Как организовать переезд в новую базу знаний: опыт Directum

Названия могут отличаться, но суть остается неизменной — это хранилище информации о компании, ее продуктах, процессах и прочей деятельности.

Возможно, вы даже не подозреваете, что тематические папки с документами, сетевой диск или файловое хранилище — все это аналоги базы знаний. Однако такие способы хранения информации уже устаревают и совсем не подходят крупным компаниям, в которых знания и опыт накапливаются со скоростью света. Организациям становятся просто необходимы специализированные инструменты.

Перейти на единую корпоративную базу знаний — задача непростая. Особенно когда ваши данные разбросаны по сотням и тысячам документов. Менеджеры по развитию персонала и поддержке продаж компании Directum поделились своим опытом в области хранения корпоративных данных и рассказали, как безболезненно перевести работу 800+ сотрудников в новую базу знаний.

Начало истории: почему нам понадобилась единая база знаний

Directum — российская ИТ-компания, которая оптимизирует работу бизнеса и госсектора с помощью своих продуктов для цифровизации бизнес-процессов. Работает на рынке уже 35 лет: создает, внедряет и сопровождает ИТ-решения для организаций различных масштабов и отраслей. Продуктами Directum пользуются 3000+ клиентов, и каждый проект сопровождается подробной документацией по внедренным решениям.

К 2009-му году в компании уже сложилась культура хранения корпоративной информации. Сотрудники с трепетом относились к документированию своего опыта. Но существовала одна проблема — все делали это по-разному. Каждый отдел организовывал информацию по-своему, отсутствовал единый инструмент для всех, который бы помог упорядочить хранение корпоративных данных.

С ростом компании информации становилось так много, что на поиск ответов уходили дни и недели, а это напрямую влияло на скорость решения задач. При этом возрастала потребность в обмене информацией между отделами, что приводило к дублированию данных. В итоге случалось так, что у разных команд в работе могли находиться неактуальные версии одного и того же документа.

Следующий шаг: как развивали корпоративную базу знаний

В тот период нас выручила Wiki — корпоративная база знаний на движке MediaWiki. Мы распространили ее на все отделы, стали активно наполнять и разрабатывать правила работы с ней. Разделы разрастались, система плотно интегрировалась в рабочие процессы. Можно сказать, что новые сотрудники начинали знакомство с компанией и ее продуктами именно с базы знаний.

По сути не было никакой необходимости в замене системы на другой инструмент. Она проработала бы еще 10 лет, но компания не остановилась в развитии и стала жить по принципам Lean-Agile, один из которых гласит: «Быть гибкими во всем». Именно он не дал нам стоять на месте и подтолкнул двигаться вперед, в том числе в выборе инструментов для хранения корпоративных знаний.

За время существования Wiki в компании ее интерфейс заметно устарел. Нам хотелось добавить больше цвета и корпоративного стиля, чтобы база знаний не выделялась из ряда других информационных ресурсов компании.

При создании и редактировании статей приходилось учитывать много нюансов, что делало процесс сложным. Из-за этого статьи часто оказывались неактуальными, и информация в них устаревала. Также не хватало возможности добавлять диаграммы, которые часто требуются в работе.

Собрав пожелания, замечания и предложения, мы осознали, что пришло время выделить ресурсы и создать удобную внутреннюю базу знаний с логичной и масштабируемой структурой. Чтобы сохранить накопленный опыт и легко находить информацию в будущем, компания встала перед выбором: дорабатывать Wiki, искать новый продукт или создать его самим.

Непростой выбор: как расставляли приоритеты

Со своим опытом накопления корпоративных знаний мы разобрались. Но чтобы сделать полезный для рынка продукт, нужно изучить потребности клиентов — поэтому мы обратились к ним. Практически все наши клиенты считают важным и необходимым создавать для сотрудников общие источники получения достоверной информации.

Однако наше исследование показало, что лишь малая часть заказчиков использует специализированные базы знаний, подавляющее большинство работает с обычными папками на сетевых дисках. Это происходит по ряду причин:

1. Высокая стоимость специализированных инструментов, которые могут оказаться финансово непосильными для многих организаций.

2. Опасения относительно утечки конфиденциальной информации, особенно при использовании продуктов, разработанных за рубежом.

3. Ограниченное понимание сроков окупаемости таких инвестиций, что делает их неоправданно затратными в глазах бизнеса.

Нам предстояло создать продукт, который бы снял все эти опасения и сомнения клиентов.

Делимся разработками: что в итоге получилось

Учитывая потребности — свои и компаний на рынке — мы выпустили полноценный инструмент «База знаний», который помогает организовать и систематизировать данные по разным тематическим областям в виде статей. С помощью решения сотрудники Directum легко накапливают корпоративный опыт и обмениваются информацией.

В базе знаний мы сохраняем информацию как для отдельных проектных команд, так и для общекорпоративного использования и распространения среди сотрудников организации. Решение используется, чтобы:

• накапливать информацию, необходимую для онбординга новых сотрудников, обучения и повышения квалификации рядовых специалистов;
• сохранять знания, связанные с проектами и командной работой, включая аналитические данные и кейсы по решению конкретных задач;
  
• хранить информацию длительное время: важные знания не теряются в чатах или не исчезают вместе с уволившимися сотрудниками;
  
• организовывать совместную работу распределенных команд и с легкостью обмениваться информацией между всеми подразделениями, в том числе с удаленными сотрудниками;
  
• повышать культуру командной работы и давать возможность сотрудникам на всех уровнях делиться идеями и получать обратную связь.
  

Возможно, вы хотите организовать единую базу корпоративных знаний, но не уверены, что понимаете, как выстроить процесс и с чего начать. Вам может быть полезен наш чек-лист, в котором мы отразили свой опыт и удобную методологию внедрения решения.

Попробовать «Базу знаний» от Directum вы можете во freemium-версии решения. В ней доступна вся функциональность, при этом время пользования не ограничено.