по максимуму. Именно тогда расходы на внедрение будут оправданы.

Нововведения всегда связаны с определенными рисками, поэтому стоит их предусмотреть заранее. Для плавного и комфортного перехода лучше сохранить доступ к прежней системе. Когда пользователям станет удобнее работать на новом ПО, у них уже пропадет желание действовать по-старому.

Развеять страхи пользователей

Сотрудники могут воспринимать систему управления проектами как инструмент тотального контроля со стороны начальства. Чаще всего такой страх возникает, когда ИТ-решение только появляется в компании. Пользователи боятся, что руководство обвинит их в некомпетентности или недобросовестном выполнении задач, когда все процессы будут на виду.

Действительно, с системой у руководителя появится полная картина по состоянию работ. Поэтому он может вовремя увидеть риски и отреагировать на изменения. Важно донести до пользователей, что процесс становится прозрачным для всех, а не только для РП. Сотрудники могут фиксировать договоренности и результаты работ в переписке по задаче. В системе всегда можно посмотреть, кто затягивает согласование или вносит изменения в документ.

Пробить стену консервативного настроя

Раньше сотрудникам было удобнее вести записи на бумаге, и они тоже сопротивлялись переходу на Excel-таблицы. Но любое действие, которое регулярно повторяется, превращается в привычку и уже не вызывает затруднений. Поэтому при цифровизации проектной деятельности важно закрепить изменения и внедрить их в корпоративную культуру.

Нужно объяснить сотрудникам, что переход на новую систему — это возможность пересмотреть старые регламенты, оптимизировать процессы и добавить недостающие инструменты. При этом пользователи сохраняют сформированные годами рабочие схемы и могут адаптировать решения под свои бизнес-задачи.

При внедрении нового ПО невозможно учесть всех нюансов и сложностей. Необходимо вести диалог с сотрудниками, чтобы сделать систему максимально комфортной и ориентированной на конечного пользователя. Но исполнителям не всегда могут быть очевидны выгоды для всей компании. Поэтому руководителю нужно сохранять баланс и видеть всю картину сверху: заботиться не только о людях, но и бизнесе в целом.

Автор: Елена Кропачева, руководитель проектов развития бизнеса Directum